Das Tagegeld als Teil einer Reisekostenabrechnung ist nicht immer ganz einfach zu berechnen. Das liegt daran, dass es sowohl von der Dauer der Reise als auch vom Zielort abhängig ist. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was genau das Tagegeld ist, wie es berechnet wird und wie sich die Tagegeldsätze von Land zu Land unterscheiden.

Was ist Tagegeld?

Während Fahrtkosten nach gefahrenen Kilometern oder Belegen für die tatsächlichen Ausgaben für beispielsweise Flug- und Zugtickets abgerechnet werden, stellt das Tagegeld eine Pauschale für die Ausgaben für Verpflegung auf einer Dienstreise dar. Diese Pauschale kann entweder vom Arbeitnehmer von der Steuer abgesetzt oder vom Arbeitgeber als Betriebsausgabe behandelt und an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.

Tagegeld kann auch als Verpflegungsmehraufwand oder einfach als Spesen bezeichnet werden. Aufgrund der unterschiedlichen Bezeichnungen kann es leicht zu Verwirrung kommen. Es ist auch nicht zu verwechseln mit Tagesgeld, was eine Anlageform darstellt und mit einer Reisekostenabrechnung in keinem Zusammenhang steht.

Für wen gilt das Tagegeld?

Das Tagegeld ist gesetzlich von verschiedenen Stellen geregelt.  Für Bundesbeamten, Richter und Soldaten ist es im Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt, Angestellte im öffentlichen Dienst können sich auf Verordnungen des jeweiligen Bundeslandes berufen. In der Privatwirtschaft werden diese gesetzlichen Regelungen oft ebenfalls als Orientierung für Geschäftsreisen genutzt. Hier wird das Tagegeld jedoch meist Verpflegungsmehraufwand genannt. Tagegeld gilt sowohl für inländische Dienst- und Geschäftsreisen als auch für internationale Reisen zu beruflichen Zwecken.

Warum gibt es verschiedene Pauschalen für das Tagegeld?

Das Tagegeld hängt nicht nur von dem Land ab, in dass Ihre Mitarbeiter reisen, sondern natürlich auch von dem Land, in dem Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter ansässig sind. Die Höhe des Tagesgeldes wird dabei von verschiedenen Faktoren beeinflusst, unter anderem auch von dem Preisniveau für Verpflegung in dem Land, in dass der Mitarbeiter reist. Es ist naheliegend, dass die Verpflegung in der Schweiz oder Japan teurer ist als beispielsweise in Serbien. Für manche Länder gibt es zudem verschiedene Pauschalen je nach Region.

Auch spielt die Dauer der Abwesenheit je Kalendertag eine Rolle. Dies klingt kompliziert, ist jedoch relativ einfach. Tagegeld generell gibt es für eine Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden an einem Kalendertag. Es geht also um Reisen, die mehr als die übliche Arbeitszeit von 8 Stunden am Tag umfassen und nicht innerhalb der regulären Arbeitszeit wieder beendet werden können. Wenn die Abwesenheit mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden pro Arbeitstag beträgt, gilt eine reduzierte Pauschale. Diese Pauschale gilt ebenfalls für den An- und Abreisetag.

Wenn die Abwesenheit 24 oder mehr Stunden pro Kalendertag beträgt, ein Mitarbeiter beispielsweise mehrere Tage vor Ort übernachtet, wird die volle Pauschale für das Tagegeld angerechnet. Für Übernachtungskosten gibt es zudem ebenfalls einen Pauschbetrag je Land. Bei den Übernachtungskosten ist jedoch auch eine Einzelabrechnung möglich.

Wie finde ich heraus, welche Tagegeld-Pauschale auf mich zutrifft?

Sie müssen sich jedoch keine Gedanken darum machen, wie genau das Tagegeld für ein spezielles Land errechnet wird. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht für jedes Jahr am Ende des Vorjahres eine ausführliche Tabelle. In dieser Tabelle sind die Sätze für beinahe alle Länder der Welt aufgelistet. Für Länder, die nicht aufgelistet sind, gibt es zudem Erklärungen, welcher Satz in diesen Fällen angewandt werden muss.

Wie können Arbeitnehmer Tagegeld bei der Steuer angeben?

Wie bereits erwähnt, kann das Tagegeld auf zwei Arten abgerechnet werden können. Als Arbeitgeber können Sie das Tagegeld und weitere Ausgaben für Geschäftsreisen an den Arbeitnehmer auszahlen und dies als Betriebsausgaben verbuchen. Es ist jedoch auch möglich, dass der Arbeitnehmer die Ausgaben für Geschäftsreisen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Auch Selbstständige können auf diese Art Ausgaben für ihre Dienstreisen steuerlich geltend machen.

Herausforderungen beim Tagegeld als Teil der Reisekostenabrechnung

Die Tatsache, dass das Finanzministerium jedes Jahr eine Tabelle mit den aktuell geltenden Sätzen veröffentlicht, stellt bereits eine Vereinfachung für Sie als Arbeitgeber dar. Dennoch kann es kompliziert und zeitaufwendig sein, den korrekten Tagesgeldsatz für die Reisekostenabrechnung herauszufinden.

Wie herausfordernd und zeitaufwendig dies ist, hängt auch davon ab, wie Sie Ihre Reisekostenabrechnung durchführen. Viele Unternehmen erleichtern sich die Reisekostenabrechnung, in dem sie auf Excel zurückgreifen. Mit dem nötigen Wissen können Sie eine Vorlage programmieren, die automatisch bestimmte Berechnungen durchführt und bestimmte Sätze anwendet. Sie können auch auf fertige Vorlagen zugreifen, die teils kostenfrei im Internet angeboten werden.

Da sich die Tagegeld-Pauschalen jedoch jedes Jahr ändern, müssen Sie Ihre Exceltabellen jedes Jahr anpassen und die neuen Sätze für das Tagegeld einpflegen. Zudem müssen Sie sicherstellen, dass auch alle Mitarbeiter, die über eine Kopie der Exceltabelle verfügen müssen, Zugriff auf die aktualisierte Version haben. Wenn Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter in verschiedenen internationalen Niederlassungen beschäftigt sind, gelten für deren Geschäftsreisen die Pauschalen des jeweiligen Arbeitsortes. Sie müssen also auch diese aktuell halten.

So sparen Sie Zeit bei der Berechnung des Tagegelds

Die Herausforderungen und Zeitaufwände einer Reisekostenabrechnung mit Excel oder einem anderen Tool, in dass Sie händisch die aktuellen Tagegeld-Pauschalen einpflegen müssen, können Sie jedoch einfach umgehen. Die Lösung Ihres Problems kann in der Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung liegen. N2F ist ein Tool für die digitale Reisekostenabrechnung, das Ihnen genau diese Arbeit abnimmt.

Wir kümmern uns darum, dass stets die aktuell geltenden Pauschalen für das Tagegeld, aber natürlich auch alle weiteren gesetzlichen Pauschalen bei der Berechnung Ihrer Reisekosten angewandt werden. Außerdem müssen Sie nicht mühsam aus umfangreichen Tabellen den richtigen Satz für das Zielland oder die Zielregion entnehmen. N2F wendet automatisch die richtige Pauschale für das Zielland der Geschäftsreise an.

Auch die digitale Reisekostenabrechnung für internationale Unternehmen stellt für N2F kein Problem dar. N2F unterstützt nicht nur verschiedene Sprachen, sondern auch die Regelungen verschiedener Länder. Derzeit setzen mehr als 1500 Kunden aus 35 Ländern auf die digitale Reisekostenabrechnung mit N2F.

Fazit

Trotz seiner Komplexität und weit mehr als 200 unterschiedlichen Pauschalen müssen Sie keine Angst vor der Berechnung des Tagegelds haben. Es ist für Sie zwar unvermeidlich, sich mit dem Thema Tagegeld auseinanderzusetzen, aber die Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung bietet Ihnen die Möglichkeit, besonders bei diesem Aspekt der Reisekostenabrechnung viel Zeit und Arbeit einzusparen. Von diesem und weiteren Vorteilen der digitalen Reisekostenabrechnung mit N2F können Sie sich zum Beispiel mithilfe unserer Demo überzeugen.