La digitalisation était — il y a peu de temps encore — une voie possible pour les entreprises souhaitant axer leur business model sur les nouvelles technologies. Aujourd’hui, la transformation numérique n’est plus perçue comme une option pour les entreprises, mais plutôt comme un impératif afin de s’adapter aux demandes des clients et salariés. Ce constat s’est notamment renforcé avec l’arrivée de la Covid-19 qui a rendu nécessaire l’utilisation de nombreux outils numériques pour continuer tant bien que mal de travailler… Pour beaucoup d’entreprises, ce fut également l’occasion de découvrir les nombreux avantages et opportunités que représente la transformation digitale.
La digitalisation : une occasion de créer et de renforcer le lien social
Certains craignent une dégradation des rapports sociaux face à la multiplication des plateformes de partage et des visioconférences au détriment des réunions en présentiel. Certes, le rapport humain est quelque modifié entre une réunion en visioconférence et une réunion en présentiel. Cependant, d’autres avantages sont à noter grâce à la transformation numérique du modèle économique d’une entreprise.
Ainsi, avec des outils informatiques tels que Zoom ou bien encore Skype, de nombreuses entreprises ont pu étendre leur effectif de collaborateurs au-delà des proches horizons de l’entreprise. Plusieurs salariés et collaborateurs peuvent ainsi échanger en direct via visioconférence tout en étant à plusieurs centaines voire plusieurs milliers de kilomètres les uns des autres.
Par conséquent, loin de réduire les liens entre les collaborateurs d’une entreprise, la digitalisation permet au contraire de créer et de renforcer des relations professionnelles par le biais d’outils informatiques.
Les différents collaborateurs et salariés d’une entreprise pourront ainsi participer activement à la croissance de l’entreprise grâce à des plateformes de partage conçues et adaptées pour le travail à distance. Les outils comme Slack se démocratisent ainsi au sein des entreprises et permettent d’avoir un historique des différents échanges entre collaborateurs afin de ne plus manquer une seule information importante. Gain de temps et convivialité sont donc au rendez-vous grâce à la digitalisation.
En outre, dans une optique de pur management, la transition numérique permet de fédérer davantage de collaborateurs dans la réalisation d’un projet commun. La possibilité d’échanger en temps réel sans être pénalisé par des horaires ou des lieux trop restreints permet à chacun de trouver sa place dans la réussite d’un projet commun. Salariés et collaborateurs d’une entreprise présentent donc une plus forte implication grâce à ces outils informatiques de partage. La digitalisation se présente donc aujourd’hui comme une approche complémentaire indispensable au modèle économique classique reposant sur des rapports en présentiel.
La digitalisation : augmenter exponentiellement sa visibilité sur le web
Le premier réflexe pour beaucoup d’entre nous au moment de choisir un prestataire ou un artisan est de vérifier les avis publiés sur l’entreprise auprès de différents forums, sites comparatifs et réseaux sociaux.
Pour tous ceux qui pensaient mettre à l’abri leur entreprise des éventuelles critiques sur internet en prenant soin de ne créer aucun site internet ou page sur les réseaux sociaux, la déception peut s’avérer grande. En effet, même si une entreprise ne prend pas l’initiative d’être représentée sur le web, cela n’empêchera nullement les consommateurs et autres collaborateurs de partager leurs avis, plus ou moins objectifs, sur l’entreprise en question. Pire, une entreprise qui refuse la transition vers le numérique risque d’être pénalisée à cause d’une image rétrograde et d’une absence de visibilité sur internet.
Or, la visibilité sur internet est aujourd’hui primordiale pour la croissance d’une entreprise et ceux quel que soit le domaine d’activité et la cible de clients visée.
En outre, en programment une nouvelle conduite du changement vers le numérique, les collaborateurs de l’entreprise pourront prendre parti à cette digitalisation. Qui de mieux que les collaborateurs et salariés de l’entreprise pour parler des valeurs et du dynamisme de l’entreprise chez laquelle ils occupent un poste. En effet, aujourd’hui les salariés et les collaborateurs ont pour réflexe de mentionner l’entreprise qui les emploie sur leur profil Facebook, LinkedIn, etc. Indirectement, cela contribue à l’e-réputation de l’entreprise.
Au-delà de l’e-réputation sur les différents réseaux sociaux et forums, une entreprise a également tout intérêt à créer un site web lui permettant de présenter son offre de produits ou de services, ainsi que les valeurs qu’elle souhaite véhiculer. Le site internet pour une entreprise représente un support numérique où l’entreprise peut entièrement contrôler sa ligne éditoriale et ainsi maîtriser sa visibilité et sa e-réputation.
La digitalisation : des outils adaptés à l’usage digital de chacun
De nombreux outils ont été conçus et développés pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Certains de ses outils informatiques et logiciels sont devenus quasiment indispensables aux entreprises tant le gain de temps et donc d’argent peut être conséquent.
Parmi ces outils informatiques devenus indispensables figurent en bonne place les logiciels et applications de gestion de notes de frais. N2F application de gestion de notes de frais permet notamment de simplifier la création et l’export des notes de frais au service comptable d’une entreprise.
En effet, la gestion des notes de frais était jusqu’à peu perçue comme une tache rébarbative et source d’erreurs aussi bien du côté du service comptable d’une entreprise que des salariés. Un salarié qui souhaite se voir rembourser ses frais professionnels par son employeur doit rédiger une note de frais comprenant le montant, la date et la nature de la dépense ainsi qu’un justificatif de cette dépense (ex. : reçu).
Avec l’application N2F pour la gestion des notes de frais, un salarié n’aura qu’à prendre en photo le reçu sur son smartphone via l’application. L’application pourra ainsi générer automatiquement la note de frais et l’envoyer au service comptable de l’entreprise employant le salarié. Le salarié pourra également vérifier en temps réel le traitement de sa note de frais par l’entreprise. Du côté du service comptable de l’entreprise, l’utilisation de l’application N2F pour la gestion des notes de frais représente un gain de temps conséquent. Le service comptable pourra ainsi recevoir en temps réel les notes de frais provenant des salariés. Les retranscriptions des écritures comptables relatives aux notes de frais sont donc limitées, ce qui limite par la même occasion le risque d’erreurs.
