Wenn ein Unternehmen wächst, vervielfältigt sich die Zahl der Reisekostenabrechnungen. Obwohl sehr kleine Unternehmen Reisekostenabrechnungen händisch verwalten können, ist es eine komplett andere Geschichte, sobald das Unternehmen zu den Klein- und mittleren Unternehmen zählt! Um ihre Produktivität zu erhöhen, können KMUs von der Einführung einer Anwendung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnungen tatsächlich profitieren.
Die Grenzen der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen mit Excel
Excel besitzt als ein bis jetzt für KMUs unverzichtbares Werkzeug gewisse Einschränkungen, insbesondere was die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen betrifft.
Die Zeitverschwendung
Der traditionelle Weg zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen auf einem Excel Arbeitsblatt erfordert mehrere manuelle Einträge und bietet sehr wenig Flexibilität. Es ist eine fortdauernde Zeitverschwendung, sowohl für Angestellte als auch für Buchhalter – die Bearbeitungszeit für jede Reisekostenabrechnungen kann mehr als 30 Minuten betragen! Angestellte müssen ihre Quittungen sammeln, einscannen und genehmigen lassen, während die Buchhaltung des Unternehmens diese wiederum prüfen, mehrmals eingeben und schließlich in ihre Datenbank integrieren muss.
Der Rückerstattungszeitraum
Was die Rückerstattungen anbelangt, so sind die Zeiträume derart angestiegen, dass nun im Durchschnitt 30 Tage zwischen der Vorbereitung einer Reisekostenabrechnung und der Rückerstattung liegen. Ihre Angestellten erhalten die Rückerstattung wahrscheinlich nicht im gleichen Monat, in dem die Reisekosten angefallen sind. Das ist ganz klar ein Problem und kann sogar Diskussionen verursachen, falls die Angestellten beträchtliche Reisekosten ausgelegt haben.
Fehlerquellen
Die manuelle Eingabe numerischer Daten ist besonders problematisch und Fehler sind weit verbreitet. Egal ob es sich um die Dateneingabe selbst oder die Berechnung handelt, im Durchschnitt muss eine von fünf Reisekostenabrechnungen neu überprüft werden.
Sehr hohe Kosten
Gemäß einer Studie der Global Business Travel Association kostet eine einzelne Reisekostenabrechnung das Unternehmen 53 € hinsichtlich der von Angestellten und Buchhaltungsabteilung aufgewendeten Zeit. Wenn ein Eingabefehler vorliegt, wird dieser Sie zusätzliche 48 € kosten. Darüber hinaus ist es nicht immer einfach zu erkennen, ob Grenzwerte überschritten wurden und die Rückerstattung der Umsatzsteuer bei Reisekostenansprüchen korrekt ist.
Potential für Missbrauch
Der am weitesten verbreitete Missbrauch durch Angestellte umfasst: Kilometerpauschalen, vorsätzliche Duplikate oder das Überschreiten von Ausgabenlimits. Diese Betrügereien können unter den Augen von KMUs allzu leicht durchgehen, wenn sie keine automatisierten Lösungen zur Verwaltung verwenden, die verdächtige Reisekostenabrechnungen erkennen und die Buchhaltungsabteilung darauf hinweisen.
Die Vorteile einer Anwendung für Reisekostenabrechnungen für KMUs
Die digitale Transformation von Unternehmen betrifft nicht nur große Gruppen. Jeder, vom Einzelkaufmann bis hin zu Klein- und mittleren Unternehmen, kann von der Automatisierung zeitraubender Aufgaben mit geringem Mehrwert profitieren. Eine Verwaltungs-App für Reisekostenabrechnungen bietet mehrere Vorteile.
Zeitersparnis
Eine Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen kann die Verarbeitungszeit der Reisekosten auf ein Viertel reduzieren und so zusätzliche Produktivität für hochwertige Aufgaben generieren.
- Den Angestellten gestattet eine Mobil-App das intelligente Einscannen von Reisekostenabrechnungen, das automatische Extrahieren aller Daten aus dem Foto der Quittung: Datum, Betrag, Mehrwertsteuer, Touristensteuer, Treibstoffmenge etc. Das Eingeben der Daten in Excel am Ende des Monats oder das Sammeln und Einreichen der Quittungen in Umschlägen ist unnötig. Dieses Verfahren ist umso praktischer, da der Gesetzgeber nun digitale Quittungen akzeptiert. Mobile Angestellte profitieren auch von einer App, die sie auf ihren Reisen begleitet.
- Für Manager erübrigt sich das Warten auf die Quittungen. Die App bietet auch Echtzeit-Warnungen: überschrittene Ausgabenlimits, doppelte Ausgaben etc.
- Für die Buchhaltung bietet die Anwendung eine automatische Umsatzsteuerprüfung, einfachere und gerechtere Umsatzsteuererstattung und automatisches Übertragen in das FiBu-System, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.
Zentralisierung und Sicherheit der Daten
Wenn Sie die richtige Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen auswählen, ist diese ebenso der effizienteste und zuverlässigste Weg zur sicheren Digitalisierung und Zentralisierung der Daten. Sie können Berichte generieren und ein klareres Bild über die Reisekosten Ihrer Angestellten erhalten.
Die Anwendung ermöglicht Ihnen auch die fortlaufende Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen, so dass Sie die “Hektik” am Monatsende oder das verspätete Einreichen durch Ihre Angestellten vermeiden. Sie übernimmt auch die Verarbeitung und verbessert den zeitlichen Ablauf der Rückerstattungen.
Die Verwaltung auf Basis einer App stellt auch sicher, dass die Prozesse aufeinander abgestimmt sind. Darüber hinaus sind im Falle einer Prüfung alle unterstützenden Dokumente und Berechnung klar und ohne Frage verfügbar.
Wie finden Sie eine für KMUs geeignete Anwendung für Reisekostenabrechnungen?
Um die beste Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu finden, müssen Sie zuerst die Bedürfnisse Ihres KMUs bestimmen. Benötigen Sie die Anwendung, um
- Ausgabenlimits festzulegen und durchzusetzen?
- einen individuellen Prüf-Workflow für verschiedene Angestellte festzulegen?
- einen automatischen Abgleich mit der Bank vorzunehmen?
- ein System zur Archivierung von Daten mit anerkanntem Beweiswert bereitzustellen?
- intelligentes Scannen anzubieten?
- über eine Software für Reisekostenabrechnungen zu verfügen, die sich automatisch mit Ihrer FiBu-Software verbindet?
- eine Software zur Reisekostenabrechnung bereitzustellen, die all Ihre Analysen verwalten kann?
- Vorschüsse zu verwalten?
- die automatische Rückerstattung an Ihre Angestellten durchzuführen?
- Kilometerpauschalen und Fahrzeuge zu verwalten?
- Verpflegungspauschalen (Perdiem) zu verwalten?
Die Beantwortung all dieser Fragen wird Ihnen helfen, die Anwendung/Software zu evaluieren, welche Sie zur Automatisierung Ihrer Reisekostenabrechnungen benötigen. Es gibt verschiedene Lösungen auf dem Markt, die verschiedene Funktionalitäten anbieten, je nach Anwendung mehr oder weniger vollständig: mit oder ohne Ausgabenlimits, mit einer direkt integrierten Zahlungskarte, oder mit Funktionen, welche die internationale Verwendung der Lösung ermöglichen. Das Wichtigste ist, die Lösung auszuwählen, die Ihre Bedürfnisse wirklich erfüllt, nicht mehr und nicht weniger, und das zu einem attraktiven Preis.
N2F bietet Ihnen online seine Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen an, um diese zeitraubende Aufgabe zu beenden, während sie Ihre Daten sichert. Ihre Angestellten scannen jede Quittung, die in Echtzeit an die Buchhaltungsabteilung übertragen wird. Die Quittung wird schnell verarbeitet, mit einem stark vermindertem Fehlerrisiko und mit erhöhter Sicherheit. Suchen Sie nach der besten Lösung für Ihre Reisekostenabrechnungen? Dann kontaktieren Sie uns!
