In deutschen Unternehmen werden Reisekostenabrechnungen im Allgemeinen noch immer mit Excel verwaltet. Jedoch sind Tabellenkalkulationen keine sehr intuitiven Werkzeuge und nicht wirklich für kollaboratives Arbeiten gemacht. Dies führt oft zu Verzögerungen, Fehlern und Auslassungen. Die Lösung? Der Wechsel zu einem papierlosen Verfahren mit einer leistungsfähigen Software zur Verwaltung von Reisekosten! Heute konzentrieren wir uns auf fünf wichtige Vorteile der N2F Lösung für Unternehmen.
Eine App mit Smart Scan für maximale Zeitersparnis
Die N2F Anwendung zur Verwaltung von Reisekosten ist mit einem Smart Scanner (OCR) ausgestattet. Wenn Sie ein Bild von einem Ticket oder einer Rechnung aufnehmen, werden die Details automatisch extrahiert. Datum, Beträge, USt, Touristenabgabe, Währung, Treibstoffverbrauch… all diese Informationen werden automatisch erkannt und erfasst. Die Reisekostenabrechnungen werden automatisch ausgefüllt und können dann von der Buchhaltung verarbeitet werden. Diese Smart Scan Funktion ist sogar noch praktischer, da die Steuerbehörden nun digitale Belege akzeptieren.
Mobile Angestellte profitieren von einer Anwendung, die sie überall hin begleitet. Sagen Sie Lebewohl zu den mühsamen, manuellen Einträgen in Excel an jedem Monatsende! Diese sind eine der Hauptfehlerquellen und können sich als sehr kostspielig erweisen! Es wird aktuell geschätzt, dass ungefähr eine von fünf Reisekostenabrechnungen revidiert werden muss. Darüber hinaus kostet die manuelle Verwaltung von Reisekostenabrechnungen die Unternehmen durchschnittlich 53 € je Abrechnung plus zusätzliche 48 €, wenn diese Fehler enthalten.
Die N2F Anwendung hilft Ihnen auch, Zeiteinsparungen zu maximieren. Ob Sie sich im Restaurant, in Ihrem Hotelzimmer oder im Flugzeugterminal befinden, nehmen Sie einfach ein Bild von Ihrem Beleg mit Ihrer Smartphone App auf und das war’s! Dieser Scan-Vorgang spart allen Angestellten des Unternehmens wertvolle Zeit. Die Verarbeitung einer Reisekostenabrechnung, für die die Buchhaltung ungefähr 30 Minuten benötigt, erfolgt verzögerungsfrei. Das Ergebnis sind schnellere und regelmäßigere Rückerstattungen, mit weniger Verzögerungen und weniger möglichen Streitfällen!
Geschäftsreisen beinhalten oft die Nutzung des Autos, wodurch Kilometerpauschalen für Treibstoff oder Fahrzeugabnutzung anfallen. Um diese Kosten abzudecken, veröffentlichen die Behörden einen jährlichen Tarif der Kilometerpauschalen.
Reisekosten werden schneller und zuverlässiger berechnet
Der Vorteil der N2F App ist, dass sie diese Steuertarife bereits integriert hat und direkt aktualisiert. Kilometerpauschalen werden daher automatisch berechnet, entsprechend der steuerlich relevanten Leistung des Fahrzeugs und der zurückgelegten Entfernung. Und falls das Unternehmen einen eigenen Tarif besitzt, müssen Sie nur die N2F Anwendung anpassen, um diesen zu berücksichtigen. Sie können die Dinge sogar noch weiter vereinfachen, indem Sie Ihre Kilometerleistung über das integrierte Google Maps Modul erfassen. Dieses berechnet automatisch die zurückgelegte Distanz im In – und Anusland. Sie müssen nicht daran denken, Ihren Kilometerstand zu Beginn und Ende Ihrer Reise zu notieren! N2F bietet ebenfalls die intuitive Eingabe der Charakteristika einer jeden Reise.
Verarbeitungsstatus der Reisekostenabrechnung in Echtzeit
Die N2F App gestaltet die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen fließender und transparenter. In Bearbeitung, genehmigt, rückerstattet… Teams können den Status ihrer Reisekostenabrechnungen in Echtzeit verfolgen und werden sofort über jede Aktion der Buchhaltung informiert.
Das Tool bedeutet echte Autonomie für die Angestellten, die ihre Reisekostenabrechnungen übermitteln und deren Status einsehen können, schnell und wann sie es wollen. Ständige Nachfragen in der Buchhaltung, um die gewünschten Informationen zu erhalten, erübrigen sich.
Zusätzlich erstellt die App Berichte. Alle Reisekosten der Angestellten können begutachtet und möglicherweise optimiert werden, was dem Unternehmen ermöglicht, seine Reisekostenverwaltung zu untersuchen und zu managen.
Ein papierloser Prozess von A bis Z
Die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen mit der N2F Software ist komplett papierlos. Der Smart Scan erkennt die verschiedenen benötigten Details, wie etwa Beträge oder Währungen, überträgt sie, erfasst sie und archiviert sie in Echtzeit. Steuern werden automatisch berechnet und können mit ein paar Klicks für jede auf dem Markt befindliche FiBu-Software exportiert werden. Das Tool generiert ebenfalls Rückerstattungsdateien und SEPA Überweisungen.
Diese intuitive und vollständige Lösung eliminiert auch die Probleme im Zusammenhang mit verlorenen Belegen, welche oft zu einer verspäteten Zahlung oder einer Nichtrückerstattung von Reisekosten führen.
Eine App, die sogar offline funktioniert
Auf Reisen im In- und Ausland ist die 4G Verbindung nicht immer optimal. Die gute Nachricht ist, dass die N2F App sowohl online als auch offline funktioniert! Also können Sie Ihre Reisekostenabrechnungen auch scannen, während Sie reisen, ohne sich über den Netzempfang sorgen zu müssen.
Sogar bei einem Netzausfall werden Ihre Daten erfasst und später synchronisiert, sobald der Netzempfang wieder verfügbar ist.
Die N2F App kann auf allen Gerätetypen installiert werden, einschließlich Smartphones, Tablets und Computern. Ein praktischer Vorteil angesichts der Tatsache, dass Fernarbeit sich immer mehr verbreitet und dass Angestellte sowohl ihr berufliches als auch ihr privates Equipment täglich benutzen.
Möchten Sie Ihre Prozesse optimieren und Ihre Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen verbessern? Die N2F Mobil-App ist für iOS und Android verfügbar. N2F wird aktuell von über 5.000 Unternehmen weltweit genutzt, um sowohl die Erfassung geschäftlicher Reisekosten als auch deren buchhalterische Verarbeitung zu vereinfachen. Entdecken Sie ein einfaches, intuitives, leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Tool!
