Wächst Ihr Unternehmen? Jetzt ist es an der Zeit, über die Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnungen nachzudenken! Ihr Personalstamm wächst, Ihre Angestellten reisen häufiger und die geschäftlichen Reisekosten türmen sich auf. Das Ergebnis: Ihre Buchhaltungsabteilung ist von der Größe der Aufgabe überwältigt und die Produktivität Ihrer Angestellten wird durch die sich wiederholende und zeitaufwändige, pflichtgemäße Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen beeinträchtigt. Um den Prüfungsprozess zu rationalisieren, den Teams bei der Steigerung ihrer Effizienz zu helfen und die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern, reduzieren Sie die Plackerei bei der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen und wechseln Sie zu einer digitalen Lösung! Um die Lösung auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen am besten gerecht wird, gehen Sie schrittweise vor – von der Vorbereitung Ihrer technischen Spezifikationen bis zu Ihrer Durchführung einer Ausschreibung wird N2F Sie bei Ihrer Umstellung auf digitalisierte Reisekostenabrechnungen begleiten.
Ausschreibung der Reisekostenabrechnungen – Anforderungen für die Beratung
Sie möchten Ihre Reisekostenabrechnungen digitalisieren, um Zeit zu sparen, die Prozesszuverlässigkeit zu steigern und/oder Ihre Verwaltungskosten zu senken? Die Auswahl der Lösung ist entscheidend. Die beiden folgenden Methoden können Ihnen helfen, die richtige Wahl zu treffen:
- Führen Sie eine Ausschreibung durch. Der vorgeschaltete Prozess nimmt eine lange Zeit in Anspruch und erfordert viel Energie von Ihrem Unternehmen. Der Vorteil: die Anbieter von Lösungen treten mit ihrem besten Angebot an Sie heran.
- Sie identifizieren mögliche Lieferanten und bitten um ein Preisangebot für die Reisekostenabrechnung: die Vorauswahl reduziert Ihre Auswahlmöglichkeiten, jedoch ist dieses Vorgehen schneller.
In jedem Fall müssen Sie einiges an interner Arbeit leisten, bevor Sie Ihre Lösung zur Digitalisierung der Reisekostenabrechnungen auswählen. Diese Lösung muss exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein, indem sie die Probleme angeht, die Sie identifiziert haben. Es obliegt dem Anbieter, Ihnen den Umfang der zusätzlichen Funktionen zu zeigen, die sein Tool anbietet, sowie die vielen Vorteile, die Sie nutzen können, um die papierlose Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen weiter umzusetzen. Die Technologien auf dem Markt entwickeln sich rasch, achten Sie darauf, die besten Innovationen zu Ihrem Vorteil zu nutzen!
Das Formulieren einer Ausschreibung – die essentiellen Schritte
Eine erfolgreiche Ausschreibung muss sorgfältig vorbereitet werden. Sie müssen eine akkurate Reihe an technischen Spezifikationen festlegen, die perfekt mit den Bedürfnissen der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind.
Diese technischen Spezifikationen werden den potentiellen Dienstleistern helfen, Ihre Prioritäten zu verstehen, so dass sie in der Lage sind, Ihnen eine entsprechende Digitalisierungslösung anzubieten. Zusätzlich sollten die technischen Spezifikationen von Ihrem Team regelmäßig als Referenz herangezogen werden, um ein Abweichen von Ihren Zielvorgaben zu vermeiden.
1. Richten Sie für den Entwurf der technischen Spezifikationen ein Projektkomitee ein
Um sicherzustellen, dass der Entwurfsprozess der technischen Spezifikationen konsistent und effizient abläuft, vertrauen Sie die Aufgabe einem Projektkomitee an. Bei der Einrichtung des Komitees ist es ratsam, die unterschiedlichen Beteiligten aus unterschiedlichen Ebenen in das Projekt einzubinden.
Die Buchhaltungsabteilung ist natürlich an der Digitalisierung der Reisekostenabrechnungen interessiert. Aber die IT und Finanzabteilung und die Angestellten sollten ebenfalls zu Wort kommen. Die technischen Spezifikationen für die Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnungen sollten die exakten Erfordernisse abbilden, welche die Lösung erfüllen muss. Jeder Angestellte, der an dem System der Reisekostenabrechnungen beteiligt ist, sollte daher an dem Prozess teilnehmen.
Scheuen Sie sich nicht vor der Verteilung von Rollen. So können Sie beispielsweise den Angestellten eine beratende Rolle zuweisen, die IT-Abteilung mit der Überprüfung der technischen Aspekte und den Vorstand der Buchhaltungsabteilung mit der Entscheidungsfindung betrauen.
Sobald Sie Ihr Projektkomitee eingerichtet haben, können Sie beginnen, Ihre technischen Spezifikationen zu entwerfen.
Um Ihnen den Beginn zu erleichtern, werfen Sie einen Blick auf unsere Vorlage der technischen Spezifikationen.
2. Sammeln Sie Ihre Anforderungen
Dieser zentrale Schritt wird bestimmen, wie zufrieden Sie mit dem System sein werden, das letztendlich geliefert wird, also lassen Sie sich auf jeden Fall Zeit, die Meinungen aller Beteiligten einzuholen. Sie können mit Hilfe von Frage-Antwort-Formularen und Zufriedenheitsumfragen eine interne Befragung durchführen. Dies ermöglicht den befragten Angestellten, sich an der Feinabstimmung der Bedürfnisse des Unternehmens bei der Verwaltung von Reisekosten zu beteiligen. Achten Sie darauf, den Befragten genügend Platz für alle möglichen hilfreichen Kommentare zu lassen. Die Digitalisierungslösung der Reisekostenabrechnungen, die Sie wählen werden, wird von Ihren Schlüsselzielen abhängen. Achten Sie darauf, die richtigen Fragen zu stellen!
3. Überprüfen Sie die technischen Spezifikationen, um die Ausschreibung zu starten
Sobald Sie Ihre Anforderungen identifiziert haben, können Sie die essentiell erforderlichen Funktionalitäten auflisten, die Ihre Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen besitzen soll. Sie sollten ebenfalls zusätzliche Anforderungen in die technischen Spezifikationen aufnehmen, um Ihre Prioritäten hervorzuheben.
Bevor Sie Ihre Ausschreibung versenden, prüfen Sie, ob Ihre technischen Spezifikationen die folgenden Punkte behandeln:
- Die wichtigsten Verbesserungen, welche die Lösung bereitstellen muss.
- Essentielle Funktionalitäten – Genehmigungs-Workflow, beleglose Zahlungsmethode, Berichte und Export, kollaboratives Teilen mit Verwaltung der Zugriffsrechte etc.
- Die Anzahl der von dem Tool unterstützten Benutzer.
- Ihr Gesamtbudget für die Digitalisierung Ihrer eisekostenabrechnungen.
Mit Ihren technischen Spezifikationen in Händen können die Software-Hersteller Ihre Ausschreibung effektiv beantworten. Wir empfehlen, dass Sie unsere Beispielausschreibung für das Management von Reisekostenabrechnungen herunterladen. Es handelt sich um eine Excel-Datei, die es Ihnen ermöglicht, die Vorlage nach Ihren eigenen Bedürfnissen anzupassen.
Ausschreibung Reisekostenabrechnungen: 3 Fragen, die Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung stellen sollten
Wie werden die Reisekostenabrechnungen in die Software eingegeben?
Für eine einfache und schnelle Implementierung, muss Ihre neue Lösung mit Ihren vorhandenen Verfahren und IT-Systemen kompatibel sein.
Beispiel: Ist das neue Verwaltungstool für Reisekostenabrechnungen in der Lage, eine aus einem Online-Kauf übertragene Quittung und ein gescanntes Bild zu verarbeiten? Achten Sie darauf, dass die Lösung über OCR (Optische Zeichenerkennung) verfügt, um das Auslesen der Daten und deren Übertragung in die Felder einer Reisekostenposition sicherzustellen. Die beste Lösung kann aufgrund der Rechnungsdaten einer Transaktion die Reisekostenart intelligent zuweisen.
Welches Preismodell hat die Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen?
Fragen Sie den Anbieter nach den exakten Kosten für die Implementierung und Wartung Ihrer zukünftigen Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, so dass Sie Preise vergleichen und innerhalb Ihres Budgets bleiben können. Einige Anbieter bieten die Implementierung zum Festpreis an, während andere zusätzliche Gebühren in Rechnung stellen – es könnten versteckte Kosten existieren, die Sie kennen müssen, bevor Sie Ihre Auswahl treffen.
Entsprechen die internationalen Fähigkeiten der Software Ihren Bedürfnissen?
Expandiert Ihr Unternehmen international? Ihre Lösung für digitalisierte Reisekostenabrechnungen muss diesen Punkt berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass Sie Reisekosten in jeder Währung eingeben können, vom Afghani über die Krone bis zum Zloty: Ihr neues Tool muss in der Lage sein, Ihre Organisation zu unterstützen, egal wo Ihr Unternehmen tätig ist. Prüfen Sie auch die Verfügbarkeit von Sprachen: Ist die Benutzeroberfläche in allen Sprachen verfügbar, die von Ihrem Team verwendet werden, sowohl für die komplette Desktop-Version als auch für die mobilenBenutzer? Dies könnte eines Ihrer Hauptauswahlkriterien sein.
Wir empfehlen Ihnen, sich unsere Checkliste herunterzuladen, die Ihnen bei der Auswahl Ihrer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen sowie der Vorbereitung einer effektiven Ausschreibung hilft, mit der Sie die für Ihre Bedürfnisse beste Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen finden. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wir sind gerne bereit, Ihnen bei Ihrer Ausschreibung zu helfen.
