La Belgique s’apprête à vivre une transformation majeure dans le domaine de la facturation. En effet, dès le 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cette réforme, alignée sur les normes européennes, soulève toutefois de nombreuses questions et inquiétudes quant à sa mise en œuvre.
Pas de panique, lisez notre article et découvrez tous nos conseils pour vous préparer dès maintenant à adopter la e-facturation et à tirer parti de tous ses bénéfices pour votre entreprise !
Réforme de la facturation électronique en Belgique : le guide complet
Qui est concerné par cette réforme ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique seront concernées par cette obligation de facturation électronique. Cela inclut les petites, moyennes et grandes entreprises, ainsi que les indépendants et les professions libérales.
Calendrier de mise en place
La facturation électronique deviendra obligatoire en Belgique selon le calendrier suivant :
- Depuis le 1er mars 2024 : obligation pour les entreprises répondant à des marchés publics fédéraux d’émettre des factures électroniques, quel que soit le montant du contrat. Pour les autres marchés publics, l’obligation s’applique aux contrats d’une valeur supérieure ou égale à 3 000 euros (HTVA).
- 1er janvier 2026 : obligation étendue à toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées pour les transactions B2B. Les factures B2C ne sont pas concernées par cette obligation.
Quelles sont les factures concernées ?
Toutes les factures émises dans le cadre de transactions commerciales entre entreprises (B2B) seront concernées par cette réforme. Cela inclut :
- Les factures de vente
- Les factures d’achat
- Les avoirs
- Les notes de crédit.
Les factures destinées aux particuliers (B2C) ne sont pas concernées par cette obligation, mais peuvent être émises sous forme électronique si les deux parties sont d’accord.
Quels sont les bénéfices de la réforme de la e-facturation en Belgique ?
#1 – Alignement sur la norme européenne
La réforme de la facturation électronique en Belgique s’inscrit dans le cadre de la directive européenne 2014/55/UE, visant à harmoniser les pratiques de facturation électronique au sein de l’Union européenne. Cette harmonisation vise à faciliter les échanges commerciaux transfrontaliers et à renforcer la compétitivité des entreprises européennes.
#2 – Amélioration de la traçabilité des factures
La e-facture permet de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures tout au long de leur cycle de vie. Grâce à des formats structurés et des signatures électroniques, il est plus difficile de falsifier ou de perdre une facture électronique.
#3 – Simplification des processus
La dématérialisation des factures facilite grandement leur suivi, leur traitement et leur paiement. Fini les tâches manuelles fastidieuses, les erreurs de saisie et les retards de paiement.
Les factures électroniques peuvent être injectées automatiquement dans les systèmes comptables et ERP afin d’accélérer les processus et de réduire les coûts de traitement.
#4 – Optimisation des déclarations fiscales
Les données des factures électroniques peuvent être extraites et transmises plus simplement aux autorités fiscales, simplifiant et automatisant ainsi la déclaration de TVA.
Facturation électronique en Belgique : comment s’y conformer ?
Formats et normes
La facturation électronique en Belgique repose sur des formats et des normes spécifiques pour garantir l’interopérabilité et la sécurité des échanges.
Les factures électroniques doivent être émises dans un format structuré, et respecter la norme européenne EN 16931. Les formats peuvent être :
- XML
- UBL (Universal Business Langage)
- CII (Cross Industry Invoice).
Norme Peppol
La norme Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est le réseau d’échange privilégié pour la transmission des factures électroniques en Belgique.
Ce réseau sécurisé permet aux entreprises d’échanger des factures électroniques avec leurs partenaires commerciaux et les entités publiques de manière fiable et standardisée.
Plateforme Hermes
La plateforme Hermes, mise en place par le gouvernement belge, facilite grandement la transition vers la facturation électronique. Elle permet aux entreprises d’envoyer des factures électroniques structurées à tous leurs clients belges, même ceux qui ne sont pas encore équipés pour les traiter automatiquement.
Concrètement, Hermes agit comme un pont entre les différents systèmes. Si le destinataire peut recevoir des factures électroniques structurées via le réseau Peppol, Hermes les lui transmettra directement dans ce format. Si le destinataire n’est pas encore prêt, Hermes convertira automatiquement la facture en un fichier PDF et l’enverra par e-mail.
Grâce à Hermes, les entreprises peuvent donc utiliser un seul canal d’envoi pour toutes leurs factures, quel que soit le niveau de maturité numérique de leurs clients. Cela simplifie considérablement la gestion de la facturation et accélère l’adoption de la facturation électronique à l’échelle nationale. De plus, la plateforme Hermes dispose d’un portail web permettant aux expéditeurs et aux destinataires de suivre le transit de leurs factures en toute transparence.
Pour utiliser Hermes, l’expéditeur doit être capable d’émettre des factures électroniques structurées conformes à la norme européenne et au modèle Peppol.
Plateforme Mercurius
Mercurius est la plateforme centrale de réception des factures électroniques destinées aux entités publiques belges. Elle agit comme une salle de courrier électronique en assurant la transmission sécurisée des factures entre les entreprises et les administrations.
- Mercurius réceptionne les factures électroniques émises par les fournisseurs via le réseau Peppol et les met à disposition des entités publiques destinataires.
- Elle prend également en charge l’acheminement des documents de réponse (approbation ou rejet des factures) et des bons de commande électroniques.
Grâce à Mercurius, les entités publiques peuvent centraliser la réception et le traitement de leurs factures électroniques, quel que soit le logiciel de facturation utilisé par leurs fournisseurs. Cela simplifie considérablement la gestion des factures et accélère les délais de paiement.
Mercurius dispose également d’un portail web où les fournisseurs peuvent :
- Consulter la liste des factures envoyées aux entités publiques.
- Émettre manuellement des factures ou des notes de crédit, si leur logiciel de facturation n’est pas encore compatible avec Peppol.
Les entités publiques peuvent quant à elles utiliser le portail pour suivre l’état d’avancement du traitement de leurs factures et répondre aux questions de leurs fournisseurs.
🔎 Pour envoyer une facture à une entité publique belge, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation compatible avec Peppol. Si ce n’est pas possible, la facture peut être saisie manuellement sur le portail Mercurius.
L’accès au portail Mercurius se fait via une carte d’identité électronique pour les représentants légaux des entreprises ou via un rôle de « Responsable de facturation » attribué par l’entreprise.
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