PME, ne passez pas à côté de la digitalisation de votre entreprise ! Si la crise sanitaire a largement contribué à la transition numérique, en forçant les PME à s’équiper d’outils de collaboration professionnelle, tout le monde n’a pas encore franchi le cap. Se digitaliser, c’est pourtant un excellent moyen pour gagner en productivité en allégeant vos salariés de tâches à faible valeur ajoutée, tout en optimisant vos processus internes afin de réaliser des économies. On vous dit comment dans cet article.
Augmenter sa performance et son chiffre d’affaires par la digitalisation
Quand on évoque la digitalisation, on pense souvent aux économies réalisées. Et c’est un fait, la transformation digitale d’une PME permet d’effectuer des gains concrets, le plus souvent lissés dans le temps.
Assez rapidement néanmoins, les entreprises qui se digitalisent constatent une augmentation de leur performance et de leur chiffre d’affaires. Par exemple, selon une étude de Ricoh Europe, les employés européens interrogés estiment qu’un meilleur accès à la technologie pourrait leur faire gagner jusqu’à 3,5 jours de temps par mois.
Un bilan qui s’explique très bien par le fait que la digitalisation permet avant tout d’automatiser les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée mais aussi d’optimiser l’ensemble des process afin de les rendre plus efficaces. De fait, les salariés libérés d’une partie de leurs obligations peuvent mettre davantage leur expertise au service de missions complexes augmentant ainsi leur rentabilité.
Comment l’agilité digitale vous fait-elle faire des économies ?
Même si elle peut représenter un coût relativement important au départ, la digitalisation des PME permet rapidement aux entreprises de réaliser des économies substantielles et ce, de plusieurs manières :
- Gain de temps : comme nous l’avons vu précédemment, l’automatisation d’une partie des tâches octroie du temps supplémentaire aux salariés pour travailler sur des missions à plus fort enjeu stratégique.
- Meilleure adaptabilité grâce à des outils flexibles : la transformation digitale passe par le choix d’outils adaptés à l’activité de l’entreprise et surtout capables d’évoluer selon les besoins de l’organisation.
- La scalabilité des outils numériques : le changement d’échelle d’une entreprise entraine souvent de lourdes dépenses pour adapter l’environnement fonctionnel de cette dernière. La digitalisation implique l’utilisation d’outils et de process facilement adaptables aux changements d’échelle.
Digitalisation : les bonnes pratiques à suivre dans votre PME
Optimiser les budgets informatiques
La digitalisation s’est accompagnée d’une offre foisonnante de logiciels. Pour éviter de s’éparpiller (et de constater des problèmes d’intégration et de sécurité), il est nécessaire de bien formaliser vos besoins et votre budget, quitte à définir plusieurs phases dans la transformation digitale.
Attention notamment à ne pas vous focaliser sur les solutions CRM, SIRH et BI les plus populaires. Ces dernières ne répondent pas nécessairement à vos besoins, et risquent donc être sous-exploitées, ce qui peut s’avérer rapidement onéreux pour l’entreprise. Prenez donc le temps de comparer chaque outil.
Digitaliser les processus internes
Quels que soient les processus (recrutement, facturation, etc.) que vous souhaitez digitaliser au sein de votre PME, il existe forcément des solutions adaptées.
Pour les factures, par exemple, la dématérialisation vous permettra de réduire le temps de validation et de vérification mais aussi le coût d’impression et d’envoi.
La digitalisation des fiches de paie et des contrats vous aide à limiter voire supprimer les coûts d’envoi tout en limitant la place de stockage. En effet, l’archivage est un point important de la digitalisation. Celui-ci peut désormais s’effectuer sur un cloud et non plus de manière physique, ce qui permet de gagner de la place et donc de diminuer vos loyers.
Pour finir, la digitalisation de la gestion des stocks permet une réduction importante des coûts. En adoptant le bon outil digital, vous visionnez en temps réel le nombre de produits en stocks, le nombre de commandes, les stocks à écouler en priorité, etc. Vous gagnez en temps et en efficacité.
Réduire le temps de traitement des notes de frais
La gestion des notes de frais fait également partie des tâches les plus chronophages et donc les plus coûteuses au sein d’une entreprise. La digitalisation permet de réaliser des économies substantielles. Par exemple, la fraude aux notes de frais coûte 747 euros par salarié par an. S’appuyer sur un système de détection automatique de la fraude intégré à une solution digitale dédiée aux notes de frais vous évite les négligences, les oublis et le détournement intentionnel.
De plus, la moitié des dépenses est éligible à récupération de la TVA. A un taux moyen de 13 %, les entreprises n’en récupèrent en moyenne que 7,6 %. En ayant recours à un logiciel de gestion de notes de frais, vous automatiserez le recouvrement de la TVA au regard des taux en vigueur, sans avoir à vous lancer dans de fastidieux calculs.
La dernière tâche que vous pouvez digitaliser et sur laquelle vous pouvez faire des économies est le décompte du nombre de Tickets restaurant. Pour bénéficier d’un Ticket restaurant, un salarié doit travailler sur une journée entière et régler lui-même son déjeuner, selon les règles de l’URSSAF. Au cas où vos salariés déclareraient des notes de frais de repas, vous devrez les régulariser : soit en retenant la part patronale des titres reçus en trop sur leurs fiches de paie, soit en retirant autant de titres sur les prochains Tickets restaurant octroyés. Avec un ticket moyen de 7,50 euros, il est ainsi possible d’économiser entre 30 et 100 euros par mois et par salarié.
N2F permet de compléter la transformation de votre PME en digitalisant la gestion et le contrôle des notes de frais de vos collaborateurs. Grâce à cette solution, vous réduisez le temps passé, évitez les fraudes et les erreurs et réalisez des économies réelles et immédiates. Demandez un essai gratuit.
