Wer beruflich reist, kennt den Verpflegungsmehraufwand – doch viele Details sind unklar. Welche Pauschalen gelten? Wie werden Reisekosten korrekt abgerechnet?
Ob ein Meeting in Wien, eine Messe in Klagenfurt oder ein Geschäftstermin in Paris – je nach Reisedauer und Ziel gelten unterschiedliche Tagesgelder.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Sätze für die Verpflegungspauschale 2025 in Österreich und im Ausland gelten und wie das Abrechnungssystem funktioniert. So behalten Sie den Überblick über Ihre Reisekosten!
Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?
Wenn man den üblichen Arbeitsplatz wegen einer Dienstreise verlassen muss, ist es nicht nur eine Frage der Entfernung vom eigenen Heim. Es geht auch um Mehraufwand. Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, Getränke am Abend – Auswärtstermine kosten mehr. Genau dafür sorgt die Verpflegungsmehraufwendung. Diese wird im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt.
In Österreich funktioniert das Vergütungssystem als Tagespauschale. Je nach Dauer der Reise gilt ein gewisser Betrag – unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer tatsächlich mehr oder weniger ausgibt. Belege sind dafür nicht nötig. Lediglich die Genehmigung der Dienstreise reicht zur Erstattung.
Es muss aber klar sein, dass der Verpflegungsmehraufwand nichts mit der Deckung der Reisekosten zu tun hat. Er ist zusammen mit den Übernachtungskosten und den Fahrtkosten Teil der Reisekosten.
Solche Kosten werden vom Unternehmen getrennt und voll übernommen. Hier ist die Rede nur vom Mehraufwand, da der Mitarbeiter nicht zuhause ist.
Dienstreisen im Steuerrecht
Das österreichische Steuerrecht unterscheidet bei Dienstreisen zwischen zwei Situationen:
- Mitarbeitende verlassen im Auftrag des Arbeitgebers den gewöhnlichen Dienstort – also etwa das Büro, die Betriebsstätte oder das Lager –, um zu arbeiten. Das gilt auch für Einsätze in der näheren Umgebung.
- Der Einsatzort ist so weit vom üblichen Dienstort entfernt, dass eine tägliche Heimfahrt nicht zumutbar ist. Als unzumutbar gilt eine Entfernung von mindestens 120 Kilometern.
Für die erste Variante dürfen Tagesgelder steuerfrei gezahlt werden, falls kein neuer dauerhafter Tätigkeitsmittelpunkt besteht.
Bei der zweiten Variante sind steuerfreie Tagesgelder für denselben Ort bis zu sechs Monate lang möglich.
Die aktuellen Sätze für 2025 wurden vom österreichischen Bundesministerium für Finanzen (BMF) in einem Schreiben bekannt gegeben, das die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im In- und Ausland enthält.
Verpflegungsmehraufwand 2025 – Die Sätze im Inland
Die Tagespauschalen 2025 in Österreich gelten für ausschließlich dienstlich bedingte Reisen:
- Für Reisen von 3 bis 11 Stunden: 2,20 Euro pro Stunde
- Ab 12 Stunden: 30 Euro pro Kalendertag (erhöht von 26,40 Euro in 2024)
Kürzungen bei Mahlzeiten
Die Kürzungsbeträge bei Mahlzeiten im Übernachtungspreis betragen:
- Frühstück: 15% (4,50 Euro) der Tagespauschale
- Mittag- oder Abendessen: jeweils 25% (7,50 Euro) der Tagespauschale
Diese Beträge werden von der Verpflegungspauschale von 30 Euro für einen vollen Tag abgezogen.
Übernachtungspauschale
Diese auch Nächtigungsaufwand genannte Pauschale beträgt:
- Inlandsreisen: 17 Euro Pauschalbetrag pro Nacht inklusive Frühstück (erhöht von 15 Euro in 2024)
- Auslandsreisen: 117 Euro Übernachtungspauschale
Die meisten Firmen übernehmen die tatsächlichen Hotelkosten vollständig, sofern diese angemessen sind. Die Pauschale wird in der Praxis oft nur dann angewendet, wenn keine Belege vorhanden sind oder bei Übernachtungen bei Freunden oder Verwandten.
Verpflegungsmehraufwand 2025 – Die Sätze im Ausland
Die allgemeinen Pauschalen gelten als Basisregelung, wenn für das jeweilige Reiseland keine spezifischen Tagessätze festgelegt sind:
- Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 33 Euro
- Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 50 Euro
Abweichende Tagesgelder berücksichtigen die spezifischen Lebenshaltungskosten des jeweiligen Reiseziels und sind in den offiziellen Richtlinien definiert. Diese Differenzierung ermöglicht eine realistische Abgeltung der tatsächlichen Mehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen.
Bei Dienstreisen ins Ausland unterscheiden sich die Sätze nicht nur von Land zu Land, sondern teilweise auch von Stadt zu Stadt. So gelten für Paris, Warschau oder Madrid sehr unterschiedliche Tagessätze. In der Regel liegen die Pauschalen im Ausland über den inländischen Beträgen.
In der folgenden Tabelle finden Sie die Verpflegungspauschalen (in Euro) für häufige Auslandsreiseziele. Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier.
| Land | Tagesgebühr | Nächtigungsgebühr | Differenz- Aufwendungen ab 2025 |
| Albanien | 27,9 | 20,9 | – |
| Belarus | 36,8 | 31,0 | – |
| Belgien | 35,3 | 22,7 | – |
| Brüssel | 41,4 | 32,0 | – |
| Bosnien und Herzegowina | 31,0 | 23,3 | – |
| Bulgarien | 31,0 | 22,7 | – |
| Dänemark | 41,4 | 41,4 | – |
| Deutschland | 35,3 | 27,9 | – |
| Grenzorte | 30,7 | 18,1 | – |
| Estland | 36,8 | 31,0 | – |
| Finnland | 41,4 | 41,4 | – |
| Frankreich | 32,7 | 24,0 | – |
| Paris und Straßburg | 35,8 | 32,7 | – |
| Griechenland | 28,6 | 23,3 | – |
| Großbritannien und Nordirland | 36,8 | 36,4 | – |
| London | 41,4 | 41,4 | – |
| Irland | 36,8 | 33,1 | – |
| Island | 37,9 | 31,4 | – |
| Italien | 35,8 | 27,9 | – |
| Rom und Mailand | 40,6 | 36,4 | – |
| Grenzorte | 30,7 | 18,1 | – |
| Kroatien | 31,0 | 23,3 | – |
| Lettland | 36,8 | 31,0 | – |
| Liechtenstein | 30,7 | 18,1 | – |
| Litauen | 36,8 | 31,0 | – |
| Luxemburg | 35,3 | 22,7 | – |
| Malta | 30,1 | 30,1 | – |
| Niederlande | 35,3 | 27,9 | – |
| Norwegen | 42,9 | 41,4 | – |
| Polen | 32,7 | 25,1 | – |
| Portugal | 27,9 | 22,7 | – |
| Rumänien | 36,8 | 27,3 | – |
| Russische Föderation | 36,8 | 31,0 | – |
| Moskau | 40,6 | 31,0 | – |
| Schweden | 42,9 | 41,4 | – |
| Schweiz | 36,8 | 32,7 | – |
| Grenzorte | 30,7 | 18,1 | – |
| Slowakei | 27,9 | 15,9 | – |
| Pressburg | 31,0 | 24,4 | – |
| Slowenien | 31,0 | 23,3 | – |
| Grenzorte | 27,9 | 15,9 | – |
| Spanien | 34,2 | 30,5 | – |
| Tschechien | 31,0 | 24,4 | – |
| Grenzorte | 27,9 | 15,9 | – |
| Türkei | 31,0 | 36,4 | – |
| Ukraine | 36,8 | 31,0 | – |
| Ungarn | 26,6 | 26,6 | – |
| Budapest | 31,0 | 26,6 | – |
| Grenzorte | 26,6 | 18,1 | – |
| Zypern | 28,6 | 30,5 | – |
Auch bei Auslandsreisen ist eine Kürzung der Pauschalen vorgesehen, wenn Mahlzeiten im Preis inbegriffen sind. Es gelten dieselben Kürzungssätze wie im Inland:
- Frühstück: 15 %
- Mittag- oder Abendessen: je 25 %
Konkretes Beispiel: Dienstreise nach Deutschland
Herr Wagner arbeitet in Salzburg und wird für vier Tage nach Köln reisen. Das Frühstück ist im Hotelpreis enthalten und wird vom Unternehmen übernommen.
- Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand bis zu 35,30 Euro – je nach Abwesenheitsdauer gemäß dem Zwölftel-System
- Tag 2 und 3: 35,30 Euro pro voller Tag – abzüglich 12 Euro für das Frühstück → 23,30 Euro täglich
- Abreisetag: ebenfalls maximal 35,30 Euro, abhängig von der Abwesenheitsdauer, abzüglich 12 Euro für das Frühstück
Das Zwölftel-System
In Österreich erfolgt die Berechnung der Tagesgelder an An- und Abreisetagen anteilig. Der volle Tagessatz (z. B. 35,30 Euro) wird in zwölf Teile unterteilt:
- 8–9 Stunden Abwesenheit: 9/12
- 9–10 Stunden: 10/12
- 10–11 Stunden: 11/12
- mehr als 11 Stunden: voller Tagessatz (12/12)
Für jeden vollen Tag einer mehrtägigen Dienstreise gilt der komplette Satz.
Die Vorschriften rund um den Verpflegungsmehraufwand erscheinen erst einmal komplex: unterschiedliche Beträge je nach Ziel und Dauer, Abzüge für Mahlzeiten, zeitabhängige Berechnungen… Der Überblick geht dabei schnell verloren.
Mit der N2F-Reisekosten App können Sie Ihre Reisekosten ganz einfach verwalten: Start- und Zielort eingeben und die App berechnet sämtliche Pauschalen automatisch. Die App optimiert dabei alle Prozessschritte der Spesenabrechnungen und spart einem Unternehmen bis zu 75% Bearbeitungszeit.
