Directeur Commercial et des Partenariats chez N2F, Bertrand Muth accompagne toutes les entreprises et leurs filiales sur les marchés de la zone francophone (France, Belgique et Suisse), en Italie ainsi qu’en zone DACH (Allemagne, Autriche, Suisse). Il nous présente dans cet article la solution N2F et ses avantages pour les entreprises.
Bertrand, à quoi sert N2F concrètement ?
N2F est une solution de dématérialisation et de digitalisation des notes de frais. Elle permet de gérer le traitement de ces documents tout en faisant gagner du temps aux collaborateurs et aux services comptables.
Comment se passe le processus de notes de frais sans N2F ? Un collaborateur en déplacement va collecter ses justificatifs papier (note de restaurant, tickets de carburant, de péage, etc.) puis renseigner les informations demandées sur un tableau Excel qu’il transmettra ensuite à son manager. De manière générale, cette tâche prend 1 heure par mois. Puis son manager approuve le décompte des dépenses sous forme de note de frais et le transfère au service comptabilité. Ce dernier vérifie la cohérence entre les pièces justificatives et la note, puis procède au remboursement du collaborateur après avoir comptabilisé les informations dans son système informatisé. Depuis la réalisation de la note de frais jusqu’au remboursement, le processus peut prendre plusieurs semaines.
Avec N2F, votre collaborateur n’a qu’à prendre en photo son justificatif depuis son smartphone ; grâce au scan intelligent, seules quelques secondes sont nécessaires pour extraire les informations essentielles de la facture (montant TTC, HT, date, etc.) et envoyer la note au service comptable !
Quelles sont les difficultés des entreprises que vous rencontrez ?
La plupart des entreprises que nous rencontrons ont naturellement digitalisé certaines tâches, comme la réception des factures d’achats. Néanmoins, la gestion des notes de frais reste encore manuelle. Nos prospects souhaitent digitaliser ce process lourd et fastidieux, mais aussi passer d’un archivage des justificatifs de notes de frais papier à un archivage électronique.
Un autre point que relèvent les entreprises porte sur leur volonté de se conformer aux règlementations fiscales et sociales. Les services comptables sont contraints de passer beaucoup de temps pour vérifier que chaque note de frais est justifiée au regard de ces exigences, y compris pour se prémunir de tout contrôle URSSAF. Or, à raison d’une trentaine à une cinquantaine de notes à vérifier par jour, en plus de leurs tâches quotidiennes, les comptables sont vite débordés. Sans compter que les justificatifs ne sont pas toujours bien lisibles, rendant la tâche encore plus dure.
Par ailleurs, lorsque l’on travaille avec des justificatifs et du traitement manuel, il est très compliqué de s’assurer qu’il ne s’agit pas d’un doublon d’une note déjà traitée ou que le collaborateur ne tente pas de frauder. Une des fraudes les plus connues est celle du salarié qui produit une copie d’un justificatif (de carburant par exemple) déjà utilisé pour une note de frais et essaye de la représenter le mois suivant. Les comptables ne sont pas en mesure de détecter la fraude avec un traitement uniquement manuel.
Pour résumer, les entreprises qui viennent nous voir souhaitent gagner du temps en optimisant le temps de saisie des notes de frais, simplifier le traitement par le service comptabilité, disposer de moyens de contrôles efficaces et bénéficier d’un meilleur suivi des budgets.
Quelles solutions concrètes leur apportez-vous avec N2F ?
N2F apporte un flux de digitalisation des notes de frais. L’application suit le collaborateur dans ses déplacements et lui permet de saisir au fil de l’eau ses dépenses et de scanner ses justificatifs. Ceux-ci seront automatiquement archivés sur les serveurs N2F pendant 10 ans afin de répondre aux exigences en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Pour le manager et le service comptable, le gain de temps est évident : en quelques secondes, ils reçoivent la note de frais et le justificatif qui va avec. L’outil détecte les doublons et les incohérences avec les règles de la politique de notes de frais de l’entreprise. Les services comptables divisent leur temps de traitement par 4 voire 6 dans certains cas !
Par ailleurs, si l’on reprend la problématique des fraudes, N2F a mis en place un indice de confiance.
Comment l’utiliser ? L’application va traiter un justificatif et rentrer les informations essentielles dans une note digitalisée. Si certaines données sont entrées directement par le collaborateur ou qu’il modifie des données automatiquement reconnues, l’indice de confiance sera dégradé, ce qui alertera les comptables d’être un peu plus vigilants sur les vérifications de cette note. En revanche, si l’application reconnait toutes les informations, l’indice de confiance restera à son maximum, déchargeant ainsi les comptables de vérifications supplémentaires.
Quels sont les points forts de N2F ?
N2F permet aux entreprises de remplacer leurs flux papier en flux électroniques, elle offre un archivage électronique de tous les justificatifs, détecte les tentatives de fraude et aide les entreprises à se conformer aux exigences règlementaires en vigueur.
Mais ce qui distingue notre solution de ses concurrents est l’analyse des données. Les services administratifs peuvent retrouver dans notre outil, des tableaux de bords avec les encours des montants des notes de frais à payer. Des informations précieuses au moment des clôtures mensuelles ou annuelles !
Les services achats peuvent également utiliser les données récoltées sur N2F pour négocier avec des hôtels, par exemple s’ils constatent que leurs collaborateurs se rendent toujours au même endroit lors de leurs déplacements.
Pourquoi recommandez-vous l’application N2F ?
Au-delà de la simplicité de l’outil en lui-même et des apports indéniables pour nos clients, j’aime souligner l’importance de la satisfaction client qui anime chaque service de N2F. D’ailleurs nous avons d’excellents retours sur ce point.
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Par ailleurs, N2F réussit à s’adapter aux besoins de ses clients. Par exemple, une entreprise que nous accompagnons, a souhaité déployer la solution auprès de ses filiales hors des frontières européennes. Nos équipes ont réalisé la migration en quelques mois à peine.
Effectivement, l’outil N2F est créé pour s’adapter aux besoins des entreprises, quelle que soit leur taille. Ainsi, en cas de filiales sur différents pays, l’application prend en charge les taux de change ou encore de TVA. Enfin, N2F est un outil polyglotte puisqu’il est disponible dans 11 langues.
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