En la actualidad, las empresas tienen como necesidad tener una rigurosa automatización de los procesos operativos. Esto, no sólo afecta a los procesos de compras, ventas, producción o servicios, sino que, además, a los circuitos de gastos y procesos contables.
La sistematización o automatización de procesos hacen que las rutinas de los recursos de las empresas sean más dinámicas y se minimicen los errores.
Este artículo te llevará a través de los conceptos básicos de la automatización, sus beneficios y las herramientas más eficaces disponibles en el mercado.
Comprender los conceptos básicos de automatización
Antes de adentrarnos en la automatización de procesos, es importante saber diferenciar cuál es la búsqueda de su aplicación y, a su vez, como esto podría beneficiar en la contabilidad empresarial y en la gestión económica/financiera.
Definición en el contexto de la contabilidad y la gestión financiera
Como definición, podemos aseverar que la automatización de procesos utiliza tecnologías de punta para automatizar tareas que podrían ser repetidas por los usuarios en sus cargas administrativas.
Una de las ventajas que podríamos encontrar con sistemas ERP de gestión son informes de gastos, procesos de líneas de producción, procesamiento de facturas y reconciliación de las cuentas contables.
Pero ¿Cómo puede un software de automatización de procesos mejorar la salud financiera de una empresa? Al contar con la sistematización de los procesos, los tiempos de los recursos humanos de la compañía permiten abocarse a actividades más estratégicas, mientras que los niveles jerárquicos pueden centrarse en las actividades de mayor valor.
Tipos de automatización: software de contabilidad, RPA, sistemas ERP, etc.
La automatización puede manifestarse de diversas maneras, incluyendo:
- Software de contabilidad: Herramientas como Xero, Sage y QuickBooks permiten gestionar cuentas y generar informes de gastos de manera automatizada.
- RPA (Automatización Robótica de Procesos): Robots de software que automatizan tareas repetitivas basadas en reglas predefinidas.
- Sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales): Plataformas integrales que agrupan diversas funciones empresariales, incluyendo la contabilidad, en un solo sistema.
Beneficios de la automatización en contabilidad
Implementar la automatización de procesos en contabilidad ofrece numerosas ventajas, desde la reducción del tiempo dedicado a tareas repetitivas hasta el aumento de la precisión en las operaciones financieras.
#1 – Reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y administrativas
Como ya hemos mencionado, la automatización de procesos les permite a las áreas contables y financieras dedicarles un mayor tiempo a tareas que agreguen valor. Al contar con herramientas que, por ejemplo, genere los asientos contables de forma automática, los contables podrás dedicarse a otras gestiones.
Esto no solo mejora la eficiencia, sino que optimiza el uso del tiempo y los recursos disponibles, lo cual es crucial para mantener la competitividad en el mercado.
#2 – Reducción de errores humanos
La automatización de los procesos administrativos ha dado muestra de que se reducen de manera notable la carga de datos. De esta manera, se consiguen extraer informes de gastos confiables para su análisis.
Para que una empresa pueda tomar decisiones estratégicas y en tiempo real es imperioso contar con informes que sean fiables y precisos.
#3 – Ahorro de costos operativos
La automatización de procesos disminuye los costos operativos al reducir la necesidad de intervención manual en procesos repetitivos. Esto se traduce en menores gastos laborales y operacionales, permitiendo a las empresas reinvertir esos ahorros en áreas más estratégicas.
#4 – Cumplimiento
Las herramientas automatizadas garantizan el cumplimiento de normativas contables y fiscales al actualizar y registrar automáticamente las transacciones y otros datos financieros. Esto es fundamental para evitar sanciones y mantener una buena reputación corporativa.
Con los softwares de gestión se pueden generar diferentes informes contables e impositivos. Esto es muy celebrado por los contadores ya que se evitan las cargas de los TXT en las aplicaciones de las entidades de recaudaciones.
Herramientas de automatización
Al haberse convertido en herramientas estratégicas para cualquier empresa, los software de gestión de han multiplicado en todo el mundo.
No se trata solamente de una mera simplificación de las tareas operativas sino que, además, de la posibilidad de optimizar la eficacia y eficiencia operativa.
Softwares contables: Xero, Sage, QuickBooks
Existen 3 herramientas que son muy utilizadas en las sistematizaciones de los procesos empresariales:
- Xero.
- Sage.
- QuickBooks
Estas plataformas permiten una gestión integrada de cuentas, la generación de informes de gastos y la automatización de tareas administrativas.
- Xero: es uno de los más utilizados por su gran capacidad de integrar aplicaciones de terceros y ofrecer una visibilidad completa de las finanzas de la empresa en tiempo real.
- Sage: es otra potente herramienta de contabilidad que destaca por su adaptabilidad y personalización, permitiendo a las empresas medianas y grandes gestionar sus finanzas con precisión. Sage ofrece funciones avanzadas como la gestión de nóminas, control de inventarios y la elaboración de presupuestos, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas basadas en datos precisos.
- QuickBooks, por su parte, es popular entre las pequeñas y medianas empresas debido a su interfaz intuitiva y su robusta funcionalidad. QuickBooks permite la sincronización bancaria automática, el seguimiento de ingresos y gastos, y la elaboración de informes financieros detallados. Además, ofrece una amplia gama de integraciones con otras aplicaciones empresariales, lo que lo convierte en una solución flexible y escalable para negocios en crecimiento.
Estas tres herramientas no solo mejoran la eficiencia contable sino que también ayudan a mantener un control financiero riguroso y actualizado, vital para la salud económica de cualquier empresa.
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