Plus une entreprise a une taille significative, et plus il est difficile de contrôler chaque dépense engendrée par vos collaborateurs, au nom de votre société. Pourtant, il est essentiel pour le bien-être de votre entreprise que ces dépenses soient raisonnées et maîtrisées. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à superviser les dépenses en notes de frais effectuées au sein de votre entreprise.
Définissez un budget maximum par type de dépense
Pour éviter les excès et que chacun sache à quoi s’en tenir, nous vous conseillons d’encadrer les dépenses de notes de frais en déterminant des seuils que vos commerciaux ne pourront dépasser. Pensez donc à établir des plafonds pour chaque type de dépenses : frais de transport, frais d’hébergement, frais de repas, achat de matériel. Ainsi, vos collaborateurs auront une ligne de conduite claire à suivre, et vous n’aurez plus de mauvaise surprise sur leurs dépenses en notes de frais.
Mettez en place un document unique de notes de frais
Pour faciliter le travail des équipes chargées d’effectuer la vérification des notes de frais, nous vous conseillons de fournir à vos commerciaux un document unique de rapport de note de frais où ils complèteront rapidement les éléments nécessaires à la vérification.
Si vous n’êtes pas équipé d’un logiciel de gestion des notes de frais, c’est souvent Excel qui est privilégié pour éditer ce document. Si vous avez besoin d’être guidé dans sa création, nous avons créé pour vous aider un modèle de notes de frais Excel.
Nous vous conseillons d’indiquer dans ce document quels sont les justificatifs nécessaires à fournir et d’imposer un délai limite pour demander un remboursement de notes de frais. Ainsi, vous n’aurez pas à perdre de temps à courir après les reçus et autres justificatifs.
Renforcez vos processus d’approbation
Lorsqu’un manager valide une note de frais, il engage sa propre responsabilité. Une double approbation pourrait alors être de mise pour les notes de frais dépassant un certain montant, selon la taille de votre société. Ainsi, un responsable de service pourrait être hiérarchiquement plus pertinent pour valider les notes de frais les plus dispendieuses. Cela vous permettra de maîtriser les dépenses engendrées par vos collaborateurs et de les inciter à user de l’argent de l’entreprise avec parcimonie.
Digitalisez votre gestion de notes de frais
Notre dernier conseil n’en est pas moins le plus important : adoptez une solution numérique pour gérer vos notes de frais.
En automatisant les processus, un logiciel de notes de frais vous permettra de gagner du temps, que ce soit pour vos commerciaux qui soumettent une note de frais, pour les responsables en charge de les valider mais aussi pour les équipes comptables, puisque toutes les informations seront centralisées au même endroit.
Le logiciel saura trouver directement la personne à qui faire valider la note de frais, en fonction des critères que vous aurez décidé. Cela vous permettra notamment de renforcer les contrôles sur les dépenses effectuées sans accroître le temps de travail nécessaire pour les collaborateurs concernés.
Et surtout, une solution numérique pour vos notes de frais sera plus simple d’utilisation qu’Excel. Les logiciels et applications ont une ergonomie plus fluide et intuitive, sans compter que la numérisation permet d’éviter de possibles pertes des reçus ou des demandes.
Pour vous accompagner dans vos démarches visant à superviser les dépenses de vos commerciaux, N2F, application de gestion de frais, vous propose une solution efficace de digitalisation. Le logiciel possède une multitude de fonctionnalités vous permettant de personnaliser son utilisation à vos besoins. Et nous avons des équipes efficaces et compétentes qui sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions. Contactez-vous !
