S’il y a bien une chose que 2020 nous aura appris, c’est qu’il est indispensable pour une entreprise d’être réactive et de savoir s’adapter si les circonstances changent. Et c’est là que la digitalisation des RH entre en jeu car elle permet d’avoir accès à une multitude d’informations nécessaires au fonctionnement de l’entreprise depuis partout. Le but ? Continuer à la faire fonctionner au maximum de ses capacités même en temps de crise.
Le second intérêt d’une transition digitale au sein des RH d’une entreprise, c’est l’augmentation de la productivité en permettant de gérer plus efficacement un volume de données toujours plus important. En effet, en digitalisant certaines taches chronophages, vous libérerez du temps précieux à vos employés pour qu’ils se consacrent à leur cœur de métier.
Vous vous demandez comment aborder un tel changement au sein de votre entreprise ? Nous vous donnons quelques pistes de réflexions pour la préparer à un tel changement.
Avantages et dangers de la digitalisation de ses RH
Les avantages
Digitaliser les RH apporte de nombreux avantages pour tous les services d’une entreprise. Cette évolution permet notamment d’améliorer les processus et a un impact très positif sur la qualité de vie au travail notamment en facilitant le télétravail en rendant le poste de travail d’un employé accessible à distance.
Par exemple, cela peut permettre au service RH de gérer les congés plus efficacement ou alors au service comptabilité de valider les notes de frais plus rapidement en utilisant une application de gestion de notes de frais telle que N2F.
De façon plus générale, la digitalisation va permettre d’améliorer la communication entre les employés en mettant en place des systèmes leur permettant de rapidement échanger des informations. En outre, cela contribuera aussi à diminuer les erreurs de saisie et les oublis.
N’hésitez pas à consulter notre article sur les enjeux de la digitalisation des services RH si vous souhaitez approfondir.
Les dangers
Cependant, pour tous les avantages qu’elle présente, la digitalisation n’est pas sans risque sur lesquels il faut rester vigilant. Par exemple, avec l’accessibilité à distance à son poste de travail, un employé pourrait avoir la sensation de ne plus avoir de vie privée avec la possibilité d’être contacté 24h/24.
Il est également nécessaire d’être attentif à ce que la digitalisation soit un support pour l’entreprise, mais qu’elle n’en dépende pas. Il faut notamment veiller à ce que la technologie n’implique pas une perte des connaissances, afin que l’entreprise puisse aussi continuer à fonctionner si la machine tombe en panne. Enfin, il faut aussi s’assurer que la digitalisation n’entraîne pas une déshumanisation de l’entreprise où tout serait régi par une machine sans sentiment qui ne fait pas de différences entre les personnes et ne sait pas s’adapter à certaines situations spécifiques.
Répondre aux inquiétudes de vos employés
En abordant une transition digitale pour les RH de votre entreprise, vous allez créer une atmosphère de doute et d’inquiétude parmi vos employés.
En effet, la digitalisation d’une entreprise est souvent associée à la destruction des emplois. Nous nous rappelons tous des débats qu’avaient entraîné la création des caisses automatiques dans les grandes surfaces, qui ont réduit le nombre de postes d’hôtesses de caisse. Vos employés vont eux aussi craindre pour leur poste.
Pourtant, une étude menée récemment en Allemagne montre que cette inquiétude est sans fondement. Cette étude a été menée sur des grandes entreprises fortement digitalisées et démontre que 62% de ces entreprises avaient ouvert de nouveaux postes.
Vos employés vont également craindre de perdre leur valeur au sein d’une entreprise qui se digitalise, avec la crainte de ne plus apporter de valeur ajoutée. Pour les rassurer, présentez-leur clairement vos projets concernant leur poste et comment vous souhaitez le faire évoluer.
L’impact sur les tâches de chacun et le fonctionnement de l’entreprise
Avec la digitalisation des RH, ce sont les tâches de chacun de vos employés qui vont être affectées et modifiées, et par conséquent, l’organisation complète du fonctionnement de l’entreprise.
Chaque employé verra ses tâches évoluer et montera en compétence sur son poste pour effectuer des missions avec une meilleure valeur ajoutée, potentiellement plus gratifiante pour lui. Cependant, pour que cette transition se passe sans accroc, il appartient à l’employeur d’accompagner au mieux son employé, en lui proposant les formations adaptées à l’évolution de son poste. Au bout du compte, chaque parti bénéficie de cette évolution. L’employeur gagne en productivité et l’employé se débarrasse de certaines tâches parfois ingrates pour gagner de nouvelles compétences et se focaliser sur le cœur de son métier.
A plus grande échelle, c’est le fonctionnement complet de votre entreprise qui va être impacté par la digitalisation des RH. Avec la montée en compétences de vos employés, combinée à une communication plus efficace entre les différentes équipes et services, votre société se dirigera sur une organisation qui sera plus horizontale, où chacun a son rôle à jouer dans le fonctionnement de l’entreprise.
Enfin, avec la digitalisation, de nouvelles problématiques vont devoir être prises en compte, comme la gestion de la sécurité des informations, le fonctionnement en terme juridique du télétravail ou encore trouver la place d’un manager dans ce nouveau type de fonctionnement.
La digitalisation des RH d’une entreprise, si elle apporte de nombreux bénéfices, doit malgré tout être un projet mûrement réfléchi, en anticipant au maximum les retombées de chaque changement sur l’entreprise et ses employés.
Tous les process et toutes les habitudes seront chamboulés et il est indispensable que chacun soit accompagné au mieux dans cette transition pour qu’elle soit la plus indolore possible. L’employeur doit avant tout réfléchir si de tels changements sont possibles pour son entreprise et dans quelle mesure ces changements pourraient améliorer sa productivité.
