Durante el 2024 la contabilización de dietas y gastos de viaje tendrán algunas modificaciones que cambiarán las normas que se encontraban vigentes.
Con el objetivo de que las empresas puedan estar prevenidas a las modificaciones, abordaremos las regulaciones laborales, fiscales y cuáles son los diferentes tipos de gastos.
Con la llegada de las nuevas normativas de los gastos, les acercamos una guía actualizada de las dietas 2024 y gastos de viaje 2024 para que la contabilidad de tu empresa sea clara y transparente.
Definición y clasificación de dietas y gastos de viaje
Los conceptos de dietas y gastos de viaje suelen ser una parte sustancial dentro del presupuesto anual de todas las empresas. Además, estos gastos suelen ser más sustanciosos en las empresas en donde los empleados deben encontrarse en constante movimiento a raíz de sus tareas.
Cuando las empresas tienen muchos gastos por desplazamiento, es elemental poder tener una definición y clasificación clara, para llevar de forma prolija la contabilidad de la compañía.
Definición y clasificación
Para comenzar, ensayemos una pequeña definición específica de lo que es el concepto dieta:
Las dietas son los gastos que las empresas le brindan a sus empleados en concepto de gastos que se generan por sus actividades para la empresa pero fuera de ella.
Estos gastos suelen incluir algunos ítems como:
- Alojamiento.
- Manutención.
- Alimentos.
Los gastos de viaje estan asociados a los costos de transportes y traslados y algunas otras actividades que refieren a los traslados de trabajo.
Regulaciones fiscales y laborales
La llegada del año 2024 ha traído consigo nuevas regulaciones tanto fiscales como laborales.
Las empresas tienen que mantenerse al tanto de estas nuevas normativas para poder alcanzar el cumplimiento formal y legal.
Normativas vigentes en España en 2024
En España, este 2024 tiene cambios en las nomas fiscales que se encuentran relacionadas con las contabilizaciones de las dietas y gastos de viaje.
Desde la Agencia Tributaria, tanto los gastos de viaje como las dietas tienen que cumplir algunos requisitos para que puedan deducirse y, que las empresas, puedan mantenerse exentas de cargas tributarias.
Tratamiento fiscal de las dietas y gastos de Viaje
Las nuevas normativas fiscales para los gastos de las empresas, les da la posibilidad de deducir los gastos en las declaraciones de impuestos.
Para que estos gastos se puedan deducir de las ganancias de la compañía se deben contemplar los límites exentos y realizar las presentaciones de la documentación requerida.
Con esta nueva norma, los gastos de manutención tienen topes diarios que no tienen que superarse en el caso que la empresa quiera mantenerse exenta.
Cambios recientes en la legislación
Recientemente, se han introducido cambios en la legislación que afectan la contabilización de dietas y gastos de viaje. Estos cambios incluyen nuevas directrices sobre los límites exentos y la documentación requerida.
Es crucial mantenerse actualizado con estas modificaciones para asegurar el cumplimiento y la eficiencia fiscal.
Diferencias entre dietas, gastos de viaje y otros reembolsos
Seguramente hasta finales del 2023 las empresas llevaban de una manera diferente su contabilidad de dietas y gasto de viajes. En la actualidad, es importante comprender las diferencias de estos conceptos, realizar una corrección contable de estos y otros gastos reembolsables para cumplir con las nuevas normas fiscales.
Dieta, Gastos de Viaje y otros
Varios son los conceptos que los empleados pueden percibir a raíz de sus viajes y actividades laborales. Algunos de ellos son los siguientes:
- Dietas: Se centran en los gastos de alojamiento y manutención en el período que el trabajador se encuentra realizando sus actividades fuera de la compañía.
- Gastos de viaje: Este concepto atañe a los gastos que se realiza para los traslados como lo es el transporte.
- Otros reembolsos: Dentro de este concepto se pueden encontrar todos los gastos de representación y las compras menores que se hayan efectuados con una finalidad laboral.
Clasificación de dietas según el tipo de gasto
Es importante mencionar que las dietas deben clasificarse según el tipo de gasto: Por “manutención”, alojamiento y gastos relacionados.
La nueva legislación española estableció límites diarios que tienen como tope los 53,34 euros.
No obstante, hay que destacar que este límite diario siempre se aplica cuando el viaje tenga incluido al menos una pernoctación.
Proceso de contabilización
A partir de esta nueva normativa, tanto las dietas como los gastos de viaje tendrán que ser contabilizados de una manera más detallada para evitar multas y malas presentaciones fiscales.
Pasos para la contabilización correcta
Para que las empresas puedan llevar una correcta registración contable de los gastos de las dietas, viajes y otros tienen que empezar por clasificar e identificar de forma correcta estos conceptos.
A partir del 2024, tener un minucioso control de los documentos y llevar un registro preciso en los libros contables pasa a ser una tarea casi obligatoria.
Documentación necesaria
La documentación necesaria para respaldar las entradas contables incluye recibos, facturas y justificantes de viaje. Esta documentación debe ser completa y estar correctamente archivada para asegurar su disponibilidad en caso de auditorías.
Políticas internas de la empresa
Para comenzar a llevar una registración contable exitosa en las dietas y gastos de viaje es importante que las empresas de España empiecen a llevar políticas internas que sean más rigurosas.
Cómo establecer políticas internas
Una política interna en el control de gastos tiene que ser transparente para el empleado. Es importante que se puedan generar procedimientos de autorizaciones y de reembolso de gastos.
Estas políticas les ofrece reglas claras en cuanto a los reembolsos y topes de estas. Asimismo, se asegura que todos los recursos de la compañía siguen una misma directriz.
Procedimientos para la presentación y reembolso
Es importante que las políticas de reembolso establezcan directivas claras de como presentar la solicitud.
Este informe de gastos tiene que contener cuáles son los plazos de presentación y las métricas que utiliza la empresa para aprobar los reembolsos.
Formatos y plantillas recomendadas
Utilizar formatos y plantillas recomendadas para la presentación de informes de gastos puede mejorar la eficiencia y consistencia. Herramientas como N2F pueden facilitar la gestión de estos procesos.
Los softwares como N2F les permite a las empresas contar con procesos específicos para emitir alertas, aprobaciones y documentar todos los gastos que hayan efectuados los empleados de la empresa.
Además, cuenta con informes específicos que permite llevar el control de los gastos, identificando áreas que no son rentables para la toma de decisiones en tiempo real.
Estrategias para presupuestar y controlar gastos
La implementación de diferentes estrategias para realizar los presupuestos de gastos y sus respectivos controles, ayudan a mantener las dietas dentro de los limites estipulados.
Esto, no solo es importante para cumplir las nuevas normas impositivas en España 2024 sino que, además, evita que las empresas se excedan de los presupuestos anuales.
