Spesen-Management – so sparen KMUs wertvolle Zeit

Das Verwalten von Spesen ist eine zeitaufwendige und mühsame Arbeit. Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen, die oft keine spezialisierten Abteilungen oder Mitarbeiter haben, die sich dieser Aufgabe widmen. Traditionell erfolgt die Spesenabrechnung manuell oder mit Hilfe von Excel-Tabellen, in die Mitarbeiter mühsam die einzelnen Posten eintragen. Der langwierige Prozess ist nicht nur trocken, sondern auch besonders fehleranfällig.

Hinzu kommt, dass Excel zwar zunächst eine zufriedenstellende Option bieten kann, sofern die Ansprüche des KMUs noch nicht hoch sind. Unternehmen entwickeln sich aber weiter und werden komplexer, womit sich auch die Spesenverwaltung verkompliziert. Eine digitale Lösung für das Spesenmanagement wie N2F kann die Verarbeitung von Spesen vereinfachen, wertvolle Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen.

Ihr KMU wächst – und mit ihm die Anforderungen

Ihr KMU wird immer größer – herzlichen Glückwunsch! Mit steigenden Umsätzen und Mitarbeiterzahlen wird der Arbeitsalltag aber auch immer anspruchsvoller und komplexer. Vielleicht konnten Sie viele Abläufe bisher noch mit manueller Arbeitskraft bestreiten. Aber während die Anforderungen immer weiter steigen, merken Sie irgendwann: So kommen Sie nicht mehr weiter.

Das Zauberwort heißt Automatisierung. Je mehr Arbeitsabläufe Sie automatisieren können, desto besser entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und senken dabei auch noch die Kosten. Ein Bereich, der von einer Automatisierung besonders profitiert, ist das Spesen-Management. Zahlreiche Unternehmen setzen bereits auf eine digitale und automatisierte Spesenverwaltung und legen damit wertvolle Kapazitäten frei. Die Erfassung von Reisekosten wird auf diese Weise erheblich einfacher und günstiger als mit herkömmlichen Optionen wie Excel.

Welche Vorteile bietet ein digitales Spesen-Management wie N2F?

Zeitersparnis und Entlastung von Mitarbeitern im KMU

Eine digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung spart Ihnen Ihre wichtigste Ressource – Ihre Zeit. Die Spesenverwaltung wird von Mitarbeitern in KMUs übernommen, die ihre Arbeitszeit für andere Aufgaben sinnvoller nutzen könnten. Denn die Eintragung von Reisekosten ist zwar wichtig, aber wenig anspruchsvoll. Gerade dies sind hervorragende Eigenschaften für eine Automatisierung. Mit einer Software wie N2F können Sie die gleichen Ergebnisse in gerade einmal einem Viertel der herkömmlich benötigten Zeit erarbeiten. Mitarbeiter müssen sich nicht mehr manuell Notizen machen oder Excel-Tabellen führen, sondern können ihre Ausgaben direkt über die App erfassen und einreichen. Auch Manager und Buchhalter sparen Zeit, da sie nicht mehr jeden einzelnen Beleg manuell überprüfen müssen.

Dies entlastet nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Arbeitgeber: Indem KMUs einfache Arbeiten automatisieren, erhöhen sie die freien Kapazitäten ihrer Mitarbeiter. Diese können sie dann für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen, für die tatsächlich menschliche Arbeitskraft und ein aktives Mitdenken erfordert wird.

Nahtlose Integration in Ihre vorhandene Buchhaltungssoftware

Viele Unternehmen bleiben bei ihrer alten – und zeitraubenden – Lösung, weil sie fürchten, dass die Implementierung eines neuen Programms aufwendig und kompliziert wird. Deshalb wurde N2F so konzipiert, dass sich die Integration nahtlos in Ihre Buchhaltungssoftware einfügt. So können Sie sie in kürzester Zeit einrichten und nutzen.

Nach der Integration erstellt die App automatisch Buchhaltungseinträge, sobald eine Notiz genehmigt und verarbeitet wurde. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und spart Zeit, da keine manuelle Übertragung von Daten erforderlich ist. Dabei arbeiten Sie weiterhin mit Ihrem gewohnten Buchhaltungsprogramm, entlasten aber den Mitarbeiter, der es bisher verachtet hat.

Verwaltung von Tagespauschalen

Mitarbeiter, die regelmäßig auf Reisen sind, haben oft spezielle Anforderungen an die Verwaltung ihrer Tagegelder. Eine hochwertige Software für Spesen-Management ist in der Lage, ihre Tagespauschalen zu verwalten und dabei die besonderen Faktoren Ihres Unternehmens einzubeziehen. N2F wurde mit einer speziellen Funktion für Tagespauschalen ausgestattet. Die App bezieht die spezifischen Regeln und Vorschriften Ihres KMU für Tagespauschalen ein und berechnet die Erstattung automatisch. Dies hilft, Fehler zu reduzieren und sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter die korrekte Erstattung erhält.

Hochwertiges Spesen-Management dank automatisierter Legitimitätsprüfung

N2F kontrolliert automatisiert die Legitimität der geltend gemachten Reisekosten– und Spesenabrechnung und beugt so bereits frühzeitig Betrugsversuchen vor. Die Vorhersageüberprüfung bezieht unterschiedliche Faktoren ein wie den Kilometerstand, Ausgaben oder die Wahrscheinlichkeit, dass ein Beleg geändert wurde. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Machine Learning wird im Rahmen des Spesen-Managements eine Analyse durchgeführt, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen und zu verhindern.

Transparente Spesenverwaltung

Ein undurchsichtiges und chaotisches Spesen-Management kann sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Haben Arbeitnehmer den Eindruck, dass den Kollegen höhere Ausgaben erstattet werden, führt dies schnell zu Reibereien und schlechter Stimmung. Mitarbeiter fühlen sich benachteiligt und verlieren schlimmstenfalls ihr Vertrauen in das KMU als Arbeitgeber.

N2F bietet eine klare Richtlinie für die Erstattung von Spesen. Das System ist an die individuellen Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst und warnt Mitarbeiter automatisch, wenn die Höhe der Ausgaben über dem erlaubten Betrag liegt. Arbeitnehmer erfahren also bereits im Vorhinein, welche Kosten nicht übernommen werden. So verhindern Unternehmen, dass Ihre Mitarbeiter unnötige Ausgaben tätigen, die die Unternehmenskasse ungewollt belasten.

Mit der transparenten Spesenverwaltung sorgen KMUs dafür, dass alle Mitarbeiter gleichbehandelt werden und stets nachvollziehen können, welche Spesen erstattet werden und welche nicht. Dies verhindert, dass Mitarbeiter sich benachteiligt fühlen und Manager oder Buchhalter in Erklärungsnot kommen.

Optimierter Validierungsprozess im Spesen-Management

Sobald eine digitale Reisekosten– oder Spesenabrechnung eingereicht wurde, wird der zuständige Manager oder Buchhalter automatisch benachrichtigt. So kann er sie schnell und einfach genehmigen oder ablehnen. Damit sorgt der automatisierte Workflow für einen reibungslosen und zügigen Prozess ohne unnötige Wartezeiten.

Behalten Sie Ihre Ausgaben im Blick

Wie viel Geld fließt eigentlich in die Spesen der Mitarbeiter Ihres KMUs? Je größer ein Unternehmen wird, desto leichter verliert es den Überblick über die entstehenden Kosten. Umso stärker sind davon Unternehmen betroffen, deren Arbeitnehmer regelmäßig unterwegs sind oder im Außendienst arbeiten. Gerade im digitalen Zeitalter müssen sich KMUs früher oder später die Frage stellen: Lohnt sich das? Werden die Spesen durch entsprechende Gewinne wieder ausgeglichen? Diese Frage können Sie nur beantworten, wenn Sie Ihre Ausgaben im Blick haben und genau erkennen können, wohin welche finanziellen Mittel fließen.

Mit der Spesen-Management-Software N2F erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre finanziellen Ausgaben für Reisekosten- und Spesenabrechnungen. Dank der intelligenten Auswertung Ihrer Daten in der App können Sie Trends und Muster erkennen und so fundierte Entscheidungen treffen, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Fazit – ein digitales Spesen-Management entlastet KMUs nachhaltig

In Ihrem KMU gibt es viel zu tun. Dabei kommen die großen, wichtigen Aufgaben gerne einmal zu kurz, wenn das “Kleinvieh” zu viel Kapazitäten in Anspruch nimmt. Das digitale Spesen-Management N2F entlastet die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die sich nunmehr anspruchsvolleren Aufgaben widmen können, die tatsächlich ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Dadurch sparen Sie den überwiegenden Anteil der mit dem Spesen-Management verbundenen Kosten. Gleichzeitig verringern Sie die Fehleranfälligkeit im Rahmen der Erfassung und verhindern damit eine unnötige – und ebenfalls kostspielige – Nacharbeit. Schließlich führt N2F eine Legitimitätsprüfung durch, die betrügerische Aktivitäten erkennt und verhindert, dass falsche Kosten erstattet werden.