Wenn Sie in einem Verein tätig sind oder im Vereinsvorstand sitzen, wissen Sie sicher, wie viel Zeit administrative Tätigkeiten in der Vereinsarbeit einnehmen. Gerade gemeinnützige Vereine mit begrenzten finanziellen Ressourcen sind oft überfordert, wenn mal wieder Berge von Papier anstehen. Dabei gibt es inzwischen auch für Vereine zahlreiche digitale Lösungen, die ihnen den Alltag erleichtern können.
Gerade beim Thema Reisekosten können Sie einiges an Zeit und Nerven sparen, wenn Sie endlich digital gehen. Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen zeigen, welche Vorteile eine Digitalisierung Ihrem Verein bringt und wie Sie diese am besten umsetzen können.
Warum Papierkram Zeit frisst
Als Verein haben Sie ein Ziel: sei es der gemeinsame Sport mit den damit verbundenen Wettkämpfen, eine gesellschaftliche Mission oder die Übermittlung einer politischen Botschaft. Es ist im Sinne jedes Vereins, sich möglichst viel der eigentlichen Vereinsarbeit widmen zu können. Gehen Ihre Freiwilligen jedoch häufig auf Reisen im Rahmen der Vereinstätigkeit, kommen viele administrative Belastungen zur Vereinsmission hinzu.
🔎 Falls Sie sich allgemein zum Thema Reisekosten in Vereinen informieren wollen, lesen Sie unseren Artikel zum Thema.
Als gemeinnütziger Verein können Sie jederzeit kontrolliert werden und müssen daher darauf achten, dass Sie alle gesetzlichen Vorschriften tadellos einhalten. Wenn dann mal wieder ein wichtiger Beleg verschwunden ist, niemand Zeit für die Buchhaltung hat oder der Überblick über die alten Aktenordner verloren gegangen ist, wird es kompliziert und Sie verlieren wertvolle Zeit.
Das digitale Zeitalter hält auch in Vereinen Einzug
Wussten Sie, dass Sie mit den richtigen digitalen Tools die Zeit für Ihre Reisekostenabrechnung um ein Vierfaches senken können? Falls nicht, haben Sie und Ihr Verein einiges in Sachen Digitalisierung aufzuholen.
Viele Unternehmen sind bereits auf digitale Reisekosten-Software umgestiegen und nutzen deren Vorteile. Vereinen ist dagegen oft gar nicht bewusst, welche Angebote für Sie bestehen und welche Vorteile diese mit sich bringen.
Lassen Sie uns gemeinsam einige der Vorteile genauer in den Blick nehmen:
#1 – Das Fehlerrisiko minimieren
Wie bereits erwähnt, sollten Sie gerade als gemeinnütziger Verein nicht das Risiko einer unangenehmen Steuerkontrolle eingehen. Es ist daher unerlässlich, bei der Buchhaltung größte Sorgfalt walten zu lassen.
Fehler sind menschlich und können immer mal vorkommen – mit der richtigen Reisekosten-Software können Sie aber zumindest in diesem Bereich der Buchhaltung deutlich minimiert werden. Gerade die Reisekostenabrechnung geht aufgrund der anfallenden Belege mit großen Mengen an Papier einher. Ein kleiner Papierbeleg geht dabei schnell mal verschwunden.
Wenn Sie Ihre Belege digitalisieren – und das am besten unmittelbar nach Anfall der Kosten – können Sie dieses Risiko fast auf Null reduzieren.
Intelligente Reisekosten-Software ist darüber hinaus in der Lage, Sie bei Fehlern oder Budget-Überschreitungen zu warnen. Die heutzutage erhältlichen Lösungen kennen meist geltende Richtlinien und merken, wenn etwas nicht stimmt. Auch Betrugsfälle werden so deutlich früher entdeckt oder kommen aufgrund des Abschreckungseffekts gar nicht mehr vor.
#2 – Workflows genau festlegen
In großen Unternehmen ist oft ausreichend Personal vorhanden, um eine Person mit der Organisation von Geschäftsreisen zu betrauen. In Vereinen, die hauptsächlich auf die Motivation der Freiwilligen zählen müssen, sieht die Welt meist ganz anders aus.
Dennoch sollten Sie auch als Verein interne Workflows festlegen und genau wissen, wie Reisen im Rahmen des Vereins organisiert werden sollen. Im Unternehmen sprechen wir hierbei in der Regel von der Erteilung eines Auftragseinsatzes.
Auch im Verein können Sie mit Auftragseinsätzen arbeiten. Vor allem mit digitalen Tools ist das ein Kinderspiel. Moderne Reisekosten-Lösungen begleiten Ihre Freiwilligen auf der gesamten Reise – von der Planung bis zur Rückerstattung der Kosten.
Im Idealfall erlaubt Ihnen die Reisekosten-Software, die Reise genaustens digital vorzuplanen. Sie können die Tage eingeben, das gewählte Transportmittel und Übernachtungsmöglichkeit. So kann das Budget vorkalkuliert werden und Ihre Vereinsmitglieder wissen genau, wie viel Geld Ihnen für was zusteht.
Bestimmen Sie, wer im Verein die Einsatzaufträge im letzten Schritt absegnet und validiert. Schon kann Ihr Freiwilliger ohne weiteren Papierkram auf Reisen gehen!
#3 – Das Reisen erleichtern
Wer auf Auswärtsspiel ist und nervös der feindlichen Mannschaft ins Auge blickt, hat sicher keinen Kopf für die richtige Aufbewahrung der Quittung nach dem Abendessen.
Als Verein sollte es Ihnen ein Anliegen sein, Ihren Freiwilligen administrative Prozesse so weit wie möglich zu erleichtern. Die Vereinsmission sollte im Vordergrund stehen und die Erstattung von Auslagen ist gerade bei Freiwilligen, die im Verein nichts verdienen, eine Selbstverständlichkeit.
Ihre Freiwilligen sollten zudem möglichst mobil sein und keine wichtigen Unterlagen mit sich herumschleppen müssen – die noch dazu im schlimmsten Fall verloren gehen könnten. Mit geeigneten Cloud-Lösungen wie Sie Ihnen die heutige Reisekosten-Software in der Regel bietet, erleichtern Sie sich und Ihren Freiwilligen die Arbeit ungemein. Sie sind auf Reisen und brauchen dringend Zugang zu einem Dokument? Kein Problem, wenn alles an einem Ort digital versammelt ist. In nur wenigen Klicks finden Sie alles, was Sie brauchen und das egal wo Sie sich gerade befinden.
So kann N2F Ihnen helfen, die Buchhaltung im Verein zu digitalisieren
Nachdem Sie nun alle Vorteile einer Digitalisierung der Reisekostenabrechnung gehört haben, fragen Sie sich, wie Sie die Digitalisierung in Ihrem Verein konkret angehen könnten.
Zunächst sollten Sie sich verschiedene Reisekosten-Softwares anschauen und überlegen, welche am ehesten an die Bedürfnisse Ihres Vereins angepasst ist. Ein Beispiel hierfür wäre unsere Reisekosten-Lösung N2F, die wir an dieser Stelle gerne kurz vorstellen würden.
In unserer App vereinen sich alle genannten Vorteile der Digitalisierung zur idealen All-in-One-Lösung für Unternehmen und Vereine. N2F begleitet Ihre Reisekostenabrechnung durch den gesamten Prozess der Digitalisierung und macht Papier auf einen Schlag völlig überflüssig.
Als mobile App konzipiert, begleitet N2F Ihre Freiwilligen von der Planung bis zum Ende der Reise. Mit der praktischen Smartscan-Funktion lassen sich Belege ganz einfach abfotografieren und werden automatisch in die Buchhaltung eingepflegt. Das Praktische: Die App spricht mehrere Sprachen, wodurch sogar Auslandsreisen keinerlei Problem darstellen. Selbst verschiedene Währungen werden ganz einfach umgerechnet.
Durch die Scanfunktion und schnelle Kostenerfassung wird zudem das Fehlerpotenzial minimiert: Die Freiwilligen und der Vereinsvorstand behalten die volle Kostenkontrolle und Budgetüberschreitungen werden sofort erkannt.
Auch das Thema Rechtssicherheit ist mit der N2F-App kein Problem. N2F ist ein wahrer Rechtsexperte und kennt alle wichtigen Gesetze und Vorschriften in Sachen Vereine. Schwerwiegende juristische Fehler können so leichter vermieden werden und Sie sind im Falle einer Kontrolle geschützt.
Falls Sie N2F einfach mal ausprobieren möchten, kommen Sie zur Testversion.
