Rechnungen effizient verarbeiten, gesetzliche Vorgaben erfüllen und gleichzeitig wertvolle Zeit gewinnen – klingt das nach einer schwierigen Aufgabe? Ab jetzt nicht mehr: Mit dem ZUGFeRD-Format können Sie Prozesse automatisieren, Fehler vermeiden und Ihr Rechnungsmanagement zukunftssicher gestalten.
Dieses innovative Format kombiniert moderne Technologie mit Benutzerfreundlichkeit. Es vereint strukturierte Daten für die automatisierte Verarbeitung und ein lesbares PDF für die einfache Kontrolle. Egal ob Sie als Buchhalter den täglichen Rechnungsberg bewältigen oder als Finanzmanager die Effizienz Ihres Teams steigern wollen – ZUGFeRD bietet Ihnen eine passende und rechtskonforme Lösung für diese Anforderungen.
Erfahren Sie, wie das Format genau funktioniert, welche Vorteile es für Ihre Firma bereithält und warum es in der digitalen Transformation unverzichtbar ist.
1. Hintergrund der Reform
Das Rechnungswesen wird digital – und das immer schneller. Als Buchhalter oder Finanzmanager stehen Sie dabei im Mittelpunkt. Seit 2020 sind Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, verpflichtet, Rechnungen elektronisch einzureichen. Dabei kommen Formate wie ZUGFeRD oder xRechnung ins Spiel, die eine rechtskonforme und effiziente Verarbeitung sicherstellen.
Der ZUGFeRD-Rechnungsstandard wurde entwickelt, um Unternehmen – von kleinen Start-ups bis hin zu internationalen Konzernen – eine flexible und standardisierte Lösung zu bieten. Es vereinfacht die Rechnungsverarbeitung, reduziert manuelle Arbeitsschritte und gewährleistet, dass rechtliche Anforderungen jederzeit erfüllt werden.
Neue Regelungen ab 2025
Doch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung endet nicht beim öffentlichen Sektor. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Die Übergangsfrist gibt Ihnen etwas Luft: Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen für B2B-Umsätze weiter genutzt werden. Auch einfache PDF-Dateien bleiben erlaubt, wenn der Rechnungsempfänger einverstanden ist. Doch der Weg zur elektronischen Rechnungsstellung ist klar vorgezeichnet – und Formate wie ZUGFeRD spielen dabei eine zentrale Rolle.
2. Alles über das ZUGFeRD-Format
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrider Rechnungsstandard, der lesbare PDFs mit maschinenverarbeitbaren XML-Daten kombiniert. Ziel ist es dabei, die elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen und eine einheitliche Basis für die Rechnungsübermittlung zu schaffen.
Eine typische ZUGFeRD-Rechnung besteht aus:
- PDF in ZUGFeRD: Ein PDF/A-3-Dokument, das lesbar und archivierungsfähig ist.
- XML-Daten: Eingebettete maschinenlesbare Daten, die eine direkte Verarbeitung durch Buchhaltungs- oder ERP-Systeme ermöglichen.
Dieser doppelte Ansatz minimiert Fehler, beschleunigt Prozesse und schafft für Ihre Teams mehr Freiräume für strategische Aufgaben.
Ebenen der Anwendung
Das ZUGFeRD-Format bietet mehrere Profile, die sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen. Je höher das Profil, desto mehr Details und bessere Verarbeitungsmöglichkeiten:
- MINIMUM, BASIC und BASIC WL: Nur grundlegende Daten wie Netto, MwSt., Brutto, Rechnungsnummer und Zahlungsinfos. Eignet sich für Archivierung und Buchungshilfen, aber nicht für Rechnungsprüfungen.
- COMFORT: Zusätzliche Infos ermöglichen automatische Zuordnungen und Rechnungsprüfungen. Auch für Wertrechnungen ohne Warenbezug nutzbar.
- EXTENDED: Für komplexe Rechnungsdaten konzipiert. Es ermöglicht die Einbettung zusätzlicher Dokumente wie Spreadsheets, Spesenabrechnungen und Lieferscheine. Besonders geeignet für komplexe und internationale Geschäftsvorgänge.
3. Was macht das ZUGFeRD-Format so vorteilhaft?
Vereinfachte Prozesse
Mit einer ZUGFeRD-konformen Rechnungssoftware eliminieren Sie manuelle Arbeitsschritte wie die händische Dateneingabe. Die maschinenlesbaren XML-Daten können automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler minimiert.
Rechts- und Steuerkonformität
Das ZUGFeRD-Format entspricht den Anforderungen der EN 16931 und garantiert somit rechtskonforme Rechnungsstellung. Besonders für Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, ist dies ein bedeutender Vorteil.
Erleichterter Alltag
Ein mittelständisches Unternehmen spart durch den Einsatz von ZUGFeRD rund 50 % der Zeit, die zuvor für die Rechnungsverarbeitung aufgewendet wurde. Automatisierte Workflows reduzieren die Fehlerquote und die revisionssichere Archivierung sorgt für maximale Rechtssicherheit.
4. Kosten-Nutzen-Analyse
ZUGFeRD bietet auch erhebliche Kosteneinsparungen für Firmen, die auf dieses elektronische Rechnungsformat umstellen.
Laut einer Berechnung des Bundeswirtschaftsministeriums können die Kosten pro Rechnung im Vergleich zur Papierrechnung um 9,27 Euro sinken.
Die Einsparungen ergeben sich aus mehreren Faktoren:
- Die elektronische Übermittlung eliminiert Druck-, Porto- und Versandkosten.
- Durch die automatisierte Verarbeitung und Einlesung in Buchhaltungssysteme wird der manuelle Aufwand reduziert.
- Die automatisierte Verarbeitung minimiert Fehlerquoten und beschleunigt Prüfungs- und Freigabeprozesse.
International einsetzbar
Der ZUGFeRD-Rechnungsstandard kann EU-weit und international eingesetzt werden, was die Standardisierung des Rechnungsaustauschs fördert. Die Datenstruktur basiert auf der europäischen Norm EN 16931, was einen einheitlichen Standard schafft.
Speziell zwischen Deutschland und Frankreich ist die grenzüberschreitende Übermittlung von elektronischen Rechnungen seit dem 24. März 2020 durch die technische Abstimmung von ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.02 vollständig synchronisiert.
Integration in bestehende Systeme und Cloud-Lösungen
Das Format lässt sich problemlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Mit modernen Cloud-Lösungen können Rechnungen direkt online erstellt, verarbeitet und archiviert werden, und das ohne zusätzliche Hardware oder IT-Komplexität.
Herausforderung und Chance für Unternehmen
Unternehmen, die weiterhin auf papierbasierte Prozesse setzen, riskieren, ineffizient zu bleiben. Mit einer digitalen Lösung wie dem ZUGFeRD-Format steigern Sie nicht nur die Produktivität Ihres Teams, sondern schaffen auch die Grundlage für langfristige Wettbewerbsfähigkeit.
Ein häufiger Stolperstein ist die Integration in bestehende Systeme. Schulungen für Ihr Team und die Wahl einer passenden Software helfen dabei, mögliche Hindernisse zu überwinden.
ZUGFeRD passt sich an die Anforderungen verschiedener Branchen an. Im Einzelhandel sorgt es für schnelle Rechnungsabwicklung, und internationale Unternehmen profitieren von der Kompatibilität mit anderen Systemen profitieren.
5. ZUGFeRD vs. xRechnung: Die Unterschiede
Oft wird gefragt, ob ZUGFeRD oder xRechnung die bessere Wahl ist. Die Antwort hängt von Ihrer Anwendung ab:
- xRechnung: Ein reines XML-Format, das sich ausschließlich auf die maschinelle Verarbeitung konzentriert. Es ist insbesondere für Behörden verbindlich.
- ZUGFeRD-Format: Eine flexible Lösung, die ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Dadurch eignet es sich sowohl für die interne Bearbeitung als auch für den Austausch mit Geschäftspartnern.
Die ZUGFeRD 2.2-Integration ermöglicht sogar eine vollständige Kompatibilität mit xRechnung, sodass Sie beide Standards parallel nutzen können.
FAQ: Häufige Fragen zum ZUGFeRD-Format
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen.
Es handelt sich dabei um ein PDF-Dokument, das XML-Daten enthält, die maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar sind.
Optisch gleicht sie einer üblichen PDF-Rechnung, enthält jedoch unsichtbare XML-Daten für die automatisierte Verarbeitung.
Die xRechnung ist ausschließlich maschinenlesbar, wohingegen ZUGFeRD ein PDF und XML-Daten kombiniert – ideal für hybride Prozesse.
ZUGFeRD 2.2 ist die aktuelle Version des genannten hybriden Rechnungsformats, das die digitale Rechnungsabwicklung vereinfacht und effizienter macht.
Wählen Sie eine Rechnungssoftware, die ZUGFeRD unterstützt, und integrieren Sie sie in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme. So gehen Sie sicher, dass der Standard nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert wird.
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