Seguramente te hayas preguntado ¿Cómo es que la integración de un software de gestión podría mejorar las gestiones de informes de gastos?
La respuesta es muy simple, un sistema ERP podría convertir la precisión financiera de las empresas mediante la contundencias de los informes.
En este aspecto, podemos asegurar que tener una integración mantendrá sincronizados los datos mientras que, además, automatiza todo el flujo de trabajo empresarial.
Beneficios de la Integración
Si estás buscando la mejor forma de reconvertir la eficacia de tu empresa, la integración con un software de gestión es la mejor solución.
Existen múltiples beneficios que podrás encontrar con el software contabilidad, uno de ellos, es la posibilidad de integrar todos los informes de gastos.
La integración hace que se potencia el rendimiento operativo y que se pueda reducir a cero los errores en los datos financieros.
#1 – Reducción del tiempo y esfuerzo necesario
La integración entre la gestión de informes de gastos y el software contabilidad reduce drásticamente el tiempo y esfuerzo en tareas repetitivas.
En ocasiones, existen puestos jerárquicos que tienen que dedicar un mayor volumen de su tiempo a corregir y rearmar informes de gastos. Esto no sólo genera una gran pérdida en el tiempo de la hora hombre sino que además, le genera una pérdida económica a la empresa.
Las empresas que cuentan con los procesos automatizados, han mostrado ser un 40% más eficiente que aquellas que no lo son.
#2 – Minimización de errores humanos
La entrada manual de datos está sujeta a errores tipográficos o de cálculo. La automatización minimiza estos errores, mejorando la precisión en los registros financieros. Esto no solo mejora la calidad de la información, sino que también reduce el riesgo de problemas durante las auditorías y en la toma de decisiones financieras.
#3 – Mayor visibilidad y control
¿Por qué es importante centralizar toda la información de una compañía? Cuando se tiene a los informes contables y de gastos se puede aspirar a un mejor control y a una mayor visibilidad.
Esta es una alternativa muy buscada por los altos mandos de las empresas para poder acceder a los datos de la empresa en tiempo real y, lo mejor de todo, con información 100% actualizada.
No obstante, esto les da a los niveles jerárquicos de las empresas llevar un control preciso de los gastos e identificar a las unidades de negocios que necesiten de algún tipo de ajuste.
#4 – Ahorro de costos
La integración puede generar ahorros significativos en costos. En la actualidad, son muchísimas las empresas que continúan trabajando con planillas Excel cada uno de sus procesos. ¿Sabías que podrías generar tus documentos con un sistema de gestión y olvidarte de las planillas?
Al optimizar los procesos operativos quedarán atrás las tareas manuales, esto es indispensable para llevar controles precisos de los gastos operativos.
🔎 El ahorro en los costos operativos de una empresa cuando se integra un sistema de gestión podría representar hasta en un 30% el ROI en las compañías.
Integración del Software
La integración efectiva del software contabilidad y la gestión de informes de gastos es crucial para maximizar la eficiencia y precisión en la contabilidad.
Verificar compatibilidad
Aunque pueda parecer una obviedad, siempre es importante poder asegurarse que el software contabilidad y la aplicación para la gestión de los informes de gastos puedan trabajar de forma dinámica y sinérgica.
En este aspecto, podemos destacar a N2F que se trata de una herramienta que es compatible con más de 200 softwares contables. Con esto queremos decir que puedes trabajar de forma dinámica con los software de contabilidad más populares del mundo.
La facilidad de la integración de N2F permite evitar costes adicionales en trabajos de desarrollos para integraciones futuras.
Utilizar APIs
No obstante, es importante aclarar que cuando no hay una integración directa siempre se pueden utilizar las APIs para integrar a los diferentes softwares.
Pero ¿Cuál es el objetivo principal de las integraciones? Poder conectar diferentes softwares y retroalimentarse de información.
Uno de los aspectos en el que trabajan los desarrolladores es en los scripts que permiten automatizar los procesos. Esto es esencial para conseguir la sincronización de los datos de diferentes softwares para obtener, por ejemplo, informes de gastos específicos y rigurosos.
Utilizar Middleware
Existen algunas herramientas que actúan como conexión entre diferentes softwares para hacer las integraciones más sencillas.
Una de estas herramientas es Middleware que actúa como nexo conector recibiendo y transfiriendo información entre diferentes aplicaciones.
Pero ¿En que casos es útil utilizar esta herramienta? Middleware suele ser utilizada en los casos que las APIs no resultan ser compatibles. Una de las mayores características de Middleware es que permite leer la información y compartirla en los diferentes softwares.
Sincronización de Datos
Una sincronización de datos eficiente garantiza la actualización y precisión de los informes de gastos en el software contabilidad.
Configurar sincronización automática
Una vez integrados los sistemas, es crucial configurar la sincronización automática de datos. Una de las ventajas que podrás encontrar al realizar la sincronización, es que la información que llegará al sistema contable sobre los informes de gastos se mantenga siempre actualizada.
La sincronización de los datos debe mantener una lógica de tiempo real, de no hacerlo, se estaría perdiendo la posibilidad de la toma de decisiones con información precisa y del mismo momento en el que se emitan los informes.
Monitorear y ajustar
Es importante monitorear la sincronización regularmente y realizar ajustes si es necesario. Esto puede incluir la revisión de registros para asegurar que no haya discrepancias y la configuración de alertas para detectar posibles problemas a tiempo. Mantener un monitoreo constante asegura que el sistema funcione correctamente y que cualquier problema se aborde de inmediato.
Implementar controles de acceso
Para proteger la información sensible, es esencial implementar controles de acceso. Esto garantiza que solo el personal autorizado pueda ver y modificar la información de gastos y contabilidad, protegiendo así los datos de la empresa y sus clientes.
Los sistemas como N2F permiten configurar permisos y roles, asegurando que cada usuario tenga acceso solo a la información necesaria para sus funciones.
Automatización y Flujo de Trabajo
Automatizar el flujo de trabajo en la gestión de informes de gastos y la contabilidad mejora significativamente la eficiencia y reduce errores.
Automatizar aprobaciones
La automatización de aprobaciones es una funcionalidad clave que puede ser implementada en el flujo de trabajo. Herramientas como N2F permiten configurar workflow automatizados que facilitan la aprobación de informes de gastos, reduciendo el tiempo de procesamiento y mejorando la eficiencia. Estos workflow pueden ser personalizados según las políticas y procedimientos de la empresa, asegurando que cada gasto sea revisado y aprobado correctamente antes de ser registrado en el sistema contable.
Configurar notificaciones y alertas
Configurar notificaciones y alertas es fundamental para mantener el control sobre los gastos. Con N2F, se pueden crear techos bloqueantes o de aviso, alertando a los responsables cuando se alcancen ciertos límites de gasto, lo que ayuda a evitar gastos innecesarios y a mantener el presupuesto bajo control.
Estas alertas pueden enviarse por correo electrónico o directamente a través del sistema, garantizando que los responsables sean informados de inmediato.
Informes y análisis
Utilizar las capacidades de generación de informes de gastos del software contabilidad es esencial para analizar los datos de gastos.
Estos informes proporcionan una visión detallada de los gastos, permitiendo identificar tendencias y tomar decisiones informadas para optimizar la gestión financiera. Los informes pueden incluir análisis de gastos por departamento, categoría o período de tiempo, proporcionando una comprensión completa de cómo se están utilizando los recursos financieros.
