Verpflegungsmehraufwand 2025 – Die Sätze in Deutschland und im Ausland

Wer beruflich viel reist, kennt den Verpflegungsmehraufwand – doch sind manche Einzelheiten nicht immer klar. Welche Pauschalen gelten? Wie werden Reisekosten korrekt abgerechnet? Ob ein Meeting in Berlin, eine Messe in München oder ein Geschäftstermin in New York – je nach Reisedauer und Ziel gelten unterschiedliche Bedingungen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Sätze für den Verpflegungsmehraufwand 2025 in Deutschland und im Ausland gelten und wie das Abrechnungssystem funktioniert. So behalten Sie Ihre Reisekosten im Griff! Ab dem 1. Januar 2024 hatten sich die Verpflegungsmehraufwände geändert. Ab dem 1. Januar 2025 gibt es nun erneut Änderungen, was das Bundesfinanzministerium in einem neuen Schreiben bekannt gegeben hat (siehe BMF-Schreiben).

Verpflegungsmehraufwand: Was ist darunter zu verstehen?

Wenn man den üblichen Arbeitsplatz wegen einer Dienstreise verlassen muss, ist es nicht nur eine Frage der Entfernung vom eigenen Heim. Es geht auch um Mehraufwand. Frühstück und Kaffee zum Mitnehmen, Mittagessen im Restaurant, Getränke am Abend – die mit einer Auswärtstätigkeit entstehenden Kosten sind natürlich höher als im Alltag. Genau dafür sorgt der Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird durch Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt.

In Deutschland funktioniert das Vergütungssystem als Pauschale. Je nach Dauer der Reise gilt ein gewisser Betrag. Egal ob der Arbeitnehmer tatsächlich mehr oder weniger – oder sogar gar nichts – ausgegeben hat, es wird die gleiche Summe automatisch bezahlt. Kein Beleg wird daher benötigt. Lediglich die Genehmigung der Dienstreise reicht zur Erstattung. Es muss aber klar sein, dass der sogenannte Verpflegungsmehraufwand nichts mit der Deckung der Reisekosten zu tun hat. Solche Kosten werden vom Unternehmen getrennt und in vollem Umfang (100 Prozent) übernommen. Hier ist die Rede nur vom Mehraufwand, da der Mitarbeiter nicht zuhause ist.

Die Dauer und das Reiseziel sind die zwei Kriterien zur Bestimmung des Spesensatzes. Davon ausgehend gibt es verschiedene Fälle:

• Dauert die Reise mehr als 8 Stunden bzw. mehr als 24 Stunden? Sollte die Abwesenheit während eines einzelnen Arbeitstages und für weniger als acht Stunden dauern, wird der Arbeitnehmer für die Geschäftsreise nicht erstattet.
• Wohin wird beruflich gereist? Bei Reisezielen wird zwischen Deutschland und Ausland unterschieden.

Verpflegungsmehraufwand 2025 – Die Sätze in Deutschland

Ursprünglich sollte das Wachstumschancengesetz eine Erhöhung der Verpflegungspauschalen für 2024 bringen – doch diese Anpassung blieb aus. Die Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands bleiben somit auch 2025 unverändert:

• „Kleine“ Verpflegungspauschale (Halbtagespauschale): Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen erhält der Mitarbeiter 14 Euro.
• „Große“ Verpflegungspauschale (Ganztagespauschale): Wenn die übliche Tätigkeitsstätte für mehr als 24 Stunden verlassen wird, werden pauschal 28 Euro vergütet.

Das Verhältnis 1:2 zwischen beiden Pauschalen wird beibehalten.

Die Kürzungen bei Mahlzeiten im Übernachtungspreis bleiben ebenfalls bestehen. Die Kürzungen betragen:

• 20% (5,60 Euro) für Frühstück
• 40% (11,20 Euro) für Mittag- oder Abendessen

Diese Beträge werden von der Verpflegungspauschale von 28 Euro für einen vollen Tag abgezogen.

Die Übernachtungspauschale für Inlandsreisen bleibt 2025 unverändert bei 20 Euro pro Nacht. Es ist weiterhin üblich, dass Unternehmen die tatsächlichen Hotelkosten zu 100% übernehmen.

Verpflegungsmehraufwand 2025 – Die Sätze im Ausland

Bei einer Dienstreise ins Ausland unterscheiden sich die Sätze nicht nur nach Ländern, sondern auch manchmal nach Städten oder sogar nach Regionen. Die Sätze wurden nämlich speziell implementiert, um die wirtschaftlichen Ungleichheiten möglichst gerecht zu decken. Von daher sind Spesensätze in Paris, Warschau und Madrid sehr unterschiedlich. In der Regel sind die Sätze bei Auslandsaufenthalten höher als die bundesweit geltenden Beträge.

In der nachstehenden Tabelle sind die Verpflegungspauschalen (in Euro) für die häufigsten Reiseziele im Ausland zu finden. Änderungen zu den geltenden Beträgen aus 2021 sind fettgedruckt. Eine vollständige Übersicht aller Länder finden Sie hier.

*bzw. am An- oder Abreisetag

Reisekostenrichtlinien können in der N2F-Software hinterlegt werden und die richtigen Pauschalen werden bei der Angabe der Reisedaten automatisch angepasst.

Auch bei Dienstreisen ins Ausland können die Beträge wegen schon bezahlter Mahlzeiten gekürzt werden. Dafür gelten die gleichen oben erwähnten abzuziehenden Prozentsätze wie in Deutschland.

Nehmen wir ein Beispiel zum besseren und konkreten Verständnis. Herr Müller arbeitet in Köln. Er muss beruflich für vier Tage (inkl. An- und Abreise) nach Paris reisen, wobei er das Frühstück mit der Hotelrechnung von der Firma erstattet bekommt.

• Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 39 Euro;
• Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von 58 Euro pro Tag wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich 11,60 Euro für Frühstück; dies ergibt 46,40 Euro pro Tag;
• Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 39 Euro, abzüglich 11,60 Euro für Frühstück: dies ergibt 27,40 Euro.

Die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand wirken auf den ersten Blick kompliziert: unterschiedliche Pauschalen je nach Reiseziel und Dauer, Abzüge für Mahlzeiten, jährliche Anpassungen der Sätze … Da kann man schnell den Überblick verlieren. Genau hier setzen professionelle Tools an, die den gesamten Abrechnungsprozess automatisieren und erleichtern.

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