Dos conceptos que son altamente utilizados por el área de finanzas de las empresas son las dietas y los informes de gastos. Estos dos conceptos están asociados con los gastos profesionales y, aunque puedan parecer lo mismo, guardan una gran diferencia entre sí.
Poder identificar las principales diferencias entre dieta e informes de gastos es esencial para llevar una gestión financiera eficiente y, además, cumplir con todos los estamentos impositivos.
Definición de dieta e informe de gastos
Las empresas suelen enfrentarse a dos gastos que son muy comunes en su rutina diaria: los informes de gastos y las dietas.
Estos dos “ítems de liquidación” o reembolso estan asociados a los gastos profesionales y, aunque suelen ser utilizados como sinónimos, tienen distintos tratamientos en como se aplican y en sus regulaciones.
¿Qué es una dieta?
El concepto de dieta hace alusión a un monto de dinero fijo que se le distribuye a los empleados para cualquier tipo de gastos que tenga que enfrentar en un viaje de trabajo.
El dinero que se les otorga a los empleados para sus “dietas” son, esencialmente, para cubrir gastos como los siguientes:
- Alojamiento.
- Comidas.
- Gastos relacionados con el viaje de trabajo.
Los viajes de negocios, no solamente son aquellos en donde un empleado tiene que ir a realizar una tarea “manual”, sino que incluyen también conferencias o viajes temporales.
La principal característica que lo diferencia de otros tipos de reembolsos o devoluciones, es que las dietas no son plausibles de recibos que justifiquen cada uno de esos gastos. El dinero que se les brinda a los recursos de la empresa se encuentra preestablecido con anterioridad.
¿Qué es un informe de gastos?
En el caso de los informes de gastos es necesario que el empleado sí presente un informe detallado con cada uno de los gastos que ha realizado para una tarea o actividad particular en nombre de la compañía.
En este informe se deben justificar estos gastos con facturas, recibos y cualquier tipo de comprobante legal. Asimismo, se deben detallar el tipo de gasto que se a incurrido como el alojamiento, transporte o comidas.
En este aspecto, es importante presentar este informe de gastos para que la empresa pueda realizar el reembolso pudiendo llevar un control específico de las finanzas.
Regulaciones fiscales y diferencias en el tratamiento fiscal
Tanto las dietas como los informes de gastos se encuentran reguladas fiscalmente. Una de las principales diferencias entre ellas, es que las dietas podrían encontrarse exenta de impuestos. Sin embargo, tienen un tope de exención. Que las dietas tengan exenciones hace que la carga operativa, contabilidad y reembolso sean más fáciles y transparentes.
En el caso de los informes de gastos requieres de una justificación minuciosa y de auditorias que permitan garantizar el cumplimiento de las normas.
Si bien las dietas podrían ser más amenas de registrar, lo cierto es que los informes de gastos permiten llevar una mejor trazabilidad del dinero de la compañía. La utilización de las dietas o informes de gastos quedan a decisión de las políticas de la empresas y de las regulaciones de esta.
Componentes de una dieta
Como es de suponer, las dietas cuentan con algunos componentes que son esenciales para cubrir las necesidades de los empleados que se encuentran en viajes de negocios.
Al tener en cuenta estos componentes, se puede realizar una devolución preacordadas que permita evitar problemas internos como fiscales.
Elementos de una dieta
Las dietas incluyen varios componentes básicos como viáticos, alojamiento y comidas. Los viáticos son asignaciones para cubrir gastos menores diarios como transporte local y propinas.
El alojamiento cubre los costos de hospedaje, mientras que las comidas incluyen los gastos de alimentación durante el viaje.
Límites y condiciones para reclamar dietas
Como ya hemos mencionado al comienzo de este artículo, la dietas están sujetas a distintos topes que aplique la política de la empresa.
Los límites de las dietas tienen la capacidad de percibirse sin tener que realizar ninguna presentación de documento o factura oficial.
Asimismo, las condiciones para reclamar las dietas, siempre estarán alcanzadas por los “elementos de la dieta” que haya fijado como política la empresa.
Componentes de un informe de gastos
Los informes de gastos son esenciales para que la empresa pueda llevar un exhaustivo control financiero. Esto permite obtener una gestión administrativa precisa sobre los gastos profesionales.
En el informe de gasto se detallan todos los gastos con sus correspondientes facturas y recibos, esto hace que la devolución sea más rápida y transparente.
Detalle de los diferentes tipos de gastos
En el informe de gastos se suelen incluir los mismos elementos que la dieta pero, además, se suman otros gastos profesionales.
No obstante, cada una de las categorías tienen que estar perfectamente encuadrada en su rubro para su devolución. Es decir, en los gastos de transportes se deben presentar los tickets de avión, taxi, alquiler de vehículos. Este detalle por rubro se debe efectuar en cada uno de los gastos realizados.
Requisitos de documentación y justificación
Es importante que para cada uno de los gastos que empleado tenga que presentar, se haga con el recibo y la factura correspondiente. Esto, en principio, es la garantía que el gasto se realizo bajo las funciones de su trabajo.
La documentación resulta ser primordial para que la empresa pueda garantizar el reembolso, no tenga inconvenientes fiscales y puedan llevar unas finanzas más claras.
Impacto en la contabilidad y la gestión financiera
Tanto las dietas como los informes de gastos impactan de manera significativa en la contabilidad de la compañía.
Cuando estos conceptos no son implementados de forma correcta o bien la empresa esta siendo víctima de sobreprecios o documentación adulterada podrían entrar en conflictos normativos e impositivos.
Impacto en la contabilidad general de la empresa
Los gastos profesionales afectan directamente en la contabilidad. Si bien es cierto que las dietas son más “amigables” al momento de realizar la registración contable, también es cierto que se tiene menos control del tipo de gasto al que se está incurriendo.
Mientras que los informes de gastos al tener un control más riguroso podrían llevar una mayor complejidad contable. Sin embargo, esto hace que los cashflows y las auditorias internas y externas sean más eficientes.
Estrategias para integrar la gestión en la planificación financiera
Tener una estrategia integral que incluya en las planificaciones financieras a las dietas e informes de gastos es importante para tener una mejor performance económica.
Para que esto sea eficiente, las empresas deben contar con auditorias de control que garanticen que los gastos están siendo administrados de manera transparente.
Para que esto sea más simple, existen herramientas de gestión que simplifican los procesos permitiendo llevar un mayor control y prevenir y advertir cualquier tipo de fraude.
Software y herramientas de gestión
El rol de la tecnología en el control de los gastos viene jugando un papel protagónico. Todas las herramientas de gestión permiten simplificar los circuitos financieros, automatizar procesos y emitir alertas, algo imprescindible para llevar una mayor precisión y cumplir con las políticas de la empresa.
Con estas herramientas se alcanzan niveles de excelencia operativos mientras que la carga administrativa se reduce drásticamente.
Herramientas recomendadas para la gestión de dietas e informes de gastos
En la actualidad, hay muchos softwares que gestionan los gastos profesionales, dietas y elaboran informes de gastos detallados. Unos de los más populares es N2F, que permite automatizar todo el flujo de trabajo, administrar las facturas y sus recibos de forma digital y generar los informes de auditoria perfectamente detallados.
Tiene una increíble capacidad para integrarse a diferentes sistemas de gestión contables, lo que la convierte en una herramienta flexible y robusta.
Funcionalidades clave de las herramientas de gestión
El software que la empresa necesita tener para llevar una eficiente gestión de los gastos debe tener algunas características:
- Captura digital de los comprobantes.
- Categorización por rubro.
- Integración con sistemas contables.
- Informes detallados de gastos.
Estos cuatro puntos son pilares para cualquier software de gastos que cumpla con las normativas fiscales, políticas de la empresa y lleve a un saneamiento a mayor recaudación de la compañía.
