Lorsque le salarié d’une entreprise effectue des dépenses dans le cadre de sa mission sur ses deniers personnels, son employeur doit le rembourser. Pour cela, l’entreprise valide, à travers différentes étapes, la réalité de cette dépense. De son côté, l’employeur a différentes démarches à réaliser pour rester en conformité avec les dispositions prévues au code de la sécurité sociale. Regardons de plus près quels sont les différents cas de figure des défraiements.

Défraiement : que dit la loi ?

Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale précise que ces frais doivent être inhérents à la fonction ou à l’emploi du collaborateur, et être engagés au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise.

Conformément aux dispositions de l’article l. 136-1-1 du code de la sécurité sociale, les défraiements ne constituent pas un revenu d’activité et, à ce titre, ne rentrent pas dans l’assiette de la CSG et de la CRDS (les cotisations sociales) mais non plus dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale (article L. 242-1 du code de la sécurité sociale).

Défraiement : quelles sont les modalités de remboursement offertes à l’employeur ?

L’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale précise dans son article 2 que l’employeur bénéficie de deux modalités d’indemnisation :

  • Un remboursement des dépenses réellement engagées par le collaborateur ;
  • Un remboursement sur la base d’allocations forfaitaires.

Le remboursement aux frais réels

Cette méthode de remboursement repose sur la présentation de justificatifs qui attestent de la réalité des frais dépensés et de leur montant. Ces derniers ne doivent pas être considérés comme exagérés et doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. L’arrêté du 20 décembre 2002 distingue cinq catégories de frais professionnels :

  • Ceux engagés par le collaborateur en situation de télétravail ;
  • Ceux engagés par le collaborateur à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
  • Ceux engagés pour un déménagement auquel serait exposé le collaborateur ;
  • Ceux destinés à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères et qui ne bénéficient pas du régime de détachement ainsi que par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger qui continuent de relever du régime général ;
  • Ceux destinés à compenser les frais exposés par les collaborateurs en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement, ou de l’un de ces territoires vers un autre.

Le remboursement forfaitaire

En dehors des frais relevant de l’une des cinq catégories mentionnées précédemment, l’employeur peut indemniser ses collaborateurs sous la forme d’allocations ou d’indemnités forfaitaires. Néanmoins, en recourant à cette méthode, l’employeur n’est pas dans l’obligation de recueillir des pièces justificatives contrairement aux frais réels. Il est alors plus difficile pour lui de savoir si les dépenses engagées ont bien été faites dans l’intérêt de l’entreprise et de la mission.

L’employeur se tient informé des limites d’exonération de certaines dépenses réalisées notamment les frais de nourriture (article 3 de l’arrêté), dont le montant est revalorisé chaque année. Par exemple, les dépenses de repas d’un collaborateur en déplacement professionnel qui serait dans l’incapacité de déjeuner à son domicile ou au travail sont limitées à 20,20 euros. Ou encore, le collaborateur qui est contraint de se restaurer sur son lieu de travail (soit pour des raisons d’organisation du travail ou d’horaires), se verra indemnisé à hauteur de 7,10 euros son repas.

Côté Urssaf, l’employeur n’est pas tenu de justifier les dépenses réalisées par ses salariés dès lors qu’il est en mesure de démontrer que les remboursements correspondent aux situations réellement effectuées.

Tout remboursement qui dépasserait les montants prévus par arrêté sera considéré comme étant un revenu supplémentaire. Si l’employeur ne réussit pas à justifier l’excédent, ce dernier sera soumis à cotisations sociales.

Indemnités kilométriques liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles : un barème kilométrique : à respecter !

Les frais kilométriques font partie des remboursements les plus courants en entreprise lorsqu’un  salarié – ou un indépendant dans certains cas – doit prendre son propre véhicule pour effectuer une mission.

Pour cela, l’employé doit utiliser son véhicule personnel qui peut être :

  • Une automobile ;
  • Un deux-roues supérieur à 50 cm³ ;
  • Ou un deux-roues inférieur à 50 cm³.

Dans tous les cas, le remboursement des frais kilométriques a lieu selon un barème calculé par l’administration fiscale défini chaque année par arrêté. Pour l’année 2022, le barème des indemnités kilométriques a connu une majoration allant de 10 % pour les véhicules à moteur thermique et 20 % pour les véhicules électriques Reste à savoir si pour 2023 et les années suivantes le gouvernement tiendra compte de l’évolution du coût de la possession du véhicule et du coût du carburant qu’il indexera au barème. A noter que toute indemnité dépassant les montants du barème doit être justifiée par l’employeur auquel cas, la fraction excédentaire entrera dans l’assiette des cotisations et contributions sociales. Il est possible de le consulter sur le site des impôts.

L’employeur ne peut, en aucun cas, minimiser les frais kilométriques. De plus, les risques de contrôle de l’URSSAF sur ce point sont très élevés. La vigilance s’impose.

Si le salarié qui utilise son propre véhicule dans ses déplacements professionnels souhaite exclure de l’assiette de cotisations sociales l’indemnité kilométrique, il doit réussir à prouver que les frais ont un caractère professionnel et que l’utilisation des indemnités est réalisée conformément à leur objet.

Cas particulier des vélos personnels

Plébiscité par les salariés, le vélo est devenu une alternative populaire à la voiture. Jusqu’à 2020, les entreprises prenaient en charge les frais de trajet des salariés sous la forme d’une indemnité kilométrique vélo. Mais dans la lignée de la loi mobilité durable, le législateur s’est prononcé par un décret du 9 mai 2020 sur le forfait mobilités durables qui vise à encourager le recours à des transports plus propres. L’indemnité maximale s’élève à 700 € par an et salarié. Elle est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu lorsqu’elle ne dépasse pas les 200 €.

modèle note de frais

Indemnité de déplacement : selon les cas

Les indemnités de déplacement, ou de grand déplacement, concernent les missions des salariés qui ne peuvent pas rentrer dormir chez eux le soir. Ils doivent donc, dans certains cas, payer de leur poche avant d’être remboursés par l’entreprise. Pour cela, les conditions sont strictes :

  • Le lieu où est se déroule la mission est à plus de 50 km du lieu d’habitation du salarié.
  • Le trajet en transport en commun est supérieur à 1h30.

Néanmoins, si le salarié ne peut pas rentrer le soir pour d’autres raisons, comme les horaires décalés ou le manque de transports en commun, l’employeur peut le justifier et ainsi intégrer la dépense dans les indemnités.

Dans tous les cas, les frais de nourriture et d’hébergement peuvent être calculés sur la base du réel avec les notes de frais, ou sur une base forfaitaire fixée par l’URSSAF.

Lorsque le déplacement est effectué en métropole, l’employeur est autorisé à déduire les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite de de 20,20 euros par repas pour les trois premiers mois de déplacement. Dès lors que le déplacement dure plus de 3 mois jusqu’à deux ans, toutes les indemnités relatives aux repas ou aux frais d’hébergement subissent un abattement de 15 %. Au-delà de deux ans, le montant des indemnités est minoré de 30 %.

À l’étranger, les frais de mission sont basés sur un forfait qui correspond à chaque pays et au coût de la vie.

Justificatifs des notes de frais : dûment archivés

Lorsque le montant des indemnités est calculé sur la base des montants réels dépensés par les salariés, les notes de frais sont indispensables.

Ces notes de frais peuvent désormais être sous forme papier ou digitale. Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, il est possible d’archiver les justificatifs en numérique. URSSAF accepte désormais que les notes de frais soient directement établies de manière dématérialisée. Depuis lors, il est possible de scanner avec son smartphone ou son ordinateur ses notes de frais et de les envoyer à l’entreprise de manière tout à fait légale. De même, le papier reste bien évidemment un justificatif.

Il est dans tous les cas fondamental pour l’entreprise de respecter la normalisation des notes de frais, et par conséquent l’archivage. Elle doit aussi être à la disposition de l’URSSAF en cas de questions ou de contrôles.

Conclusion :

En absence de processus clairs et d’outils adaptés à la gestion des déplacements, des frais kilométriques et des notes de frais en général, ces tâches prennent du temps. Elles sont aussi une source d’erreurs qui peuvent entraîner un contrôle de l’URSSAF et le paiement de pénalités. Il est néanmoins possible de limiter les risques et de gagner du temps en utilisant une solution globale de gestion des notes de frais.

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Depuis leur smartphone, les collaborateurs n’ont qu’à prendre en photo les reçus de leurs dépenses. L’outil va générer ensuite une note de frais automatiquement ce qui représente non seulement un gain de temps mais évite de perdre le justificatif ou de noter des montants erronés. Du côté des services comptabilité, l’application représente là encore un gain de temps considérable mais surtout une garantie contre les erreurs de retranscription des écritures comptables. Mise à jour régulièrement, N2F tient compte des dernières règlementations en vigueur.

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