Jedes Jahr bietet Neuerungen. Wissen Sie schon alles zum Thema Spesen 2021? Was ist 2021 neu und wichtig für Sie, um Ihr Verfahren zur Reisekostenerstattung zu optimieren? Entdecken Sie den ultimativen Guide von N2F und verstehen Sie Reisekosten schnell und richtig!
Reisekosten richtig verstehen
Wie werden Dienstreisen definiert?
Der Begriff Geschäfts- bzw. Dienstreise bezeichnet jede berufliche Reise, bei der ein Arbeitnehmer seine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. seine private Wohnung verlassen muss. Im Bereich Steuerrecht spricht man von beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Kundenbesuche und Fahrten zu Messen, Kongressen, Schulungen, Seminaren, anderen Firmenstandorten sind alle Beispiele für Dienstreisen. Doch muss die Reise außerhalb der Stadtgrenze stattfinden.
Welche Reisekosten sind rückzahlbar?
Es gibt grundsätzlich 3 Arten von Reisekosten, die rückzahlbar sind:
Fahrtkosten. Mit anderen Worten: Alle Ausgaben, die mit Hin- und Rückfahrten nach Zielort verbunden sind. Als Verkehrsmittel gelten Privatwagen, Mietwagen, Flugzeug, Bus und Bahn. Firmenwagen sind aber ausgeschlossen, da die Firma schon dafür bezahlt.
Übernachtungskosten. Das heißt, entweder Aufwendungen für ein Hotelzimmer oder eventuell die Miete einer Wohnung. Oft wird eine Vergütung pauschal angeboten.
Verpflegungsmehraufwand. Da der Mitarbeiter unterwegs und nicht zuhause ist, muss er selbst für Essen bezahlen. Dafür gelten auch bestimmte Pauschbeträge. Diese Beträge hängen vom Reiseziel ab.
Reisenebenkosten zählen auch!
Dazu kommen noch die Reisenebenkosten. Als Reisenebenkosten werden alle Kosten betrachtet, die oben nicht aufgelistet sind, die aber trotzdem bei einer Geschäftsreise anfallen. Dazu gehören insbesondere: Telefonkosten, Park- und Mautgebühren, Mietwagen, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel am Reiseziel, Kosten für WLAN im Hotelzimmer, Eintrittskarten für Messen bzw. Ausstellungen, Reiseversicherung und Schließfächer für Gepäckaufbewahrung.
Spesen 2021: Was verändert sich?
Inlandsreisen: Keine Veränderung
Keine Änderung der Sätze ist für die Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands zu bemerken. Für Dienstreisen im Inland gelten die gleichen Pauschbeträge als 2020. Bei Reisen zwischen 8 bis 24 Stunden bleibt die Verpflegungspauschale bei 14 Euro. Ab 24 Stunden gilt die große Pauschale von 28 Euro pro Tag. Bei mehrtägigen Aufenthalten erhält der Mitarbeiter am Anreise- und Abreisetage grundsätzlich immer 14 Euro. Egal, ob er tatsächlich 8 Stunden lang unterwegs war oder nicht. Dafür soll der Reiseantrag aber korrekt erstellt werden. Nehmen wir zwei Beispiele.
Beispiel 1 – Seminar von Bremen nach Stuttgart
Tag 1: 18.00 – 24.00 – Weniger als 8 Stunden – Der Mitarbeiter erhält trotzdem 14 Euro als Anreisetag
Tag 2: 28 Euro
Tag 3: 28 Euro
Tag 4: 00.00 – 15.00 – Der Mitarbeiter erhält 14 Euro als Abreisetag
In diesem Fall wird der Reiseanatrag für den Zeitraum 18.00 – 24.00 am ersten Tag erstellt. Dann wird 00.00 – 24.00 zweimal eingetragen, und schließlich 00.00 – 15.00. Insgesamt werden 84 Euro pauschal vergütet.
Beispiel 2 – Kundenbesuch von Potsdam nach Berlin
Der Mitarbeiter fährt um 10 Uhr ab und ist um 16 Uhr wieder zuhause. Da die Mindestvoraussetzungen (8 Stunden) nicht erfüllt wurden, bekommt der Mitarbeiter kein Geld.
Auslandsreisen: Neue Spesensätze
Wie werden die Spesensätze festgelegt? Wäre es nicht einfach, wenn ein einziger Satz überall gälte? Jein. Einfacher bedeutet nicht fairer. Es gelten unterschiedliche Spesensätze je nach Land, weil die Lebenskosten auch unterschiedlich sind. Solche Unterschiede werden berücksichtigt. Was ist die Stand der Sache 2021? In welchen Ländern bzw. Städten sind die Sätze ab 01.01.2021 höher? In Klammern stehen die Werte 2020.
| REISEZIEL | 8 bis 24 Stunden* | Mehr als 24 Stunden | Übernachtung |
| Andorra | 28 (23) | 41 (34) | 91 (45) |
| Botsuana | 31 (27) | 46 (40) | 176 (102) |
| China | |||
| Chengdu | 28 (24) | 41 (35) | 131 (105) |
| Shanghai | 39 (33) | 58 (50) | 217 (128) |
| Côte d‘Ivoire | 40 (34) | 59 (51) | 166 (146) |
| Gambia | 27 (20) | 40 (30) | 161 (125) |
| Irland | 39 (29) | 58 (44) | 129 (92) |
| Kongo, Republik | 41 (33) | 62 (50) | 215 (200) |
| Kuwait | 37 (28) | 56 (42) | 241 (185) |
| Liechtenstein | 37 (36) | 56 (53) | 190 (180) |
| Nepal | 24 (19) | 36 (28) | 126 (86) |
| Niger | 28 (28) | 42 (41) | 131 (89) |
| Rumänien | |||
| Bukarest | 21 (21) | 32 (32) | 92 (100) |
| im Übrigen | 18 (17) | 27 (26) | 89 (62) |
| Schweiz | |||
| im Übrigen (auß. Genf) | 43 (41) | 64 (62) | 180 (169) |
Auf der anderen Seite gibt es auch Gebiete mit verringerten Sätzen? Ja.
| REISEZIEL | 8 bis 24 Stunden* | Mehr als 24 Stunden | Übernachtung |
| Albanien | 18 (20) | 27 (29) | 112 (113) |
| Korea, Republik | 32 (39) | 48 (58) | 108 (112) |
Bei manchen Reisezielen sind die Sätzen gesunken. Doch hat sich die Übernachtungspauschale erhöht:
| REISEZIEL | 8 bis 24 Stunden* | Mehr als 24 Stunden | Übernachtung |
| Burundi | 24 (32) | 36 (47) | 138 (98) |
| China | |||
| Kanton | 24 (27) | 36 (40) | 150 (113) |
| Peking | 20 (31) | 30 (46) | 185 (142) |
| im Übrigen | 32 (33) | 48 (50) | 112 (78) |
Oder umgekehrt:
| REISEZIEL | 8 bis 24 Stunden* | Mehr als 24 Stunden | Übernachtung |
| Kenia | 34 (28) | 51 (42) | 219 (223) |
| Schweiz | |||
| Genf | 44 (43) | 66 (64) | 186 (195) |
*bzw. am An- oder Abreisetag
N2F hat einen kompletten Artikel zum Thema Spesen 2021 für Sie schon bereit. Für eine ausführliche und offizielle Übersicht der 180 Länder können Sie die ganzen Daten hier finden.
Spesen 2021: Wie N2F Ihnen helfen kann
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