Cuando se contemplan los gastos de viaje de un recurso de la compañía hacia un cliente el proceso de liquidación podría ser algo tedioso.
Sin embargo, la correcta imputación contable y registración, es esencial para que se puedan realizar todos los reembolsos de los gastos realizados que hayan sido efectuados para la empresa.
Para ello, es fundamental contar con herramientas adecuadas que nos permitan ingresar puntillosamente estos gastos. En la actualidad, muchas administraciones no tienen muy en claro como se deben registrar las facturas de los gastos de viaje de forma clara.
En este artículo, analizaremos las mejores alternativas para ingresar todos los documentos de viaje y cumplir con todas las políticas de reembolso.
¿Qué son los gastos de viaje y por qué se pueden facturar a su cliente?
A modo de definición, los gastos de viaje son todos los gastos que realiza un empleado de la compañía para llegar hasta un destino con fines laborales.
En este tópico de “desplazamiento” podemos incluir:
- Transporte.
- Comidas.
- Alojamientos.
- Gastos relacionados con la actividad.
Muchas empresas, tienen como política, facturar estos gastos de viajes a sus clientes. La alternativa de facturar el gasto de viaje al cliente, tiene algunas ventajas que valen la pena repasar:
- Recuperación de costos: Permite a la empresa recuperar los gastos incurridos durante el viaje.
- Transparencia financiera: Mantiene claras las finanzas, mostrando al cliente exactamente en qué se ha gastado el dinero.
- Mejora de relaciones: Demuestra profesionalismo y transparencia, fortaleciendo la relación con el cliente.
Paso a paso para facturar los gastos de viaje al cliente
Para poder facturar los gastos en los que se hayan incurrido por un viaje de trabajo, es importante poder completar una serie de pasos que darán transparencia a lo facturado. No solamente, como veremos a continuación, todo tiene que estar bien documentado, sino que además, la empresa debe cumplir con políticas claras preexistentes.
Recopilación de información y documentación
Es esencial que todos los gastos que se realicen a lo largo del viaje de trabajo, se encuentren documentados y tengan un vinculo directo con el viaje.
Sin la documentación adecuado, podría ser dificultoso que un cliente acepte la facturación por los gastos de viaje. Pero seguramente te preguntarás ¿Cuáles son los documentos que necesito para facturar los gastos de viaje a un cliente?
- Recibos: De todos los gastos incurridos.
- Facturas: De los servicios utilizados durante el viaje.
- Justificantes de pagos: Comprobantes de todos los pagos realizados.
- Informe de viaje: Detalles de las fechas, el propósito del viaje y las actividades profesionales realizadas.
Conocer la política de reembolso del cliente
Por supuesto que antes de poder facturar los gastos de viaje a un cliente es esencial conocer y asegurarse que el Socio de Negocios cuente con políticas de reembolsos y que se especifiquen detalladamente en el contrato.
Uno de los documentos más importantes que presentará la compañía es la factura de ventas. Esta factura debe especificar algunos puntos que veremos a continuación.
Factura
Si bien aquí no hay ningún secreto, la factura debe incluir toda la información relevante para ser clara y detallada. No obstante, se debe ser meticuloso en el concepto del gasto de viaje en el que se haya incurrido.
#1 – Datos de la empresa
Para comenzar, en el PDF o documento digital de la factura siempre debe incluirse el nombre y la dirección fiscal de la empresa.
Asimismo, tiene que especificarse cuál es el número de Identificación fiscal de la compañía.
#2 – Datos del cliente
Con respecto al cliente, deben especificarse los mismos datos que se mencionaron en el punto anterior: Nombre, dirección e identificación fiscal.
#3 – Número de factura
Todo tipo de factura legal tiene que contener un número de punto de venta con su número único de comprobante.
#4 – Fecha de emisión
La factura debe contener la fecha en la que es emitida que no debe ser necesariamente la fecha en la que se hayan incurrido los gastos de viaje.
#5 – Descripción de gastos
En este punto se puede optar por realizar dos acciones: Por un lado facturar un ítem de tipo servicio que se llame “Gastos de viaje” o bien enviar un documento detallado en conjunto de los comprobantes de cada unos de los gastos de desplazamiento.
#6 – Subtotal (con impuestos) y total
Se trata de la suma de todos los gastos con los impuestos correspondientes y el total a facturar.
#7 – Añadir las facturas y recibos
Como hemos mencionado, es importante poder adjuntar los comprobantes respaldatorios que den transparencia al monto total de la factura.
Cómo contabilizar los gastos de desplazamiento
Para que los gastos de viajes puedan ser llevados de forma precisa y concisa en la contabilidad de la compañía, es importante poder tener la mayor documentación de cada gastos. Esto, además, es necesario para poder cumplir con las normativas impositivas de cada región.
Con una contabilización específica de cada uno de los gastos, no sólo se podrá tener un balance preciso sino que, además, las presentaciones impositivas estarán perfectamente declaradas.
Recopilar documentación
Uno de los mejores comienzos, es que la empresa tenga como política interna pedirles a sus empleados que guarden cada uno de los comprobantes de gastos que se realicen durante el viaje. Estos comprobantes pueden ser recibos y facturas de compra.
Clasificar los gastos
Otro aspecto que podría permitirnos llevar una contabilidad más meticulosa, es creando una estructura del plan de cuenta en donde los gastos estén imputados de forma específica:
- Transporte
- Alojamiento
- Comidas
- Otros gastos
Asignación de cuentas contables
Al contar con una ramificación específica en el plan de cuentas, se puede asignar cuentas contables para cada uno de los conceptos de imputación. Una de las formas para hacerlo es la siguiente:
6290 Transporte de personal
En esta cuenta se podrían asignar todos los gastos que no se refacturarán al cliente pero que podrían haber sido propios de un gasto del viaje. En este caso, el empleado podría haberse desplazado para cenar en un restaurante específico, sin embargo, ese desplazamiento podría correr como un gasto que asume la empresa prestadora del servicio.
6291 Dietas y comidas
En esta cuenta se podrían imputar todos los gastos relacionados con los alimentos que se hayan comprado durante el viaje de trabajo.
6292 Alojamiento
Los gastos de alojamientos y de parajes transitorios tendrían que imputarse en una cuenta contable de alojamiento.
6293 Gastos de viaje y desplazamiento
En esta cuenta 6293 siempre se imputarán los gastos por traslado que se hayan efectuado con fines laborales. En este tópico, siempre se usarán gastos que podrían ser refacturados al cliente.
Registrar en el libro diario
Cada uno de los comprobantes de gastos que se hayan realizado durante el viaje de negocios, deben guardarse en el sistema ERP con el objetivo de poder realizar las presentaciones impositivas. Además, cada gasto debe ser ingresado en los gastos del libro diario de la contabilidad.
Revisar y hacer conciliación bancaria
Revise todas las entradas y realice una conciliación bancaria para asegurarse de que todos los gastos estén correctamente registrados.
En qué puede ayudar una solución de gestión de informes de gastos como N2F
Estos procesos que muchas empresas en la actualidad lo pueden hacer de forma manual, han sido revolucionados por herramientas tecnológicas que simplifican la carga de trabajo de forma notable.
N2F es una herramienta imprescindible para la optimización de procesos y, en particular, de aquellos procesos que están asociados a la gestión de gastos de viajes.
Con N2F podrás aglutinar y administrar todos la documentación que se referencien a los gastos de viaje.
Centralizar los recibos y las facturas
Con N2F, puede centralizar todos los recibos y facturas en un solo lugar, facilitando el acceso y la gestión de la documentación.
Gestión de los perdiem (indemnización diaria)
N2F también permite gestionar los perdiem de manera eficiente, asegurando que todas las indemnizaciones diarias se calculen y registren correctamente.
