Las políticas de reembolso y las notas de gastos podrían ser procesos complejos y tediosos si no se tiene un plan de acción que las eficienticen.
Cuando las empresas optan por llevar políticas de reembolso claras aumenta la satisfacción del personal de la empresa. Algo que se traduce de inmediato en la satisfacción del cliente.
La optimización de los procesos no sólo tiene un nexo con la eficiencia operativa, sino que, además, permite adelantarse a errores, malentendidos e incluso la prevención de fraudes.
Beneficios de una política de reembolso eficiente
Las políticas de reembolso de gastos hacen que las empresas puedan aumentar su productividad, eficacia y eficiencia. No obstante, el control de gastos, debe encontrarse bien estructurado.
Pero seguramente te preguntarás ¿Cuáles son los beneficios para las empresas de una política de reembolso eficiente? Veamos a continuación:
- Aumentar la transparencia: Definir claramente qué gastos son reembolsables y cuáles no, evitando malentendidos y conflictos.
- Reducir el riesgo de fraude: Establecer controles y límites específicos minimiza las oportunidades de abuso y fraude.
- Mejorar la eficiencia: Automatizar el proceso de reembolso y utilizar herramientas de gestión reduce el tiempo dedicado a la gestión de gastos.
- Aumentar la satisfacción de los empleados: Proporcionar un proceso de reembolso rápido y potencia la satisfacción de los empleados, ya que saben que sus gastos serán administrados de manera clara.
- Facilitar el cumplimiento normativo: Asegurar que todos los gastos se documentan y aprueban adecuadamente, ayudando a la empresa a cumplir con las normativas fiscales y legales vigentes.
Establecer una política de reembolso de gastos bien definida es un componente esencial para cualquier organización que desee optimizar su gestión de gastos empresariales y mantener un control de gastos riguroso.
Establecer políticas claras
Las políticas de reembolso de gastos tienen 3 pilares que son determinantes para que consigan ser eficientes:
- Definir lo que es un gasto reembolsable.
- Especificar los límites.
- Aprobaciones
Estos puntos mejoran al dedillo la gestión de gastos empresariales haciendo del reembolso de gastos una operatoria clara y funcional a la empresa.
Definir lo que es un gasto reembolsable
Para determinar una política clara de los gastos reembolsables es fundamental poder definir cuáles serán este tipo de gastos.
Algunas empresas tienen como política de gastos ítems como: comidas, alojamientos, viajes y otros conceptos que están vinculados con el trabajo cotidiano.
Asimismo, proporcionar ejemplos concretos y excepciones ayudará a los empleados a entender mejor la política de gastos.
Especificar los límites y aprobaciones necesarias
No solamente se trata de una definición de los gastos reembolsables, sino que además, de contar con las especificaciones de los límites y sus aprobaciones.
Por ejemplo, definir un límite máximo para gastos de comidas o alojamiento y requerir la aprobación previa de un supervisor para ciertos tipos de gastos. Estas medidas aseguran un control de gastos más riguroso y transparente.
Crear un manual de política de gastos accesible para todos los empleados
Otra de las aristas que haces de la política de gastos empresariales un circuito sano, claro y eficiente es a través de un manual de procedimientos.
Este manual debe estar disponible para todos los empleados, ya sea en formato digital o impreso, y debe ser fácil de entender. Incluir ejemplos prácticos y una sección de preguntas frecuentes puede ser muy útil.
Simplificar el proceso de informe de gastos
En la actualidad, existen varias herramientas que les permite a las empresas llevar puntillosamente el control de gastos.
Como venimos viendo, hacer uso de estas herramientas les da a las empresas la posibilidad de incrementar notablemente la rentabilidad de la compañía y aumentar el bienestar de los recursos humanos.
Utilizar herramientas digitales y software de gestión de gastos
En la actualidad y, a nivel global, casi no existen empresas que no utilicen sistemas de gestión para llevar la gestión de gastos empresariales.
Una de estas herramientas es N2F, se trata de una poderosa herramienta que les permite a las empresas reconvertir la gestión de los gastos empresariales.
Entre las principales características que podrán disponer de N2F es un robusto diseñador de informes de gastos y la automatización de los procesos de reembolso de gastos.
Al ser una herramienta dedicada, cuenta con innumerables opciones que hacen de las empresas y sus procesos empresariales un accionar más eficiente. N2F tiene como objetivo reducir los tiempos y minimizar los errores de procesos.
Capacitar a los empleados sobre cómo usar estas herramientas
Para conseguir que esto sea realmente funcional, es importante que las empresas ante la implementación de una nueva herramienta, tome las capacitaciones correspondientes.
Para ello, no es menor destacar que la implementación de un sistema de gestión esté acompañada por sus capacitaciones. Las capacitación de un software como N2F permite optimizar la gestión de gastos y maximizar su eficacia.
Un tip importante a considerar en las implementaciones del sistema de gestión en contar con jornadas de formación con key users y usuarios finales que permitan asegurar una transición clara y eficiente.
Implementar una estructura estándar para los informes de gastos
Uno de los principales motivos por el cuál es importante mantener una misma línea en las estructuras de los informes de gastos es que facilita todo el proceso de revisión.
Una estructura eficiente que se puede estandarizar para los informes de gastos podría contar con esta información:
- Fecha.
- Tipo de gastos.
- Importe.
No obstante, también es importante tener la posibilidad de anexar cualquier tipo de documentación respaldatoria de los gastos.
Estos informes, facilita el proceso de revisión y análisis de gastos y además, los empleados, pueden contar con una trazabilidad detallada de sus gastos. Asimismo, para las empresas, los informes son útiles para ver todas las aprobaciones que han emitido los supervisores.
Automatizar el reembolso de gastos (+ beneficios)
Al automatizar los procesos de reembolso de gastos se consiguen minimizar los tiempos de los empleados, algo que se traduce directamente con el resultado económico de las empresas.
Pero además, la utilización de herramientas como N2F suman otros beneficios que son determinantes para mejorar las decisiones empresariales:
- Acelerador de tiempos de procesamientos.
- Reducción de los errores humanos.
- Gastos empresariales claros y estandarizados.
Asimismo, esto permitirá mantener una coherencia, transparencia y trazabilidad que son indispensables para llevar el control de gastos.
Comunicación y revisiones regulares
El dialogo, la comunicación y la revisión periódica de la política de gastos es primordial para mantener el éxito del proceso. Por ello, es importante que los empleados siempre se encuentren informados sobre cualquier tipo de modificación en las políticas de gastos. La retroalimentación, es un factor clave para conseguir la mayor adhesión a las nuevas normas establecidas.
Asimismo, realizar una revisión constante de las políticas, respaldados de los informes que podrían obtener con herramientas como N2F, es una posibilidad única para identificar problemas y mejorar la eficacia del control de gastos.
Por último, con una política de gastos organizada y optimizada, las empresas alcanzan niveles de excelencia en el control de gastos y una mayor satisfacción de los empleados. Esto termina con un clima laboral más estructurado y productivo.
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