Le recours massif au télétravail impose une réorganisation interne au sein des entreprises. Au-delà des soucis de collaboration à distance avec chaque salarié, il s’est rapidement posé le problème de la gestion des notes de frais.
Les entreprises qui avaient l’habitude de gérer les notes de frais en format papier ou par mail ont rapidement constaté les limites de leur mode de gestion devenu obsolète concernant les dépenses professionnelles de leurs salariés. Voici nos conseils pour gagner en temps de travail et en efficacité au moment de traiter les notes de frais de vos salariés.
Au niveau du service des ressources humaines
Sans les bons outils informatiques, gérer efficacement les dépenses des équipes à distance devient très rapidement mission impossible.
Avec le télétravail, vos salariés ne pourront pas communiquer régulièrement leurs notes de frais si vous restez sur un mode de gestion des dépenses non automatisé.
Les rares fois où vos salariés sont présents dans les locaux de l’entreprise, votre service des ressources humaines est rapidement débordé par l’afflux de notes de frais et de leurs justificatifs. Le risque d’erreur lors de la saisie informatique d’une note de frais est déjà élevé sous format papier. Ce risque d’erreur est d’autant plus important lorsque vos responsables RH se retrouvent perdus au milieu d’une pile de notes de frais à traiter rapidement sur leur bureau.
Concernant l’envoi des notes de frais par mail, l’efficacité n’est pas non plus au rendez-vous. Vos responsables RH devront toujours faire un travail préalable de tri et de saisie sur le logiciel comptable.
De plus, les abus concernant le montant et la nature des dépenses pourront possiblement se multiplier au sein de votre entreprise. Vos responsables RH seront déjà occupés à traiter par rafale les notes de frais des salariés, ce qui les contraint bien souvent à limiter les contrôles approfondis sur les dépenses professionnelles des salariés.
Pour optimiser la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise, nous vous conseillons d’intégrer sans plus attendre une application de gestion des notes de frais.
Au niveau de vos équipes
Travailler à distance représente également de nombreuses contraintes pour vos collaborateurs. Que ce soit d’un point de vue psychologique ou organisationnel, le télétravail n’est pas toujours simple à appliquer.
De plus, même en télétravail vos salariés pourront être amenés à réaliser des dépenses dans le cadre de leur mission. Sans une organisation parfaitement rodée pour la création et l’envoi des notes de frais, vos salariés pourront rapidement se sentir perdus face à leur demande de remboursement de leurs frais professionnels.
Si votre service RH ne dispose pas d’un outil de gestion efficace pour traiter les notes de frais envoyées par vos salariés, les délais de traitement peuvent considérablement s’allonger. Les salariés en télétravail seront donc susceptibles d’attendre plus longtemps pour se voir rembourser leurs frais professionnels.
Pour vos salariés, le risque de perdre leurs justificatifs de notes de frais avant leur retour au sein de l’entreprise ou leur envoi par la Poste est également élevé.
Pour garder des délais de traitement de notes de frais acceptables, vous pouvez proposer à vos salariés un outil de création automatisée de leurs notes de frais avec en pièce jointe leur justificatif. Cet envoi instantané et automatisé permettra également de réduire le risque de perte des justificatifs.
Opter pour une solution complète conçue pour les entreprises : l’application N2F
L’application de gestion de notes de frais N2F est une solution complète pour toutes les entreprises qui souhaitent optimiser le traitement des notes de frais de leurs salariés.
Avec l’application N2F, vos salariés pourront générer directement leurs notes de frais sur leur smartphone, en prenant en photo leur justificatif de dépense (ex. : un ticket de caisse, du carburant, des factures …). L’application N2F détectera automatiquement les données nécessaires pour générer la note de frais. Cette même note de frais pourra ensuite être transmise directement au service comptable de votre entreprise par le biais de l’application N2F.
Votre service comptable et vos salariés en télétravail pourront ainsi appréhender les notes de frais avec plus de sérénité, sans craindre les erreurs de traitement et les pertes de justificatifs.
