En la era digital, la eficiencia y la precisión son claves para el éxito empresarial. La digitalización de documentos y el archivado con valor probatorio son elementos fundamentales en este contexto, permitiendo a las empresas manejar sus documentos de manera más efectiva y cumpliendo con las normativas legales vigentes.
N2F se enorgullece de haber sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), lo que asegura que nuestras soluciones cumplen con los más altos estándares de calidad y seguridad. Esta homologación significa que las notas de gastos, facturas y otros documentos digitalizados a través de N2F son reconocidos y aceptados legalmente por la administración tributaria española, lo que otorga tranquilidad y seguridad a nuestros clientes en sus procesos de digitalización.
I. ¿Qué es la digitalización certificada y por qué es importante?
La digitalización certificada es un proceso que permite convertir documentos físicos en archivos digitales, garantizando que estos mantengan su validez legal y probatoria. Este procedimiento no solo facilita la gestión documental, sino que también asegura que los documentos digitalizados sean aceptados como evidencia en cualquier proceso administrativo o judicial.
Archivado a valor probatorio
El archivado a valor probatorio es un proceso clave para asegurar que los documentos digitalizados conserven su validez legal a lo largo del tiempo. N2F ofrece soluciones que garantizan el cumplimiento de las normativas sobre conservación de documentos, lo que permite a las empresas almacenar de manera segura sus documentos digitalizados con garantía de su autenticidad e integridad.
Además, este tipo de archivado es esencial para cumplir con los requisitos de auditoría y puede ser utilizado como evidencia en procesos judiciales o administrativos, asegurando que los documentos se mantengan inalterados y disponibles en caso de necesidad.
Legislación vigente: ¿qué normativas rigen la digitalización de documentos?
En España, la digitalización certificada está regulada por varias normativas que aseguran su validez legal:
- Ley 59/2003 de Firma Electrónica: Establece el marco legal para el uso de la firma electrónica, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos digitales.
- Ley 25/2013 de Facturación Electrónica y Conservación de Facturas: Regula la emisión de facturas electrónicas y los requisitos para su conservación digital.
- Reglamento (UE) nº 910/2014 (eIDAS): Proporciona un marco para la identificación electrónica y los servicios de confianza en la Unión Europea, asegurando la interoperabilidad y reconocimiento mutuo de las firmas electrónicas y otros servicios.
Normas técnicas y formatos estándar: ¿cuáles deberías utilizar?
Para asegurar la integridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos digitalizados, se utilizan varios formatos y normas técnicas:
- ISO 19005 PDF/A: Un estándar para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos en formato PDF.
- PNG, JPEG2000, Acrobat 5 PDF 1.4 o superior, TIFF 6.0 o superior: Formatos de archivo que garantizan alta calidad y accesibilidad.
¿Cuál es el periodo de conservación? ¿Y en qué condiciones se debe almacenar?
Los documentos digitalizados deben conservarse durante el tiempo que establezca la legislación aplicable. Además, es crucial almacenar estos documentos en condiciones que aseguren su seguridad e integridad, protegiéndolos contra modificaciones no autorizadas y garantizando el acceso controlado a los mismos.
II. Requisitos para obtener la digitalización certificada de documentos
Obtener la digitalización certificada de un documento implica cumplir con varios requisitos técnicos y legales:
- Firma digital: La firma digital es esencial para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos digitalizados. Utiliza técnicas criptográficas para asegurar que el documento no ha sido alterado desde su firma.
- Certificado digital: Este documento electrónico vincula una clave pública con una entidad o persona, permitiendo verificar su identidad y la autenticidad de la firma digital.
- Software homologado por la AEAT: La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de España requiere que el software utilizado para la digitalización certificada esté homologado. Esto garantiza que el software cumple con todos los requisitos técnicos y legales necesarios para la validez de los documentos digitalizados.
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Esta tecnología es crucial para la digitalización certificada, ya que permite extraer y procesar información de manera eficiente.
- Almacenamiento seguro: El almacenamiento de documentos digitalizados debe cumplir con estrictos requisitos de seguridad para garantizar la protección contra accesos no autorizados y modificaciones.
N2F: Soluciones avanzadas para la digitalización y archivado de documentos
N2F es una empresa fintech que ofrece herramientas avanzadas para la digitalización de procesos empresariales, incluyendo la gestión de informes de gastos y la digitalización de facturas de proveedores. Nuestras soluciones están diseñadas para cumplir con todas las normativas y requisitos legales, asegurando la validez probatoria de los documentos digitalizados.
N2F – Expenses
N2F – Expenses es una solución integral para la gestión de informes de gastos, disponible tanto en versión móvil para empleados como en versión de escritorio para administradores. Esta herramienta permite a las empresas digitalizar y gestionar todos sus informes de gastos de manera eficiente y segura.
N2F – Invoices
N2F – Invoices es nuestra solución para la digitalización de facturas de proveedores. Esta herramienta está homologada por la AEAT, garantizando que todas las facturas digitalizadas cumplen con los requisitos legales y técnicos para su validez probatoria
Ventajas de esta homologación
- Cumplimiento normativo asegurado: Al estar homologados por la AEAT, N2F garantiza que todas las digitalizaciones realizadas cumplen con los requisitos legales, evitando riesgos de rechazo por parte de la administración.
- Seguridad jurídica: Las empresas pueden confiar en que sus documentos digitalizados son válidos y legalmente vinculantes, lo que asegura su aceptación en auditorías, inspecciones o procedimientos legales.
- Eficiencia operativa: Gracias a la digitalización y archivado a valor probatorio, las empresas pueden optimizar sus procesos documentales, reduciendo tiempos y costes asociados al manejo de documentos físicos.
- Acceso y gestión simplificada: La plataforma N2F permite un acceso rápido y seguro a los documentos digitalizados, facilitando la gestión y mejorando la eficiencia en la toma de decisiones.
Preguntas frecuentes
¿Qué hacer en caso de perdida de un documento digitalizado?
Es posible recuperarlo si has hecho una copia. Las soluciones de N2F incluyen opciones de almacenamiento en la nube y copias de seguridad automáticas para evitar la pérdida de datos.
¿Afecta la digitalización de documentos a las auditorías internas?
El escaneado facilita las auditorías internas al proporcionar un acceso más rápido y eficiente a los documentos. N2F, por ejemplo, ofrece funciones de seguimiento y registro de cambios, para obtener un historial detallado de cada documento.
¿Puede integrarse la digitalización de documentos con otros sistemas empresariales?
Sí, las soluciones de N2F pueden integrarse con sistemas ERP y de contabilidad, para una gestión más coherente y eficaz de los datos financieros de una empresa.
