La pandémie de Covid-19 a modifié l’organisation du travail. Si l’économie a été ralentie, bon nombre de processus ont été accélérés par cette crise. Le contexte sanitaire s’accompagne de nouvelles habitudes de travail, et les entreprises ont vu la nécessité de s’équiper d’outils de gestion des dépenses. Dans cet article, découvrez 3 grandes raisons d’adopter la dématérialisation des notes de frais !
Pour répondre à la nécessité du télétravail
Jusque début 2020, le télétravail était loin d’être la norme en France. Les réticences étaient présentes tant du côté du management que des employés eux-mêmes. Mais lorsque la pandémie de Covid a déferlé sur l’Hexagone au printemps 2020, le choix n’était plus permis. Confinés chez eux, des millions de Français ont essayé le télétravail et l’ont adopté. La preuve, les gains de productivité seraient de 22%. À tel point que cette organisation survivra à la crise sanitaire et sera plus courante en entreprise qu’avant la crise du Covid-19.
Dans un contexte où il n’est plus possible de passer au bureau quand on le souhaite, les systèmes de gestion des dépenses ont dû s’adapter. En effet, comment gérer les notes de frais lorsque la remise en main propre n’est plus possible ? Comment traiter les demandes à distance ? Désormais, les employés ont besoin d’avoir accès à l’ensemble des outils de gestion des dépenses directement depuis chez eux.
Pour répondre à la nécessité du tout numérique
Qui dit crise sanitaire et télétravail, dit également digitalisation des activités. Le processus était déjà enclenché avant l’apparition du Covid. Depuis 2020, les dispositifs se multiplient pour faire passer les entreprises au tout numérique. Le recours à une application de gestion des dépenses permet d’éviter les transmissions manuelles et les erreurs, pertes et autres risques associés.
Le 28 décembre 2019, quelques mois avant le premier confinement, la Loi de Finances 2020 est publiée. L’article 153 rend les factures fournisseurs électroniques obligatoires dès 2023. D’ici 2025, l’obligation sera étendue à l’ensemble des échanges B2B. S’équiper dès aujourd’hui d’outils de gestion des dépenses, c’est prendre le virage numérique. Et anticiper pour répondre aux évolutions législatives à venir.
Pour répondre à la nécessité d’être réactif auprès de ses collaborateurs
Le télétravail et la digitalisation de l’économie, accélérés par le Covid, s’accompagnent d’une autre nécessité. Celle d’être plus réactif auprès de ses collaborateurs. Alors que tout le monde travaille à distance en utilisant des outils adaptés et dématérialisés, les processus sont plus rapides.
Plus productifs, les collaborateurs sont légitimes à attendre cette même réactivité de la part des autres services de l’entreprise. En particulier pour le traitement et le remboursement de leurs notes de frais. Il s’agit de régler rapidement des factures reçues et entièrement traitées à distance. Sans système dédié, la gestion s’avère complexe. L’application de gestion de notes de frais N2F répond à ce besoin de traitement rapide.
N2F, la solution sur mesure de gestion des dépenses
Solution complète, l’application de gestion de notes de frais s’adapte aux besoins des entreprises souhaitant optimiser le traitement de leurs notes de frais :
- Un accès à distance compatible avec le télétravail ;
- Une solution 100 % numérique ;
- Un système réactif et intuitif, mis à jour en temps réel.
Avec N2F, les collaborateurs peuvent gérer leurs notes de frais directement depuis leur smartphone. Il suffit de prendre en photo le justificatif de dépense (une facture ou un ticket de caisse). L’application détecte les données pertinentes et génère d’elle-même la note de frais à transmettre au service comptable. Tout est géré depuis l’application.
Contre toute attente, le Covid et la marche forcée de 2020 ont apporté leur lot de bonnes surprises. Sans télétravail imposé et bouleversement de l’organisation et des habitudes de travail, les entreprises n’auraient pas évolué si vite. Des évolutions qui sont loin d’être provisoires et qui deviennent déjà les habitudes de demain.
