Uno de los efectos más relevantes que han permitido los sistemas de gestión han sido las automatizaciones de los procesos. Contar con una buena implementación en automatización de procesos resulta ser de alta necesidad para mantener niveles de excelencias en las esferas empresariales.
Pero ¿De que se trata tener una buena implementación de los procesos? ¿Cómo puede la digitalización beneficiar los procesos empresariales? Estas son algunas de las preguntas que iremos respondiendo a lo largo de este artículo, cómo así también, hablaremos sobre los beneficios y como impacta en la contabilidad de las compañías.
Definición y beneficios de la automatización de procesos
Antes de adentrarnos en el fascinante mundo de la automatización de procesos debemos entender de que se trata.
Las automatizaciones y digitalizaciones hacen alusión a la utilización de la tecnología para llevar adelante procesos que pueden ser repetidos para el usuario.
Veamos un ejemplo: En el área contable todos los días 15 de cada mes se deben presentar las liquidaciones de IVA, con una automatización de procesos podremos disponer del subdiario de IVA, como así también de los asientos contables automáticos. Gracias a esta “automatización” la carga operativa no sólo resulta ser más eficiente, sino que, además, evita tener errores humanos.
Asimismo, no podemos dejar de mencionar otro término común en esta área: La Automatización robótica de procesos (RPA). Si bien su nombre podría ser bastante “pomposo” no es más que el uso de softwares que permite la ejecución automática de procesos basadas en reglas que nosotros definamos.
Uno de los motivos que han llevado a las empresas a buscar la mejor automatización de procesos a lo largo de los últimos años, ha sido la necesidad de potenciar la eficiencia operativa.
El objetivo empresarial es el de poder operar con grandes volúmenes de datos con una máxima precisión y menos tiempo de carga operativa.
Para comprender como han mejorado estas herramientas la eficiencia de las empresas, analicemos como la automatización transforma los procesos contables y de gestión administrativa de todas las empresas.
¿Qué es la automatización de procesos? ¿Cómo se aplica en el ámbito contable?
La automatización de procesos implica el uso de software y otras tecnologías para realizar tareas que tradicionalmente requerían intervención humana.
En la contabilidad empresarial, esto puede incluir:
- El ingreso de asientos.
- La reconciliación de cuentas.
- La generación de informes financieros.
- El cálculo de impuestos.
Las tecnologías de RPA permiten a los contables y administradores centrarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido, en lugar de perder tiempo en tareas repetitivas y propensas a errores.
Cómo la automatización de procesos ayuda a las empresas y los contables
El abanico de beneficios que ofrece la automatización de procesos es realmente amplio, al punto que modificará la gestión contable, financiera y administrativa de las empresas.
Uno de los aspectos más conocidos el ahorro de tiempo de carga operativa, sin embargo, hay otros aspectos que también son valorables y que tienes que conocer.
Beneficios de la automatización de procesos
La automatización de procesos ofrece múltiples beneficios a las empresas y a los contables:
- Ahorro de tiempo: Automatizar tareas repetitivas libera tiempo para que los empleados puedan enfocarse en actividades más estratégicas.
- Reducción de errores: La entrada manual de datos es propensa a errores. La automatización reduce significativamente estos errores, mejorando la precisión de los datos.
- Aumento de eficiencia: Los procesos automatizados son mucho más rápidos que los manuales, lo que aumenta la eficiencia operativa.
- Capacidad de enfoque en tareas estratégicas: Con menos tiempo dedicado a tareas rutinarias, los empleados pueden centrarse en la planificación y la toma de decisiones estratégicas.
Procesos que suelen ser automatizados en contabilidad
En contabilidad, algunos de los procesos que suelen ser automatizados incluyen:
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): El OCR permite la digitalización de documentos físicos, como facturas y recibos, para una entrada de datos más rápida y precisa.
- Reconciliación bancaria: La automatización de la reconciliación bancaria facilita la comparación de los registros contables con los extractos bancarios, identificando y resolviendo discrepancias rápidamente.
- Softwares contables: Herramientas como QuickBooks, Xero y Sage automatizan la entrada de registros contables, la generación de informes financieros y la gestión de cuentas.
- Software de gestión de informes de gastos: Aplicaciones como N2F permiten la automatización de la captura de gastos, la categorización y la generación de informes.
Gestión estratégica
Como podemos imaginar, al tener nuestros procesos empresariales automatizados, la eficiencia operativa se maximiza. Sin embargo, este punto les permite a los recursos de la empresa poder centrarse en un perfil más estratégico de la gestión.
La reducción de los tiempos operativos de los recursos humanos, impulsan a que estos puedan cambiar hacia un perfil más estratégico de la gestión. Estos esfuerzos, pueden destinarse a tareas tales como la gestión de los riesgos empresariales, las planificaciones financieras e, incluso, las tomas de decisiones estratégicas.
N2F y la automatización de procesos
La conjunción de todos estos beneficios ha empujado a las empresas a buscar herramientas que inserten a las compañías en las nuevas tendencias.
Una de las herramientas más populares para la gestión empresarial es N2F que sobresale en su operatoria de automatización de procesos en el área contable.
N2F al ser una herramienta que ha sido diseñada específicamente para la contabilidad, la convirtió en una de las opciones indispensables para cualquier empresa de todo tipo de sector.
No obstante, es importante destacar que N2F tiene la capacidad de integrarse con casi cualquier sistema de gestión contable. Esto es realmente relevante ya que no todas las herramientas permiten trabajar de forma sinérgica con otros sistemas.
Pero, además, N2F tiene la capacidad de cambiar la gestión financiera de las empresas con informes de gastos que son necesarios para la toma de decisión empresarial en tiempo real.
Reconciliación bancaria
Son varios los aspectos que hacen a N2F una herramienta destacada, uno de los más celebrados esta vinculado a las reconciliaciones bancarias.
Si te encuentran en al área financiera/Contable sabes de lo tedioso que podría ser reconciliar cientos de registros contables contra el extracto bancario ¿No? N2F te permitirá realizar esta operatoria en cuestión de segundos de forma automática reconciliando los valores correspondientes.
Imagínate cuanto tiempo puedes ahorrar en tu carga operativa diaria tan sólo con la reconciliación bancaria. Además, no sólo se trata del tiempo, sino que de la precisión con la que esta herramienta resuelve este proceso.
Cálculo del IVA
Por otra parte, los cálculos de IVA es otro de los pilares en donde N2F ha conseguido destacarse. La automatización de este proceso les permite a las empresas llevar una registración impositiva precisa y actualizada. De esta manera, los informes y TXT de presentación impositiva estarán siempre bajo las normativas fiscales que se encuentren vigentes.
Como sabemos, en este aspecto no sólo se trata de la precisión o del tiempo operativo de la carga, llevar una registración impositiva adecuada evita sanciones y multas por parte de los entes recaudadores.
Análisis de gastos
Por último, es importante mencionar una de las doncellas de N2F: El análisis de gastos. Con esta herramienta se pueden emitir diferentes informes de gastos de forma automática. Con estos reportes, las empresas pueden obtener rápidamente cuáles son los patrones de gastos de la compañía y tomar decisiones en tiempo real.
Asimismo, N2F tiene la capacidad de integrarse con sistemas de captura de documentos, categorizarlos y generar informes. Todo este flujo de trabajo reduce la carga operativa, simplifica y maximiza la eficiencia de los procesos y autorizaciones de gastos.
