Una de las tecnologías que esta reconvirtiendo el modo con el cual interactuamos los documentos empresariales se llama OCR (Reconocimiento Óptimo de Caracteres).
Pero ¿De qué se trata la OCR y de que manera podría ayudar en tu negocio?
Veamos un ejemplo sencillo: Imagina tener en tu escritorio decenas de comprobantes de gastos que tienes que ingresar a la base de datos para emitir tus informes de gastos, esto podría ser estresante ¿No?
Ahora bien, la OCR te permitirá, con un simple escaneo, trasladar toda esa documentación en datos digitales para que busques, edites y archives, increíble ¿No?
Este simple ejemplo grafica notablemente como la OCR ha llegado para optimizar los tiempos de los procesos empresariales. Además, de descomprimir la carga operativa los empleados.
¿Quieres conocer más sobre las bondades de la OCR? Prepárate para conocer como la tecnología y la eficiencia estan siendo un maridaje único.
¿Qué es OCR?
Definamos brevemente qué es la OCR: Se trata de una tecnología revolucionaria que tiene la capacidad de reconocer todo tipo de documento físico, digitalizarlo y convertirlo en un documento editable.
Asimismo, la OCR puede analizar tanto caracteres como imágenes y convertirlos en textos que son codificados de forma digital.
Esta herramienta es indispensable para, por ejemplo, realizar las cargas de los comprobantes de gastos. La utilización de la OCR ayuda a digitalizar y procesar los documentos permitiéndonos generar informes de gastos precisos sin las viejas cargas manuales.
Ventajas del OCR
A simple vista y tan sólo por su definición, la OCR ya se presenta como una herramienta que brinda una ventaja única. Sin embargo, esto no es todo ¿Quieres conocer las ventajas que le podría dar a tu empresa la OCR?
- Ahorro de tiempo: Permite la rápida conversión de grandes volúmenes de documentos en datos digitales, eliminando la necesidad de introducir manualmente información, lo que ahorra tiempo significativo para las organizaciones.
- Reducción de errores: La entrada manual de datos es propensa a errores humanos. OCR reduce estos errores al automatizar el proceso de conversión de documentos físicos a datos digitales, garantizando una mayor precisión.
- Automatización de tareas repetitivas: Con OCR, muchas tareas repetitivas, como la introducción de datos de facturas o recibos, se pueden automatizar, liberando recursos humanos para tareas más estratégicas.
Aplicaciones del OCR
Conociendo cuál es el objetivo de la tecnología OCR podrás identificar muchas áreas y procesos operativos de tu empresa en donde podría ayudarte.
La tecnología de la OCR no sólo puede mejorar la manera que tenemos de “interactuar” con nuestro documentos operativos, también optimiza la precisión y la eficiencia de nuestro trabajo.
En los procesos habituales de las empresas se suelen realizar las digitalizaciones de las facturas e informes de gastos que no sólo suele llevar a errores humanos sino que, además, a un gran gasto de tiempo en recursos. La OCR permite disminuir los costes de estos procesos.
Mejora la eficiencia en el manejo de documentos
Al contar con una alternativa que transforma a los documentos físicos como: recibos, facturas y otros documentos en documentos digitales, la OCR permite ahorrar tanto tiempo operativo como espacio físico para todos estos papeles.
Asimismo, al tener los documentos en formato digital, los usuarios podrán editar y tener un acceso inmediato a la información guardada.
Tipos de software que utilizan el OCR
Como se puede presumir, una herramienta o tecnología tan importante como la OCR puede y debe ser integrada con otros softwares de terceros y sí, como veremos a continuación, esto es así.
La tecnología OCR se integra fácilmente con diferentes sistemas empresariales como los son los contables, facturación e informes de gastos entre otros.
Software de contabilidad
Los softwares de contabilidad no pueden omitir la utilización de la tecnología OCR. Algunos de los programas más tradicionales de gestión ERP como Xero o QuickBooks permiten escanear los documentos como los recibos y facturas, algo increíble para la registración contable rápida y precisa.
Reconciliación bancaria
El OCR se utiliza en herramientas de reconciliación bancaria para comparar automáticamente los extractos bancarios con los registros contables, identificando discrepancias de manera rápida y precisa.
Facturas electrónicas
Los sistemas de facturación electrónica integran OCR para capturar datos de facturas entrantes y salientes, facilitando el seguimiento y gestión de pagos y cobros.
Informes de gastos como N2F
Herramientas como N2F emplean OCR para escanear recibos de gastos, automatizando la creación de informes de gastos y simplificando el proceso de reembolso para empleados.
En este aspecto, no sólo se esta agilizando toda la gestión administrativa, sino que, además, al contar con informes de gastos precisos, en el caso que sea política de la empresa, las devoluciones a los empleados se convierten en un proceso eficiente dándole mayor bienestar a sus empleados.
Seguridad y privacidad
Hasta aquí la tecnología OCR parecería no tener aspectos en contra. Sin embargo, seguramente te preguntarás ¿Qué ocurre con los documentos que contienen información confidencial? ¿Cómo hace la tecnología OCR para mantenerla resguardada?
La seguridad y más aún teniendo en cuenta la gran cantidad de ciberataques que hay en todo el mundo tienen un rol preponderante para cualquier empresa. La OCR no es una excepción para ello y por este motivo es importante comprender como resguardar la información sensible de las empresas.
Cómo se maneja la seguridad de los datos al usar OCR
El OCR trata con información delicada que requiere medidas de seguridad robustas. Los sistemas que implementan OCR suelen incluir encriptación de datos, autenticación de usuarios y controles de acceso estrictos para proteger la información contra accesos no autorizados.
Archivo con valor legal
Por último, otro de los aspectos que hacen de la tecnología OCR un aliado central para las empresas, es que esta documentación digitalizada podría servir como respaldo legal.
Si te preguntas si los documentos digitalizados mediante OCR pueden tener valor legal, la respuesta es sí pero si se cumplen ciertos estándares.
Es esencial asegurarse de que los sistemas OCR utilizados cumplan con las normativas y regulaciones aplicables para garantizar que los documentos digitalizados sean aceptados en procedimientos legales o bien en informes contables e impositivos.