Mise en conformité avec les exigences de facturation électronique, efficacité des services financiers, réduction de l’impact environnemental… les raisons ne manquent pas pour motiver les entreprises à dématérialiser leurs factures. À cela s’ajoute une conjoncture économique ultra tendue qui accélère le nombre de défaillances (+ 36 % en un an, en 2023, selon les derniers chiffres d’Altares).
Les entreprises ont donc besoin de gagner en productivité et en compétitivité. Et la digitalisation représente un formidable moyen d’atteindre cet objectif. Comment s’y prendre ? En s’attaquant à des postes clés, comme le traitement coûteux et chronophage des factures.
Retrouvez notre dossier complet sur les factures dématérialisées, les avantages et les points de vigilance, ainsi que quelques conseils pour réussir votre transition numérique.
Sommaire :
Dématérialisation des factures : Qu’est-ce que c’est ?
Définition et méthodes actuelles de dématérialisation
Obligations légales pour les entreprises
Pourquoi supprimer les factures papier ?
1. Le coût de traitement des factures au format papier
2. Le coût de traitement des factures électroniques au format papier
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Étape 1 : Évaluez les besoins de votre entreprise
Étape 2 : Sélectionnez un outil de dématérialisation performant
Étape 3 : Formez vos équipes au digital
Quels sont les avantages des factures dématérialisées ?
Quels sont les défis de la transition numérique ?
Comment dématérialiser vos factures fournisseurs avec N2F ?
Fonctionnement de la solution
Les atouts de Factures fournisseurs pour votre entreprise
Anticipez la réforme de la facture électronique
Dématérialisation des factures : Qu’est-ce que c’est ?
Définition et méthodes actuelles de dématérialisation
Le processus de facturation comporte trois phases : l’émission, la transmission et la réception. La dématérialisation peut impacter chacune de ces étapes et se traduit par :
- l’abandon du support papier au profit d’un format électronique ;
- un transfert digital de données en remplacement de l’envoi par courrier postal ;
- une numérisation de la facture à réception si celle-ci vous parvient sous format papier.
La digitalisation facilite un traitement automatisé des factures et s’inscrit dans une démarche plus globale d’augmentation de la productivité administrative de l’entreprise.
Si la mise en place de la facturation électronique a pour but de standardiser les process en 2026 et 2027, il existe différentes méthodes de dématérialisation des factures que vous pouvez d’ores et déjà adopter.
Au moment de l’émission, vous avez la possibilité de choisir entre 3 types de format :
- Les factures JPG ou PDF (ou non structurées) : avec votre logiciel de facturation, vous créez un fichier PDF ou une image JPG que vous pouvez transmettre par email à vos clients. Il s’agit du procédé le plus simple, mais qui ne suffit pas à lui seul à satisfaire les futures obligations liées à la réforme.
- Les factures structurées : elles ne comportent que des données structurées conformes aux exigences de l’échange de données informatisées (EDI). Elles répondent à une norme commune définie en amont par le client et le fournisseur.
- Les factures hybrides : elles associent un document PDF à un fichier comprenant certaines données structurées.
Le fait que votre fournisseur n’émette pas de factures dématérialisées ne constitue pas un obstacle à votre transformation digitale. À la réception de la facture papier, vous pouvez la numériser par scan à reconnaissance optique de caractères (OCR).
Obligations légales pour les entreprises
Quel que soit le format utilisé, il ne faut pas perdre de vue les obligations légales relatives aux factures, imposées par l’article 289 du Code général des impôts. Vous devez notamment vous assurer de :
- l’authenticité de l’émetteur ;
- l’intégrité et la lisibilité du contenu ;
- la traçabilité des factures ;
- la validité de la signature électronique.
Dans le cadre d’une numérisation, la copie se doit d’être conforme et fidèle à l’originale.
Pourquoi supprimer les factures papier ?
Tout simplement pour se soumettre à la future réglementation. La réforme de la facture électronique impose de digitaliser les factures émises entre les assujettis à la TVA. Cependant, la législation n’est pas le seul motif pour accélérer votre transition numérique.
1. Les exigences de la réforme de la facturation électronique
À compter du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), assujetties à la TVA, devront émettre, envoyer et recevoir des factures électroniques. Le 1er septembre 2027, ce sera au tour des PME et des microentreprises.
Pour les e-factures, la réforme impose l’un des 3 formats suivants :
- Cross Industry Invoice (CII) ;
- Universal Business Language (UBL) ;
- Factur-X, avec un fichier XML de données structurées et un document PDF.
La mise en place de la facturation électronique implique d’interagir avec des plateformes de dématérialisation :
- le Portail public de facturation (PPF) ;
- les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) ;
- les opérateurs de dématérialisation (OD).
Chaque acteur joue un rôle précis et se charge du respect des formats, de la conformité des factures et de la gestion des flux d’émission ou de réception.
2. Le coût de traitement des factures au format papier
Les factures entrantes (fournisseurs, reçus de notes de frais…) engendrent des coûts de traitement importants, estimés entre 10 € et 20 € en moyenne, par document. Il comprend le tri du courrier, l’enregistrement comptable, la validation, le paiement et l’archivage. Ces frais peuvent dépasser la barre des 100 € en cas de retard de paiement ou de litiges.
🚨 D’après nos études, voici ce que vous coûte une facture :
- Traitement du courrier : 0,90€
- Saisie manuelle : 1,40€
- Validation : 5,40€
- Paiement : 2,80€
- Archivage : 1,50€
- Total : 12€
La dématérialisation permet d’économiser entre 50 et 75 % du budget consacré au traitement des factures. Elle résout également d’autres problématiques, telles que :
- les risques de perte de documents comptables ;
- les erreurs de saisie ;
- les retards de paiement ;
- les lenteurs administratives ;
- l’insuffisance de l’espace de stockage ;
- l’impact environnemental.
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Pour bénéficier de tous les avantages de la dématérialisation des factures, il est essentiel d’aborder le projet dans sa globalité.
Étape 1 : Évaluez les besoins de votre entreprise
Avant de déterminer la meilleure stratégie à adopter pour digitaliser le processus de facturation, commencez par dresser un état des lieux de l’existant.
- Définissez le périmètre concerné. En plus des factures clients et fournisseurs, vous pouvez envisager de dématérialiser d’autres pièces comptables comme les justificatifs de notes de frais.
- Évaluez le volume des factures annuel, en tenant compte des pics d’activités et des périodes creuses.
- Auditez les procédures actuelles pour traiter une facture client ou fournisseur, de son envoi/réception à son archivage. Cette phase vous permet de détecter des anomalies et de définir les responsabilités de chaque membre du personnel. La digitalisation accélère l’exécution des tâches les plus chronophages. Vous devrez donc confier de nouvelles missions à certains collaborateurs, en fonction de leur domaine de compétence. Cette réorganisation peut impacter, par exemple, le service de gestion des achats, de la comptabilité ou des ressources humaines.
Étape 2 : Sélectionnez un outil de dématérialisation performant
Après l’étude de vos besoins, comparez les solutions de dématérialisation disponibles sur le marché. Dans votre processus de sélection, gardez en tête vos objectifs à court et moyen terme. Il vous faut une plateforme ou un logiciel de digitalisation capable de respecter les exigences de la facturation électronique, en 2026 et 2027.
Privilégiez une solution :
- innovante et évolutive, avec l’automatisation des opérations comptables (saisie, rapprochement bancaire) et le paiement intégrés ;
- complète, qui gère toutes les étapes du traitement de la facture ;
- simple d’utilisation ;
- compatible avec le reste de l’écosystème de l’entreprise ;
- conforme à la réglementation et sécurisée ;
- possédant une tarification transparente.
Étape 3 : Formez vos équipes au digital
La réussite d’un projet de dématérialisation des factures repose sur l’engagement de vos équipes. Sensibiliser vos salariés au digital est l’occasion de rassurer ceux qui perçoivent la transition numérique comme une menace pour leur emploi.
Organisez également des sessions de formation aux nouveaux outils déployés au sein de l’entreprise afin de lever toute résistance au changement. Vous pouvez envisager des programmes de formation continue pour accompagner les évolutions de poste.
Quels sont les avantages des factures dématérialisées ?
La dématérialisation des factures est un excellent moyen d’améliorer le pilotage de votre activité et de renforcer la compétitivité de votre entreprise. Une structure libérée de ses contraintes administratives peut se concentrer davantage sur sa production.
Le passage au digital présente d’autres atouts.
- Gain de productivité sur l’ensemble du cycle de facturation : avec l’automatisation de certaines tâches, vos équipes sont plus efficaces et vous parvenez à mieux valoriser leur temps de travail. La réduction des risques de perte de document, d’erreur manuelle ou d’oubli de paiement contribue aussi à optimiser la gestion administrative de votre entreprise.
- Économies : vous rentabilisez rapidement votre investissement dans une solution de dématérialisation grâce à une nette diminution des coûts de traitement des factures.
- Amélioration de la relation client-fournisseur : la centralisation de vos justificatifs au sein d’un même outil facilite les échanges avec vos partenaires et le respect des échéances de paiement.
- Meilleure conformité et qualité des données : les solutions de dématérialisation les plus performantes assurent la fiabilité et la traçabilité des informations. Elles intègrent des fonctionnalités de contrôle pour garantir l’application de la législation en matière de facturation, de confidentialité des données et de sécurité de votre système.
- Réduction de l’empreinte carbone : un processus zéro papier vous aide à remplir vos objectifs RSE et à minimiser votre impact environnemental.
Quels sont les défis de la transition numérique ?
Comme toute transformation digitale, la dématérialisation des factures nécessite une période d’adaptation, qui sera plus ou moins importante en fonction de la solution choisie et des particularités de votre entreprise. Parmi les enjeux de la transition numérique, on retrouve :
- La résistance aux changements : le facteur humain joue un rôle majeur dans la réussite du projet. Il convient donc d’impliquer vos équipes dès le début du processus.
- Le coût financier : l’achat d’un logiciel ou la formation des collaborateurs représentent un investissement de départ parfois conséquent. Toutefois, il est essentiel de mettre ces dépenses en perspective et d’évaluer la rentabilité de la dématérialisation à moyen ou long terme.
- La sécurité : l’adoption des e-factures suppose de pouvoir traiter et stocker des informations sensibles en toute sécurité. Or, le risque de cyberattaque est réel. Vous devez donc vous assurer de la solidité de l’outil sélectionné et avoir un plan de sauvegarde pour la reprise des opérations afin de garantir la continuité de l’exploitation.
- L’intégration aux systèmes existants : vous disposez certainement d’une solution pour gérer vos achats ou votre comptabilité. Le passage à la facture dématérialisée doit être fluide et ne pas remettre en cause votre écosystème. Vérifiez l’interopérabilité des logiciels et la présence de fonctionnalités telles que l’export des données comptables.
- La conformité réglementaire et juridique : les questions de conformité ne se limitent pas au futur cadre de la facturation électronique. Elle englobe également les règles fiscales, celles relatives à la confidentialité des données ou encore à l’archivage numérique.
Comment dématérialiser vos factures fournisseurs avec N2F ?
La facture électronique ne deviendra obligatoire qu’en 2026 et 2027. En attendant, comment digitaliser le traitement de vos factures fournisseurs ? N2F s’engage à vos côtés et vous accompagne dans votre transformation digitale.
Fonctionnement de la solution
N2F a développé une solution capable d’automatiser les tâches de réception, de saisie, de contrôle et de paiement des factures fournisseurs. Concrètement, vous centralisez vos justificatifs entrants au sein d’une seule plateforme. Vous paramétrez les étapes du processus de validation à votre convenance : approbation, comptabilisation, paiement et export comptable.
Vous profitez de différentes fonctionnalités.
- La gestion des tous les types de factures (le papier, les fichiers PDF et JPG, l’email, la Factur-X ou les formats structurés comme UBL et CII).
- L’extraction automatique des données grâce à la technologie OCR.
- Les contrôles internes avec des alertes de doublon, de fraude, de non-respect des échéances ou de TVA.
- La construction d’un annuaire avec reconnaissance automatique des fournisseurs et la vérification de leur IBAN.
- La comptabilité fournisseur basée sur votre plan comptable.
- La piste d’audit fiable (PAF) graphique.
- L’archivage à valeur probante en coffre-fort numérique.
- L’export comptable vers plus de 300 logiciels.
Les atouts de Factures fournisseurs pour votre entreprise
N2F – Factures Fournisseurs est conçu pour être collaboratif et simple d’utilisation, avec une interface intuitive et des workflows personnalisables, tout comme N2F – Notes de frais. Vous pouvez d’ailleurs passer de l’un à l’autre au sein d’un même environnement de travail.
L’objectif de l’outil est de vous faire gagner du temps avec les automatisations et la centralisation des données. Vous pourrez rapidement mesurer votre retour sur investissement grâce aux économies réalisées sur le coût de traitement des factures.
Anticipez la réforme de la facture électronique
Le développement de N2F – Factures fournisseurs s’inscrit dans la cadre de la réforme de la facturation électronique. La solution accepte d’ores et déjà les formats structurés et hybrides. Elle sera compatible à l’avenir avec le portail public de facturation (PPF) et les futures plateformes de dématérialisation partenaire (PDP), en mode Plug & Play. Nos experts vous accompagneront sur le sujet.
Voici un aperçu du fonctionnement de ce que pourrait être votre écosystème, à compter de 2026, avec N2F.
Ainsi, vous ne dématérialisez pas seulement les factures fournisseurs concernées par la réforme, mais l’ensemble de vos justificatifs entrants, dans un souci d’homogénéisation de votre gestion administrative.
✨ Parce que les images sont parfois plus parlantes que des mots, demandez une démonstration à nos équipes et visualisez l’impact que pourrait avoir notre solution sur votre entreprise.
