En un mundo donde la digitalización avanza a pasos agigantados, el cumplimiento normativo se ha convertido en un pilar fundamental para las empresas. Pero, ¿qué implica realmente el cumplimiento normativo en el contexto digital y cómo asegurar que nuestra organización se adhiera a las normas vigentes?
Este artículo desglosa todo lo que necesitas saber para navegar este complejo pero esencial terreno.
Definición y concepto
El cumplimiento normativo en la digitalización se refiere a la adhesión a un conjunto de leyes, regulaciones y estándares específicos que rigen el uso de tecnologías digitales en la gestión de datos y procesos empresariales.
Este cumplimiento asegura que las operaciones digitales de una empresa, desde el uso de ERP y CRM hasta los informes de gastos, se realicen de acuerdo con los requerimientos legales establecidos para proteger la integridad, seguridad y privacidad de la información.
El cumplimiento normativo implica implementar y mantener sistemas digitales que garantizan la precisión y seguridad de los datos, previniendo el acceso no autorizado y asegurando la trazabilidad y transparencia de todas las operaciones. Esto no solo incluye la protección de datos personales y financieros, sino también la conformidad con regulaciones específicas como el RGPD en Europa, las directivas de la AEAT en España y otros estándares internacionales que buscan proteger los derechos y la privacidad de los individuos en el entorno digital.
Cumplimiento normativo en el contexto de digitalización
El cumplimiento normativo en el contexto de digitalización en España es fundamental para garantizar que las empresas operen dentro del marco legal y protejan la integridad y confidencialidad de los datos digitales. Algunas regulaciones clave incluyen:
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Este reglamento establece normas estrictas sobre cómo deben manejarse los datos personales, asegurando su protección y privacidad.
- Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE): Regula los servicios en línea y las comunicaciones comerciales electrónicas, garantizando que las actividades digitales cumplan con los estándares de transparencia y seguridad.
- Normas ISO/IEC 27001: Estas normas son esenciales para la gestión de la seguridad de la información, proporcionando un marco para la protección de los datos digitales.
- Homologación de Software por la AEAT: La Agencia Estatal de Administración Tributaria exige que ciertos softwares, especialmente aquellos relacionados con la contabilidad y la facturación, estén homologados para asegurar que cumplen con los requisitos fiscales y tributarios
Diferencia entre cumplimiento normativo digital y tradicional
A diferencia del cumplimiento normativo tradicional, que se enfoca en procedimientos manuales y documentos físicos, el cumplimiento digital requiere la implementación de sistemas que garanticen la seguridad y la exactitud de los datos electrónicos.
Esto no solo incluye la protección contra ciberataques, sino también la capacidad de los sistemas para mantener registros precisos y accesibles que puedan ser auditados. En términos simples, mientras el cumplimiento tradicional se centra en la correcta administración de documentos en papel, el cumplimiento digital abarca todo el ecosistema de gestión digital de una empresa.
Qué tipos de herramientas deben cumplir con las regulaciones: ERP, CRM, informes de gastos, etc.
Las herramientas que deben cumplir con las regulaciones en el contexto de la digitalización incluyen sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), y herramientas específicas para la gestión de informes de gastos.
- Los ERP permiten a las empresas gestionar y automatizar diversas funciones back-office relacionadas con la tecnología, los servicios y los recursos humanos.
- Los CRM ayudan a gestionar las interacciones con los clientes, optimizando las ventas y el servicio al cliente.
- Los informes de gastos, como N2F, permiten a las empresas automatizar la creación y gestión de los informes de gastos, asegurando que estos cumplan con los requisitos legales.
Importancia del cumplimiento normativo en digitalización
La digitalización de la documentación es necesaria para una operatoria empresarial eficiente, segura y por sobre todas las cosas que les permita a las empresas poder competir en un universo empresarial cada vez más salvaje.
Pero, analicemos que otras razones existen por el cuál se debe cumplir con la normativa de digitalización.
Por qué es importante cumplir con las normas
El cumplimiento normativo no es solo una obligación legal, sino también una práctica crucial para mantener la integridad y la reputación de una empresa. Cumplir con las normas asegura que la empresa opere dentro de un marco legal, evitando sanciones y potenciando la confianza de clientes y socios comerciales.
Además, en el contexto de la digitalización, garantizar el cumplimiento normativo protege contra posibles brechas de seguridad y asegura que los datos sensibles estén correctamente manejados y protegidos.
Auditoría de las empresas y trazabilidad de los documentos
La capacidad de realizar auditorías efectivas es una de las razones principales para adherirse al cumplimiento normativo. Las auditorías internas y externas verifican que los procesos y sistemas cumplen con los estándares establecidos. La trazabilidad de los documentos, es decir, la capacidad de seguir el rastro de todos los cambios y accesos a un documento digital, es fundamental para estas auditorías.
Esto no solo facilita la detección de irregularidades, sino que también asegura la transparencia y la responsabilidad en la gestión de la información.
Regulaciones y leyes aplicables a la digitalización en España y Europa
En España y Europa, existen varias regulaciones que rigen la digitalización y el manejo de datos. Entre las más importantes se encuentra el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que establece pautas estrictas sobre cómo las empresas deben proteger los datos personales de los individuos.
Además, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) supervisa el cumplimiento de estas normas en España. A nivel europeo, la Directiva de Servicios de Pago (PSD2) también impacta significativamente en cómo las empresas manejan las transacciones digitales y la protección de datos financieros.
Cómo asegurar el cumplimiento normativo
Uno de los últimos aspectos que tienes que considerar es como asegurarte del cumplimiento normativo de la digitalización. Para ello, existen dos grandes pilares que son importantes que tu compañía conozca.
Utilizar software homologados por la AEAT
Para asegurar el cumplimiento normativo, es crucial utilizar software que haya sido homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Estos programas garantizan que todas las transacciones y registros cumplen con los requisitos legales, facilitando la presentación de informes precisos y evitando errores que podrían resultar en sanciones.
Herramientas como N2F, que automatizan la gestión de informes de gastos, cumple con estos estándares por lo tanto, podemos asegurar que se trataría de una herramienta considerada como confiable y seguro.
Consecuencias del incumplimiento: sanciones financieras y legales
El incumplimiento de las normativas puede acarrear graves consecuencias para las empresas. Estas incluyen sanciones financieras significativas, que pueden afectar considerablemente el balance financiero de la empresa.
Además, el incumplimiento puede llevar a repercusiones legales, como juicios y demandas que no solo afectan la estabilidad financiera, sino también la reputación de la empresa. En casos extremos, las empresas pueden enfrentar la clausura de operaciones o la pérdida de licencias operativas, lo que subraya la importancia de adherirse estrictamente a las regulaciones vigentes.
