La gestión financiera de las personas que trabajan como autónomos no puede minimizarse. Con una correcta administración de los recursos económicos se puede alcanzar una estabilidad del negocio pero también, además, beneficia al crecimiento.
En la actualidad, muchos empleados que son autónomos, tienen graves inconvenientes en las presentaciones de los gastos empresariales y la contabilidad. Esto se debe al desconocimiento sobre que tipos de gastos pueden ser deducibles como así también cuáles son las obligaciones tributarias.
Si eres un empleado autónomo y quieres mejorar la gestión de gastos empresariales, no dejes de leer este artículo.
Tabla de contenidos
Tipos de gastos empresariales
Registro y seguimiento de gastos
Herramientas y software recomendados
Conceptos Básicos de Contabilidad para Autónomos
Cumplimiento de Obligaciones Fiscales
Usar softwares
Tipos de gastos empresariales
La legislación tributaria de España cuenta con definiciones que son específicas para cada uno de los gastos empresariales.
Cada uno de los gastos, podría estar alcanzado por percepciones, deducciones y definiciones impositivas que es importante conocer
Gastos deducibles vs. no deducibles
Lo primero que se tiene que saber identificar es cuáles son los gastos empresariales que pueden deducirse y cuáles no.
- Gastos deducibles: Pueden deducirse de la base imponible reduciendo los impuestos a pagar. Algunos de los gastos que son deducibles son los referenciados a los gastos de oficina y los gastos de viaje.
- Gastos no deducibles: Estos no pueden restarse de la base imponible, algunos de estos gastos son las sanciones y multas como así también los gastos de los empleados que no están vinculados con la actividad empresarial.
Ejemplos de gastos comunes
Existen una serie de gastos comunes para los autónomos que son importantes de considerar. Entre los principales gastos comunes para autónomos se encuentran:
- Transporte: Incluye el coste de combustible, mantenimiento del vehículo y otros gastos relacionados con los desplazamientos laborales.
- Suministros: Gastos en material de oficina, equipos tecnológicos y otros insumos necesarios para el desempeño del trabajo.
- Alquiler: Coste del alquiler de un espacio de trabajo, como una oficina o un local comercial.
- Herramientas: Adquisición y mantenimiento de herramientas específicas para la profesión.
- Formación: Gastos en cursos, talleres y otras formas de capacitación profesional.
Registro y seguimiento de gastos
Se cree de forma errónea que la correcta registración y el seguimiento de los gastos es una mera necesidad para llevar la presentación impositiva al día.
Sin embargo, los registros y sus seguimientos, también son necesarios para poder identificar cuáles son los gastos que pueda estar afectando la economía del trabajador autónomo y mejorar las finanzas en áreas que pueden ser “puntos de dolor”.
Importancia de llevar un registro detallado
Los registros contables tanto para los autónomos como para las empresas, es necesario para poder tener un riguroso control financiero. Su objetivo apunta a facilitar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales e impositivas pero también a identificar las áreas en donde se podrían reducir determinados costes.
Además, los registros contables detallados les dan una herramienta valiosa a los autónomos para justificar cada uno de los gastos ante una eventual auditoría fiscal.
Herramientas y software recomendados
En la actualidad, existen herramientas que estan enfocadas al seguimiento y el control de los gastos.
Las aplicaciones más conocidas para realizar estos procesos son: QuickBooks, Sage y N2F. ¿Sabías que estas plataformas te permitirán registrar facturas, realizar seguimientos de los gastos y emitir informes financieros?
Conceptos Básicos de Contabilidad para Autónomos
Comprendemos que para los trabajadores autónomos podría ser complicado tener el tiempo necesario para dedicarle a la contabilidad. Sin embargo, este es un ítem imprescindible para conseguir que su emprendimiento prospere o crezca.
Es por ello que conocer algunos aspectos básicos de la contabilidad hará que puedan aumentar el retorno de sus emprendimientos.
Ingresos y Gastos
Uno de los conceptos que impactan en las cuentas de resultado de la contabilidad, son las de ingresos y egresos; es decir ingresos y gastos.
Diferencia entre ingresos y gastos
Como puedes anticiparte, existe una gran diferencia entre los ingresos y los gastos. Estos dos conceptos son pilares dentro de cualquier tipo de contabilidad.
- Los ingresos: Son todas las entradas de dinero que recibe el autónomo por la prestación de sus servicios o venta de productos.
- Los gastos: Todas las salidas de dinero necesarias para llevar a cabo la actividad profesional. Es fundamental entender esta diferencia para mantener una contabilidad ordenada y precisa.
Cómo registrar ambos correctamente
Para registrar correctamente los ingresos y gastos, es vital mantener todos los comprobantes y facturas organizados.
Utilizar un software de contabilidad facilita este proceso, permitiendo la entrada de datos de manera sistemática y la generación de informes precisos.
Balance de Situación
Los balances de situación le permitirá conocer cuál es la situación financiera a un momento específico.
Qué es y cómo se estructura
El Balance de Situación es un estado financiero que muestra la situación económica y financiera del autónomo en un momento determinado. Se estructura en tres partes principales:
- Activos: Bienes y derechos que posee el autónomo.
- Pasivos: Deudas y obligaciones pendientes de pago.
- Patrimonio neto: Diferencia entre los activos y los pasivos, representando la riqueza neta del autónomo.
Importancia de tener un balance claro
Un balance claro permite al autónomo conocer su posición financiera exacta, tomar decisiones informadas y planificar estrategias a largo plazo. Es esencial para evaluar la salud financiera del negocio y asegurar su sostenibilidad.
Cuenta de Resultados
Definición y estructura
La Cuenta de Resultados es un documento contable que refleja el resultado económico de la actividad del autónomo durante un período específico. Se estructura en tres partes:
- Ingresos: Total de ingresos generados.
- Gastos: Total de gastos incurridos.
- Beneficios: Diferencia entre ingresos y gastos.
Cómo interpretar los resultados financieros
Interpretar la Cuenta de Resultados es esencial para entender la rentabilidad del negocio. Un análisis detallado permite identificar áreas de mejora, ajustar estrategias y asegurar un crecimiento sostenido.
Flujo de Caja
Importancia de gestionar el flujo de caja
El flujo de caja es el movimiento de dinero dentro y fuera del negocio. Gestionar adecuadamente el flujo de caja es crucial para asegurar que el autónomo pueda cumplir con sus obligaciones financieras y mantener la liquidez necesaria para operar.
Técnicas para mantener un flujo de caja positivo
Para mantener un flujo de caja positivo, es recomendable:
- Controlar los gastos: Reducir costes innecesarios.
- Aumentar los ingresos: Diversificar las fuentes de ingresos.
- Planificar el presupuesto: Establecer un presupuesto detallado y ajustarse a él.
- Anticipar pagos: Realizar proyecciones de pagos futuros y prepararse para ellos.
Cumplimiento de Obligaciones Fiscales
Impuestos para Autónomos
Explicación de los principales impuestos
Los autónomos en España deben cumplir con varias obligaciones fiscales, entre ellas:
- IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): Impuesto directo que grava los ingresos obtenidos.
- IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Impuesto indirecto que grava el consumo.
Cómo calcular y registrar los impuestos correctamente
Calcular y registrar los impuestos correctamente es fundamental para evitar sanciones. Utilizar un software contable puede facilitar este proceso, asegurando que todos los ingresos y gastos sean registrados adecuadamente y que los impuestos sean calculados con precisión.
Usar softwares
Recomendaciones y comparaciones de software contable
Utilizar un software contable puede simplificar enormemente la gestión financiera. Algunas opciones recomendadas para autónomos incluyen:
- QuickBooks: Ofrece funcionalidades completas para la contabilidad y la gestión de gastos.
- FreshBooks: Conocido por su facilidad de uso y excelente soporte al cliente.
- Xero: Popular por sus características avanzadas y su capacidad de integración con otras aplicaciones.
Software para gestionar los informes de gastos como N2F
Una de las herramientas más robustas para llevar informes detallados de los gastos es N2F. Este software es una integral que permite de forma dinámica archivar recibos de forma digital. Además, cuenta con una opción superadora para los procesos de autorización y los reembolsos de gastos y es homologado por la AEAT (Agencia Tributaria) por el archivado con valor probatorio.
Si eres un trabajador autónomo, N2F podría facilitar tus operaciones empresariales con una gestión de gastos única. Además, su interfaz intuitiva te permitirá, rápidamente, tener el control de cada uno de sus informes y, en poco tiempo, mejorar notablemente el control financiero de tu trabajo.
