Una de las áreas más afectadas y permeable a los abusos y fraudes dentro de una empresa es la de finanzas. Este sector de la compañía, es la encargada de liquidar los gastos profesionales que, muchas veces, podrían ser deshonestos.
Esta mala practica no sólo implica un “riesgo financiero” sino que además, podría manchar su buena reputación. Las reclamaciones de gastos deben ser una practica transparente que permita una finanza predecible y eficiente.
Para evitar el fraude en las reclamaciones de gastos es importante que las empresas adopten algunos “tips” que se anticipen a diferentes abusos en los procesos de reclamaciones.
Tipos de fraudes en reclamaciones de gastos
Las empresas que no tienen políticas seguras en las reclamaciones de gastos se encuentran más propensas a sufrir algún tipo de timo durante los procesos de devoluciones.
Estos tipos de fraudes podrían hacerse presente en diferentes formas, por este motivo, es importante conocer los fraudes habituales y saber cómo prevenirlos.
Reclamaciones duplicadas
Entre los timos más habituales, se encuentran el de la presentación de un gasto que ya se ha presentado. Suele suceder que los empleados presenten más de una vez un gasto que ya ha sido reembolsado.
Gastos personales presentados como profesionales
Otro de los fraudes más comunes, es el de presentar gastos propios como si fueran gastos profesionales, esto tiene como objetivo que la empresa costee gastos que han estado por fuera de la actividad del empleado.
Recibos falsificados y pagos realizados en días no trabajados
Los recibos falsificados son otra modalidad de fraude, donde los empleados crean o alteran recibos para inflar sus gastos. Además, algunos empleados reportan gastos en días no trabajados, buscando cobrar reembolsos indebidos.
Costos del fraude en reclamaciones de gastos a las empresas y riesgos potenciales
Como podemos imaginar, el impacto que puede tener en las empresas las defraudaciones en las reclamaciones de gastos podría ser altamente significativos. Pero estos costos ¿Tienen que ver solamente con el dinero que el empleado pude haber querido timar? La respuesta es no. Si bien un gasto mal liquidado representa per se un daño a la salud financiera, el tiempo del recurso que se invierte para revertir el error también impacta sobre la economía de la empresa.
Pero, además, es importante destacar que los fraudes podrían estar acompañados por sanciones que mancillen el buen nombre de la compañía. Todo esto, nos lleva a tener que comprender cuáles son las implicancias de los fraudes y cuáles son las medidas que se deben implementar para evitarlo.
Cómo reconocer el fraude: señales de advertencia
La primera medida que tiene que tomar la compañía para prevenir el fraude en las reclamaciones de gastos es poder advertir cuando existan inconsistencias e irregulares.
Patrones inusuales en las reclamaciones
Las personas que suelen caer en estas malas prácticas, suelen repetir algunos patrones que deberían alertarnos e indagar más en esos gastos:
- Presentación de gastos con cantidades redondeadas: En estos casos, suele suceder que el empleado que hace la reclamación podría haber “inflado” el importe o haberlo falsificado.
- Gastos indebidos: Por otra parte, los gastos que se han realizado por fuera de los días de trabajo o fuera de las políticas de reembolso, son una señal más que alarmante de fraude.
Manejo de fraude: pasos a seguir
Las empresas deben tener un política de devolución que sea clara y este a disposición de los empleados. De la misma manera, tiene que contar con un apartado sobre las políticas de control y las sanciones.
Con una política clara, ante la posibilidad de un fraude en las reclamaciones de gastos es indispensable que la empresa realice un procedimiento estructurado y transparente. Esto debe estar acompañado por:
- Revisión de las políticas de reembolso.
- Juntar la documentación que acredita el fraude.
- Entrevistarse con el empleado implicado.
- Acciones disciplinarias.
No obstante, es importante que se puede mantener en todo momento una comunicación amable con el empleado, esto tiene como objetivo poder llegar a la resolución de manera eficiente.
Mejores prácticas y consejos para evitar el fraude
Además de contar con prácticas que hayan sido definidas, también se puede hacer uso de herramientas que les permita a los empleados del área contable evitar los fraudes en las reclamaciones de gastos.
Crear una política de gastos
Con las políticas de gastos se puede prevenir los fraudes ya que una política clara sirve para especificar cuáles de los gastos del personal es y no reembolsable.
Además, en las políticas de reembolso se debe dejar constatado cuáles son los procedimientos para realizar las reclamaciones y cuáles serán las sanciones en el caso de querer realizar un timo a la empresa.
Procedimiento de control interno (workflow)
Implementar un procedimiento de control interno robusto puede ayudar a detectar y prevenir fraudes. Esto incluye la revisión y aprobación de reclamaciones de gastos por múltiples niveles de supervisión, así como la verificación de los recibos y la coherencia de los gastos presentados.$
Usar herramientas digitales
Una de las herramientas más eficientes para llevar un control de gastos que prevenga los fraudes es N2F.
N2F es una herramienta que tiene la capacidad de crear workflows a medida, crear alertas que notifiquen cuando un gasto ha superado los límites establecidos en las políticas de gastos y aplicar limites que bloqueen la devolución.
Todas estas características de N2F les permite a las empresas llevar un control estricto en las reclamaciones de gastos y minimizar la posibilidad de fraudes.
Auditorías internas y externas
Realizar tanto auditorias internas como externas son prácticas que sirven para detectar posibles fraudes.
Las auditorias tienen como objetivo identificar todo tipo de conductas inusuales en las reclamaciones de gastos, mientras que aseguran que los procedimientos y las políticas de reembolso se estén cumpliendo de forma apropiada.
Beneficios de una correcta gestión de gastos
Los beneficios en la prevención de fraudes en las reclamaciones de gastos son per se una mejora en la salud financiera de la empresa. Sin embargo, también añade una serie de beneficios que son importante mencionar.
Impacto positivo en la eficiencia operativa y en la moral de los empleados al mantener prácticas transparentes y justas
Los gastos profesionales que se presentan en tiempo y forma como lo indique la política de la empresa, reduce los tiempos de las cargas operativas, control y revisión de las reclamaciones de gastos.
Además, las políticas claras de devoluciones mejoran el bienestar de los empleados que se sienten parte de una compañía cada vez más confiable.
Cómo una buena gestión de gastos puede contribuir al éxito financiero
Saber llevar la administración de los gastos profesionales son esenciales para que la empresa consiga los hitos económicos que se hayan propuesto.
Cuando se evitan o previenen los fraudes de las reclamaciones de gastos las empresas pueden aumentar la eficiencia de los recursos del área de finanzas. Asimismo y, en paralelo, las empresas aumentan su rentabilidad y mejoran su reputación en un mercado cada vez más competitivo.
