Europa steckt in der Krise. Die durch den Krieg in der Ukraine hervorgerufene Inflation trifft viele Länder sehr stark. Auch in Deutschland ist die Inflation deutlich zu spüren. Alltagsprodukte werden immer teurer, die Kaufkraft sinkt und auch Unternehmen stecken finanziell immer weiter in der Not. Viele Unternehmer*innen fragen sich daher, wie sie Geld sparen können, ohne Personal abzubauen oder das gesamte Geschäftsmodell in Frage zu stellen.
Mit folgendem Artikel möchten wir Sie gerne beruhigen: Es gibt viele Ecken und Enden, an denen Sie ohne große Anstrengung Geld einsparen können. Folgende Tipps werden Ihnen helfen, die Inflation in Ihrem Unternehmen so gut es geht auszugleichen und den Schaden zu begrenzen.
Überprüfen Sie die Rentabilität genutzter Programme
Unternehmen geben sehr viel Geld für verschiedene Programme aus. Lizenzen für eine professionelle Nutzung sind oft unverhältnismäßig teuer. Daher sollten Sie darauf achten, nicht den Überblick über die von Ihren Mitarbeiter*innen genutzten Programme zu verlieren. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen bezahlten Programme auch wirklich genutzt werden und dass keine Doppelzahlungen entstehen.
Wir raten Ihnen, einfach bei Ihren Mitarbeitern direkt nachzufragen, welche Programme diese wirklich benutzen und schätzen. Erstellen Sie ein Inventar aller Programme für die Sie zahlen und eliminieren Sie alle, die nicht wirklich einen Sinn erfüllen. So werden Sie viele tausende Euro im Jahr sparen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Verträge und Rechnungen
Um Geld sparen zu können, sollten Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, wo Ihr Geld hinfließt. Es ist daher unerlässlich zu überprüfen, für welche Verträge Sie zahlen und welche Rechnungen anstehen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie für alle unterzeichneten Verträge auch tatsächlich eine Leistung erhalten. Unternehmen schließen oft so viele Verträge ab, dass sie gar nicht merken, wenn der Vertragspartner (zum Beispiel der Lieferant für Kugelschreiber) seine Leistung gar nicht, unvollständig oder mit Verspätung erfüllt. Denken Sie auch daran, dass Preise in Deutschland verhandelbar sind. Falls Ihnen eine Leistung zu teuer erscheint, fragen Sie einfach mal, ob sich der Preis nicht senken lässt.
Falls ein Anbieter zu teuer ist und sich der Preis nicht verhandeln lässt, vergleichen Sie die Preise anderer Dienstleister und wechseln Sie gegebenenfalls zu einem anderen.
Auch wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie anfallende Rechnungen zeitnah begleichen. Mahngebühren sind reine Geldverschwendung und sollten unbedingt vermieden werden, wenn Sie ernsthaft am Geldsparen sind.
Verhandeln Sie Ihre Kredite neu
In vergangenen Krisenzeiten hat Ihr Unternehmen vielleicht Kredite aufgenommen, um weiter zahlungsfähig zu bleiben. Das ist völlig verständlich und manchmal nötig, um das Unternehmen zu retten. Dennoch sollten Sie nicht zum Sklaven Ihrer Zinsraten werden.
Überprüfen Sie, ob es nicht möglich wäre, Ihre Kredite zu optimieren. Statten Sie Ihrer Bank einen Besuch ab und verhandeln Sie die Kreditbedingungen neu. Vielleicht ist es für Sie günstiger, die Kreditlaufzeit zu verlängern oder zu verkürzen?
Haben Sie keine Zeit, sich darum zu kümmern? Wenden Sie sich an Kreditmakler*innen. Diese Fachleute kennen sich mit den Mechanismen der Banken bestens aus und können bestmöglich für Sie verhandeln.
Achten Sie mehr auf die Umwelt
Es gibt viele gute Gründe, als Unternehmen ökologischer zu agieren. Zunächst ist es in Zeiten des Klimawandels im allgemeinen Interesse, Energie einzusparen und die Umwelt nicht unnötig zu belasten. Zugleich helfen ökologische Gesten auch dabei, Geld zu sparen.
Denken Sie zum Beispiel an Ihre Stromrechnung. Gerade Strom ist in Zeiten der Inflation besonders teuer geworden. Stellen Sie sicher, dass nachts alle Computer und nicht genutzten elektronischen Geräte ausgeschaltet sind. Auch der Stand-By-Modus kostet Strom! Das WLAN nachts auszuschalten ist nachweislich ein guter Weg, einige Euros pro Monat an Strom zu sparen.
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter*innen, sparsam mit Strom und Wasser umzugehen. Auch beim Drucken kann gespart werden. Nicht jede Mail muss unbedingt ausgedruckt werden und durch die Nutzung digitaler Tools kann man sich den Drucker heutzutage fast vollständig sparen.
💡 Lesen Sie auch unsere weiteren Tipps, um seinen CO2-Fußabdruck zu verringern.
Benutzen Sie eine Lösung für Reisekostenabrechnungen
Falls Ihre Mitarbeiter*innen häufig auf Geschäftsreisen gehen, kennen Sie sicherlich die Unmengen an Papierbergen, die durch gesammelte Rechnungen und Kassenzettel entstehen. Zum Glück gibt es inzwischen digitale Reisekosten-Software, die es Ihnen ermöglicht, die Kostenerfassung und -erstattung fast vollständig zu automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Das Verwenden einer Reisekosten-Software für die Spesenabrechnung reduziert zunächst das Betrugsrisiko. Die Software erkennt, wenn das Budget überschritten wurde oder eine Rechnung gefälscht ist. So lassen sich 730 Euro pro Jahr und Mitarbeiter*in sparen.
Auch das Fehlerrisiko wird minimiert. Bei einer Reisekostenabrechnung von Hand kommt es häufig zu menschlichen Fehlern, die ganz schön ins Geld gehen können. Das Nutzen einer Reisekosten-Software kann Ihnen hier eine Ersparnis von 30 Euro pro Jahr und Kopf einbringen.
Insgesamt wird Ihnen die Reisekostenlösung helfen, sodass Ihre Buchhalter*innen sich voll auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. So sparen Sie auf lange Sicht auch Personalkosten.
So kann Ihnen N2F helfen, in Zeiten der Inflation Geld einzusparen
Nachdem wir Ihnen nun zahlreiche Tipps an die Hand gegeben haben, um in Ihrem Unternehmen auch in Zeiten der Inflation Geld sparen zu können, möchten wir unseren Artikel mit einem konkreten Beispiel abschließen. N2F ist definitiv eine große Hilfe, wenn es darum geht, Zeit und Geld einzusparen.
N2F ist eine digitale Reisekostensoftware, die Ihnen hilft, Ihre Kosten möglichst effizient zu verwalten.
So können Sie Ausgabenobergrenzen nach Mitarbeiter*innen, aber auch nach Dienstreisen und der Art der Ausgaben festlegen. Verpflegung, Unterkunft – alles kann parametrisiert werden, um Ihr Budget zu kontrollieren und die geltenden Regeln einzuhalten. Bei Überschreitung der Obergrenze erhalten Sie automatisch eine Warnung, so dass keine Fehler mehr passieren können. Ein Mitarbeiter erstellt eine Spesenabrechnung während seines Urlaubs? Auch hier werden Sie alarmiert, um auf den Betrugsversuch aufmerksam gemacht zu werden.
Außerdem können Ihre Mitarbeitenden mit ihrem Smartphone ihre Rechnung sofort nach dem Bezahlen einscannen. Dies dauert nur einen Augenblick. So können Sie sicher sein, dass Sie alle Buchungsbelege haben, um Ihre Umsatzsteuer zurückzufordern.
Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen. Falls Sie mehr über N2F erfahren möchten, laden wir Sie dazu ein, unser White Paper zu lesen 👇
