Telearbeit, Homeoffice und Heimarbeit: Die meisten Angestellten kennen mittlerweile die berufliche Tätigkeit außerhalb von Büroräumen. Das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden oder an einem anderen Ort ist weit verbreitet und nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken.
Bei vielen Angestellten ist das orts- und zeitflexible Arbeiten sehr beliebt. Durch verschiedene digitale Tools wird es noch unkomplizierter und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit der Teams.
Erfahren Sie mehr über die digitalen Lösungen, die Geschäftsabläufe vereinfachen und das Teamwork Ihrer Mitarbeiter produktiver machen.
Google bietet verschiedene Tools für den beruflichen Bereich an.
Google Meet ist eine App, die es ermöglicht, auf allen Geräten Videoanrufe und Videokonferenzen zu organisieren und somit während der Telearbeit den direkten Kontakt mit dem Team zu gewährleisten.
Eine neue Google Meet-Videokonferenz können Sie über folgende Tools vorausplanen oder direkt starten: Gmail, Google Kalender, Google Chat (für mobile Geräte), Meet oder einige Terminplaner anderer Anbieter.
Je nach Wunsch können Sie in Google Meet eine Sofortbesprechung oder eine später stattfindende Besprechung einrichten und andere Teilnehmende per Link oder E-Mail zum Meet einladen.
Sie können während einer Konferenz Ihr Mikrofon und Ihre Kamera aktivieren oder deaktivieren. Falls Sie nichts verpassen möchten, können Sie mit dem Einverständnis aller Teilnehmer das Meet auch aufnehmen. Das kann aber nur die Person, die das Meet organisiert hat.
Microsoft 365
Das bekannte Software-Paket von Microsoft wird auch als Office-Suite bezeichnet. Dieses besteht unter anderem aus den Anwendungen Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, Access und Publisher.
Office heißt jetzt Microsoft 365 und hat seine bekannten Tools weiterentwickelt und Neuigkeiten integriert. So können Inhalte und Tools wie E-Mail, Chat, Terminplanung, Videokonferenzen, Produktivitäts-Apps und Sicherheit für Unternehmen an einem Ort verwaltet werden.
Die umfassende Sicherheitsverwaltung garantiert den Schutz wichtiger Daten, was im Rahmen der Telearbeit besonders wichtig ist.
Unternehmens-Server
Die Mitarbeiter haben ihre Anwendungen nicht mehr auf ihrem Computer, sondern sie greifen auf sie über eine sichere Verbindung auf dem Firmenserver zu.
Die sensiblen Daten einer Anwendung befinden sich auf einem geschützten Server an einem firmeneigenen Ort. Es besteht also kein Risiko mehr, dass die Daten auf den PCs der Nutzer zum Beispiel durch Diebstahl verloren gehen.
VPN
Ein VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) ist eine Software, die es ermöglicht, sicher im Internet zu surfen. Angestellten in Telearbeit erlaubt ein VPN, sich von außen sicher mit den Servern des Unternehmens zu verbinden.
Wenn Sie über ein VPN im Internet surfen, baut das VPN eine sichere Verbindung zwischen sich selbst und einem seiner Server auf. Über diese Verbindung erfolgt dann der gesamte Internetverkehr.
Ein VPN verändert auch Ihre IP-Adresse und gibt die Adresse des von Ihnen gewählten Servers an. Es verschlüsselt gleichzeitig Ihre Daten, um zu verhindern, dass Informationen nach außen gelangen und Sie identifiziert werden können.
N2F
Zahlreiche Unternehmen verfügen bereits über ein digitales und automatisiertes Spesenmanagement und legen damit wertvolle Kapazitäten ihrer Mitarbeiter frei.
Die Vorteile? Angestellte in Telearbeit sparen viel Zeit und die Reisekostenabrechnung erfolgt ohne lästigen Papierkram. Sie können ihre Ausgaben direkt und schnell über die App erfassen und einreichen. Auch Manager und Buchhaltungs-Teams werden entlastet, da sie nicht mehr jeden einzelnen Beleg manuell überprüfen müssen.
Die Lösung lässt sich auch einfach und nahtlos in Ihre vorhandene Buchhaltungssoftware integrieren. Sie kann so in kürzester Zeit eingerichtet und genutzt werden.
Nach der Integration erstellt die mobile App automatisch Buchhaltungseinträge, sobald eine Notiz genehmigt und verarbeitet wurde. Das reduziert das Fehlerrisiko, da keine manuelle Übertragung von Daten erforderlich ist. Dadurch gewinnen alle Beteiligten Zeit für Mehrwertaufgaben.
Buchhaltungssoftware
SAGE
Durch die Buchhaltungssoftware von Sage können die meisten Prozesse (Finanzbuchführung, Lohnbuchhaltung, internes und externes Rechnungswesen) digitalisiert werden. Das macht die Buchhaltung schneller, sicherer und für alle Mitarbeiter angenehmer.
Das bedeutet zum Beispiel, dass eingehende Rechnungen nicht mehr in Papierform aufbewahrt, sondern eingescannt oder fotografiert und in digitaler Form gespeichert werden. Ausgehende Rechnungen werden als E-Rechnung versendet.
Buchungen werden per Mausklick vorgenommen und die Kennzahlen automatisch analysiert. Mahnungen können ebenfalls präzise verwaltet werden, damit Zahlungseingänge pünktlich erfolgen.
Auch der Datenaustausch mit Steuerberatern und dem Finanzamt wird vereinfacht.
Microsoft Dynamics
Dynamics bietet verschiedene Optionen an, die Aufgaben automatisieren und die Flexibilität und das Wachstum eines Unternehmens unterstützen sollen.
Für Teams, die noch produktiver zusammenarbeiten wollen, gibt es Dynamics 365 Project Operations. Die Lösung bietet übersichtliche Aufgabenverteilungen, Terminplanung, Dashboards etc. an. Teams werden mit einer einzigen Anwendung zusammengebracht, damit Projekte budgetgerecht und pünktlich geliefert werden können.
HR-Suite
Eine HR-Software kann Unternehmen dabei unterstützen, die Prozesse und Aufgaben im Personalmanagement zu digitalisieren und zu vereinfachen. Die Mitarbeiterdaten werden in einer digitalen Personalakte an einem Ort verwaltet, damit Personaler den Überblick behalten.
Eine gute HR-Software kann unterschiedliche Aufgaben aus dem Personalmanagement abdecken. Das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement – Urlaubsanträge, Krankmeldungen etc. – gehört da einfach dazu.
Darüber hinaus sind einige Tools auf die Verwaltung des Humankapitals spezialisiert und unterstützen bei der Personalverwaltung, z. B. die Ressourcenplanung, Recruiting und Bewerbermanagement sowie Performance Management.
Wenn Mitarbeiter in Telearbeit sind, ist eine Lösung ein Muss, die ihnen eine kollaborative Planung anbietet, die in Echtzeit aktualisiert wird. Jeder kann angeben, wann er an welchem Projekt arbeitet, seinen Terminplan mit anderen teilen und ihn mit Google, Outlook etc. synchronisieren. So können Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter jederzeit klar verfolgen.
Sogenannte umfassende Personalmanagement-Systeme sind eine „All-in-one-HR-Lösung“ und umfassen praktisch alle Funktionen.
