La dématérialisation des notes de frais consiste à s’affranchir des justificatifs papier en les numérisant. Un véritable gain de temps et d’argent ! Bien qu’elle présente de nombreux avantages, cette dématérialisation reste strictement encadrée par la Loi. Voici tout ce que vous devez savoir avant de vous lancer dans l’ère du zéro papier pour notes de frais !
Les avantages de la dématérialisation des notes de frais
Erreurs de saisie, source de tensions entre le salarié et son manager, durée de traitement importante, retards, suivi des dépenses professionnelles complexe… Longtemps obligatoire, le justificatif papier comportait de nombreux inconvénients, désormais relégués au passé. La dématérialisation des notes de frais ouvre en effet la voie à une nouvelle approche, plus simple et moins onéreuse. Les atouts de l’archivage numérique sont multiples.
Plus d’oublis, d’erreurs de saisie ou de fraudes
La dématérialisation facilite la saisie des dépenses pour le collaborateur. Comme il est possible de prendre directement une photo de son reçu, les oublis et les éventuelles tentatives de fraude deviennent caduques.
Un gain de temps considérable et donc des économies
Traditionnellement, la gestion d’une note de frais nécessite 20 minutes au minimum, pour un coût de 53 euros en moyenne. En optant pour la dématérialisation, l’ensemble du processus est beaucoup plus rapide. Par ailleurs, il est généralement admis que l’archivage papier coûte en moyenne 3% des notes de frais. Sans compter le temps et le coût généré par l’affranchissement ou l’impression.
Un traitement simplifié
Faire ses notes de frais constitue souvent une corvée pour les salariés. Une tâche certes nécessaire, mais qui plombe le moral et la productivité des équipes. En réduisant grandement le temps de traitement des notes de frais, la dématérialisation représente une bouffée d’air pour l’ensemble d’une entreprise. Comme les demandes affluent en temps réel, le service comptable peut les traiter rapidement. Les tensions suscitées par des retards de remboursement des frais professionnels n’ont plus lieu d’être.
Plus de sécurité
Dans le cadre d’un archivage papier, on estime que 15% des justificatifs sont endommagés ou perdus. Un problème non négligeable en cas de contrôle fiscal ! Avec la dématérialisation, plus de risque de perte de justificatifs ou de détérioration, leur archivage est parfaitement sécurisé.
Dématérialisation des notes de frais : que dit la Loi ?
La valeur probante d’une note de frais est liée à sa conservation. Pour qu’une note de frais soit valable, elle doit respecter certains critères, conformément à l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales :
- Dans son image et son contenu, la note de frais doit être la copie à l’identique de l’originale
- Interdiction de recourir à un logiciel de retouche d’image
- La compression de fichier est autorisée, à condition qu’elle soit effectuée sans perte
- La note de frais doit être enregistrée au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3)
De plus, le document dématérialisé doit disposer :
- d’une empreinte numérique
- d’un cachet serveur provenant d’un certificat conforme (RGS 1 étoile ou plus)
- d’une signature électronique provenant d’un certificat conforme (RGS 1 étoile ou plus)
- ou d’un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
En outre, seule l’entreprise ou un tiers mandaté peut gérer l’archivage numérique. Un process doit également être prévu en cas de contrôle.
Dématérialisation des notes de frais et URSSAF
Si votre note de frais ne remplit pas toutes les conditions précédemment évoquées, elle est jugée invalide et n’a pas de valeur fiscale. Vous devrez alors pouvoir présenter l’originale sous forme papier. Notez qu’en cas de perte, ou si la note de frais a été jetée, il s’agira d’une absence de pièces justificatives pour le contrôleur de l’URSSAF. Ce qui expose l’entreprise à un redressement par taxation forfaitaire. La récupération de la TVA et la déductibilité des charges sont soumises aux mêmes exigences auprès de l’administration fiscale.
La dématérialisation des notes de frais n’est donc pas un processus à prendre à la légère. Pour être certain d’être en conformité avec la réglementation, la meilleure solution consiste à s’appuyer sur des technologies prévues pour, telles que N2F.
Dématérialisation des notes de frais : comment ça marche ?
Avec un logiciel de gestion des notes de frais tel que N2F, rien de plus simple !
Dotée d’un scan intelligent, cette application mobile de gestion de notes de frais permet aux collaborateurs de saisir leurs notes de frais au fur et à mesure. Par exemple, à la sortie d’un restaurant, ils n’ont qu’à prendre en photo leur facture, pour que l’application N2F détecte et enregistre automatiquement les montants. Grâce à l’archivage à valeur probante, inutile de conserver le reçu papier.
Le travail de la comptabilité est par la suite largement simplifié, puisque la TVA récupérable est calculée automatiquement. L’application permet en effet de pré-paramétrer cette taxe en l’adaptant à chaque type de dépense. En cas de dépassement de plafond ou de dépense non remboursable, une alerte visuelle est déclenchée, afin d’optimiser la vérification administrative. La note de frais est alors approuvée ou rejetée. L’export des données se fait ensuite automatiquement vers le logiciel comptable de l’entreprise.
Grâce à l’archivage à valeur probante, les justificatifs de notes de frais sont centralisés sous forme numérique. La traçabilité est accentuée, la conservation plus sécurisée et la lisibilité des documents assurée.
Sur le web, sur smartphone ou sur tablette, l’application de gestion des notes de frais N2F vous permet de vous affranchir complètement du papier. L’ensemble des collaborateurs, du salarié au manager, en passant par le comptable, gagnent ainsi un temps considérable.
