Muchas veces escuchamos sobre la importancia de la gestión de las finanzas en una empresa. Sin embargo, poco se sabe de cómo hacerlo de manera eficiente; esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿Cuáles son los métodos para tener una buena gestión de las finanzas empresariales?
Las empresas tienen la posibilidad de trabajar con sistemas de gestión que les permitan alcanzar esa salud financiera tan deseada, uno de ellos podría ser un software gestión de gastos.
Los sistemas de gestión no sólo brindan soluciones integrales sobre las finanzas de la compañía, además, genera beneficios que queremos que descubras en este artículo.
¿Por qué utilizar software para gestionar sus ingresos y gastos?
Una de las principales ventajas de un software de gestión de gastos es que tiene la capacidad de transformar la administración financiera ¿Por qué? Porque podrás:
- Automatizar procesos.
- Maximizar la exactitud de los datos.
- Tener informes en tiempo real.
Los softwares de gestión de ingresos y gastos permiten realizar ahorros, tanto de tiempo como económicos. Asimismo, se han vuelto herramientas indispensables para obtener los diferentes informes para las entidades de recaudaciones públicas.
Los softwares de gestión, se han convertido en un aliado protagónico para el marco de la competencia que se vive en la actualidad. Al optimizar tus recursos y automatizar los procesos, la gestión de ingresos y gastos estarán siempre actualizada.
Beneficios: eficiencia, visibilidad y ahorro de tiempo
Los beneficios de usar un software de gestión de gastos son múltiples e impactan de inmediato en múltiples áreas. Con estos softwares, las empresas, no sólo alcanzan un nivel altísimo de eficiencia sino que, además, mejoran notablemente las finanzas.
Algunos de los beneficios más celebrados a nivel empresarial son los siguientes:
- Automatización de los procesos repetitivos: Al realizar estos procesos de forma automática y recurrente, se consiguen evitar un increíble número de errores humanos.
- Informes de gastos: Los Soft cuentan con informes de gastos en tiempo real que les permite a los cargos jerárquicos tomar decisiones en tiempo real.
- Visibilidad de informes detallados: Los informes detallados no sólo permite la toma de decisiones en tiempo real, además, se pueden evaluar las diferentes tendencias. Esto es determinante para poder llevar una planificación eficaz.
Precio
Los precios de la implementación de un software de gestión de gastos podrían variar dependiendo cuáles son las necesidades de la empresa. Además, la reputación del software podría inferir en el precio de este.
No obstante, muchos de los sistemas ERP cuentan con algunos planes básicos que ¡son gratuitos! Mientras que sus funciones avanzadas podrían tener costes. ¿Cuáles podrían ser esas funciones avanzadas?
- Integraciones con sistemas de terceros.
- Análisis financiero detallado.
De todas maneras, el gasto en un software de gestión debe percibirse como una inversión en el corto plazo, ya que las empresas conseguirán un rápido retorno de la inversión.
Tomar decisiones informadas
Otra de las características que distingue a un software de gestión de gastos es que permite obtener informes para la toma de decisiones.
Los informes financieros deben ser exactos y precisos, esto es relevante al momento de realizar una análisis del estado de las finanzas de un negocio. Este tipo de información es importante para poder optimizar los recursos de la empresa algo que, en definitiva, podría potenciar la rentabilidad del negocio.
Un buen software de gestión de gastos, debe tener el poder de emitir informes minuciosos con un profundo análisis que permita determinar la planificación estratégica.
Cumplimiento fiscal
Otro de los aspectos que son claves en las empresas, es mantener en orden el cumplimiento fiscal. En ocasiones, no contar con un software eficiente, podría generar multas por el incumplimiento impositivo a término.
Los softwares de gestión de gastos son herramientas que les permite a las empresas estar siempre al día con las normativas fiscales. Estos ayudan en la correcta imputación de los gastos pudiendo justificar con sus comprobantes cada gasto generado.
Asimismo, son muchos los programas que emiten los TXT para que sean informados oportunamente ante los entes recaudadores. Esto es una solución increíble que no sólo disminuye la posibilidad de generar presentaciones erróneas, además, reduce notablemente los tiempos de los recursos.
Tipos de software
Es importante destacar que en el mercado hay una gran variedad de softwares que son dedicados a diferentes actividades:
- Softwares de gestión de gastos.
- Softwares contables.
- Softwares de facturación.
Asimismo, hay aplicaciones que se encuentran abocadas a las gestión de gastos específicamente. Este tipo de plataformas son muy útiles para las empresas, ya que pueden contar con un análisis detallados sobre el estado de las finanzas en tiempo real.
Sea cual fuese la solución que tu negocio esté buscando, los softwares de gestión permiten llevar una precisión financiera eficiente al 100%.
Herramientas de contabilidad y facturación
Empecemos mencionando a herramientas contables y de facturación:
Algunas herramientas como: QuickBooks, Xero o Sage son interesantes para gestionar la contabilidad, facturación e incluso, la gestión de pagos de las compañías.
Además, consiguen automatizar los procesos y tareas cotidianas ¿Cómo cuáles?
- Conciliación bancaria.
- Emisión de informes.
- Circuito de autorizaciones.
Este tipo de softwares ha convertido eficiencia de las empresas, ya que minimizan los errores humanos e incluso reducen los costes operacionales.
Además, estas herramientas facilitan la creación de facturas profesionales, el seguimiento de las cuentas por cobrar y la gestión de las cuentas por pagar. Al integrar todas estas funciones en una sola plataforma, puedes tener una visión completa de la salud financiera de tu negocio, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
Aplicaciones de gestión de gastos
Por otro lado, las herramientas de gestión de gastos se han convertido en uno de los caballos de batalla de toda compañía. Entre los softwares más utilizados se encuentran Expensify, N2F y Concur que son plataformas diseñadas para facilitar todo el proceso de los informes de gastos.
Este tipo de plataformas les permite a los empleados trabajar sobre un entorno seguro en el cual podrán registrar todos los gastos en tiempo real. Asimismo, tienen la posibilidad de utilizar los dispositivos móviles para ver informes en tiempo real.
Las funcionalidades incluyen la captura de recibos mediante fotos, la categorización automática de gastos y la integración con sistemas de contabilidad.
Pero hablemos específicamente de uno de ellos: N2F. Esta herramienta les ofrece a las empresas un potente automatizado de flujo de trabajo, como así también conexión integrada con Google Maps algo que es indispensables para realizar el cálculo de los gastos de un viaje. Pero, lo más interesante, es que toda esta información podrás integrarla con un sistema de gestión contable.
Plataformas de análisis financiero
Las plataformas de análisis financiero, como Tableau y Microsoft Power BI, permiten a las empresas profundizar en sus datos financieros para obtener insights valiosos. Estas herramientas se integran con tus sistemas de contabilidad y gestión de gastos para proporcionar visualizaciones detalladas y análisis predictivos. Con estas plataformas, puedes identificar tendencias, prever problemas financieros y tomar decisiones basadas en datos.
Por ejemplo, Tableau te permite crear dashboards interactivos que muestran el rendimiento financiero en tiempo real. Puedes visualizar los gastos por departamento, comparar los ingresos y gastos mensuales y prever futuros flujos de efectivo. Este nivel de análisis es crucial para una gestión financiera proactiva y estratégica.
