Schlecht verwaltete Reisekostenabrechnungen können schnell mühsam und zeitaufwändig werden. Wie können Sie eine klarere Verwaltungsrichtlinie einführen, die zu einer schnelleren Rückerstattung führt? Entdecken Sie die folgenden Tipps!

Wenn Angestellte im Laufe ihrer Arbeit persönliche Reisekosten übernehmen, erwarten sie eine rasche Rückerstattung. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn  die betreffenden Beträge beträchtlich sind. Eine Geschäftsreise, die mehrere Übernachtungen in einem Hotel, Mahlzeiten und Zug- oder Flugtickets umfasst, kann schnell das Budget strapazieren.

Das Unternehmen hat ebenfalls ein eigennütziges Interesse an der schnellstmöglichen Rückerstattung der Reisekostenabrechnungen. Falls nicht, so werden Motivation und Vertrauen ihrer Teams unumkehrbar beeinträchtigt. Deutliche Verzögerung können sogar zu möglicherweise ernsten Rechtsstreitigkeiten führen.

Entdecken Sie unsere vier Tipps, um die schnellere und fehlerfreie Rückerstattung von Reisekostenabrechnungen an Ihre Angestellten sicherzustellen. Dies wird in Ihrem Unternehmen für ein vertrauensvolles Klima sorgen.

1. Ermutigen Sie die Angestellten, Reisekostenabrechnungen pünktlich einzureichen

Gefangen in ihrem Tagesablauf oder einfach aus Unbedachtheit tendieren Angestellte dazu, ihre Reisekostenabrechnungen verspätet einzureichen. Aber je früher sie diese einreichen, desto schneller erhalten sie ihre Rückerstattung. Achten Sie darauf, Ihre Angestellten dazu zu ermutigen, ihre Reisekosten zu ihrem eigenen Wohl einzureichen!

Setzen Sie zum Beispiel einen Schlusstermin zur Einreichung der Reisekostenabrechnungen, um Ihre Angestellten zu raschem Handeln anzuhalten. Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, achten Sie darauf, die Vorteile zu kommunizieren. Erklären Sie, warum diese Entscheidung für alle vorteilhaft sein wird und wie sie zu einer schnelleren Rückerstattung der angefallenen Reisekosten führt. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, mit Transparenz und Anleitung. Die Änderungen werden so besser verstanden und bereitwilliger akzeptiert.

2. Überdenken Sie Ihr System für Reisekostenabrechnungen

Wenn Reisekostenabrechnungen spät zurückerstattet werden, kann dies auch daran liegen, dass sie schlecht vorbereitet sind. Dies passiert häufig, wenn Angestellte vergessen, ihre Belege beizufügen oder weil Reisekostenabrechnungen häufig Fehler bei der Umsatzsteuer enthalten.

Um all Ihren Angestellten und insbesondere Ihrer Buchhaltungsabteilung Zeit zu sparen, überprüfen Sie Ihre Reisekostenabrechnungen und finden heraus, wie Sie diese verbessern können. Zur gleichen Zeit etablieren Sie eine klarere und transparentere Richtlinie zur Rückerstattung von Reisekosten. Beginnen Sie beispielsweise mit der Auflistung der verschiedenen Arten von Reisekosten, die vom Unternehmen erstattet werden, angefangen bei Transport und Unterkunft, über Mahlzeiten bis hin zum Kauf von Ausrüstung. Setzen Sie für all diese Punkte ein Ausgabenlimit, um Ihren Cashflow aufrecht zu halten. Bieten Sie zum Beispiel eine Pauschale pro Hotel oder Mahlzeit an. Sie können auch eine Übereinkunft mit einem Taxiunternehmen oder einer Hotelkette treffen, um von ausgehandelten Tarifen zu profitieren.

Ein weitere gute Idee ist die Entscheidung für ein technisches Tool, welches die Aufgaben Ihres Teams vereinfacht, so wie die N2F Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen.

3. Nutzen Sie Automation, um Ihrer Buchhaltungsabteilung Zeit zu sparen

Die Verbesserung Ihrer Reisekostenabrechnungen und die Überprüfung ihrer Verarbeitung kann die Verwaltung dieser Dokumente und der diesbezüglichen Zahlungen verbessern. Jedenfalls ist es wichtig, dass dies nicht zu einem Flaschenhals in der Buchhaltungsabteilung führt, welche dann schnell überfordert sein kann.

N2F bietet Unternehmen konkrete Antworten, um diese Flaschenhälse zu vermeiden:

  • Automatisierte Kontrolle. Angestellte können einfach ihr Smartphone benutzen, um ein Foto von ihrer Reisekostenabrechnungen zu machen. Das Dokument wird dann direkt zur Buchhaltungsabteilung und, wenn notwendig, zu anderen Abteilungen übertragen. Sie können den Smart Scan der N2F Anwendung nutzen, um sofort alle benötigten Daten zur Erfassung der Reisekosten zu extrahieren, wie etwa Beträge, Währungen, Datum oder sogar Umsatzsteuersätze.
  • Echtzeit-Übertragung der Dokumente. Reisekostenabrechnungen und die darin enthaltenen Elemente werden in Echtzeit übertragen. Die Buchhaltungsteams erhalten diese Informationen fortlaufend, wenn sie eingereicht werden. Auf diese Weise gibt es keinen Flaschenhals in der Buchhaltungsabteilung während kritischer Phasen, wie etwa am Monatsende.

4. Implementierung effektiver Prüfprozesse

Der Prüf- und Genehmigungsprozess ist für jede Reisekostenabrechnung eines Angestellten ein entscheidender Schritt.

Für die Buchhaltungsteams, die sehr häufig noch Excel Dateien verwenden, ist dies eine möglicherweise zeitraubende Aufgabe. Sie müssen jede Position prüfen auf möglicherweise fehlende Angaben, Einhaltung von Budgets etc. Das Risiko von Fehlern und verlorenen Belegen ist signifikant.

Der Wechsel zum papierlosen Management von Reisekostenabrechnungen kann Ihnen wertvolle Zeit sparen und Ihrem Unternehmen einen Vorsprung verschaffen.

Wenn Sie eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie N2F einsetzen, werden Daten wie etwa Beträge, Währungen und Datum automatisch eingelesen. Diese Daten durchlaufen dann einen betrieblichen und administrativen Prüfprozess, bevor sie genehmigt werden.

Die intuitive und leistungsstarke Managementsoftware von N2F ermöglicht die Durchführung verschiedener, individueller Genehmigungsabläufe, die sich an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen lassen. Die Reisekostenabrechnungen werden direkt an die richtigen Leute weitergeleitet. Dateien mit Buchhaltungseinträgen und SEPA Überweisungen für die Rückerstattungen an die Angestellten werden automatisch generiert. Der Kreis hat sich geschlossen!

Erstatten Sie die Reisekosten Ihrer Teams schneller mit der N2F Anwendung. Ergonomisch und anpassbar bietet die Lösung einen komplett papierlosen Prozess zur Verwaltung der Reisekostenabrechnungen Ihrer Angestellten sowie eine breite Palette von Funktionen. Sparen Sie Ihren Angestellten Zeit, optimieren Sie Ihr Budget und konzentrieren Sie sich auf die Leistung!