Bei manchen Buchhaltungsabteilungen wird die Einhaltung der Reisekostenrichtlinie zur Albtraum. Wie kann die Verwaltung optimal erfolgen? Weitblick, Überwachung, Präzision, Kommunikation, Datenanalyse und Automatisierung: Entdecken Sie sechs Wege, um die Einhaltung Ihrer Reisekostenrichtlinie zu erhöhen. Und welche Rolle die N2F-Anwendung dabei spielen kann!
Wie können die Spesenabrechnungen besser verwaltet werden?
Weg Nr.1 – Spesen vorhersagen
Die Vorwegnahme der Dienstreisen und der Spesenabrechnungen sorgt für etwas mehr Organisation. Um eine optimale Einhaltung Ihrer Reisekostenrichtlinie zu gewährleisten, sollten Sie den gesamten Prozess vorausplanen. Was bedeutet das konkret? Oft ist die fehlende Einhaltung auf die Unternehmensrichtlinie selbst zurückzuführen. Durch einen solchen Weitblick muss die Vermeidung von Missverständnissen sichergestellt werden. Denn die Verwaltung der Spesenabrechnungen sollte schon vor der Geschäftsreise beginnen.
Weg Nr.2 – Eine wirksame Überwachung einführen
Reisende Mitarbeiter, Manager, Buchalter… Die Überwachung der Reisekostenabrechnung auf jeder Stufe erlaubt, etwaige Mängel und Risiken zu identifizieren. Und so ist ein leistungsfähiges System gewährleistet. Dazu besteht die Möglichkeit, nichtkonformes Verhalten zum Thema Spesenabrechnungen aufzudecken. Wurden die Richtlinien verletzt? Haben Sie einen versuchten Betrug entdeckt? Dann muss der Betrüger verwarnt werden. Werden die Belege richtig eingereicht? Eine solche Konformitätsbewertung ist nicht nur zur Erhöhung der Einhaltung wichtig, sondern auch zur Verbesserung der Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Eine transparente Verwaltung der Spesenabrechnungen einrichten
Weg Nr.3 – Auf mehr Präzision setzen
Dank einer präzisen Politik der Spesenabrechnungen kann mehr Verständnis erreicht werden. Eine klare Reisekostenrichtlinie bedeutet auch klare Erstattungsvorschriften. Wie läuft der gesamte Prozess? Was sind die verschiedenen Schritte? Die Einhaltung ist vor allem gewährleistet, wenn es keinen Platz für Unklarheit bzw. Ungenauigkeit gibt. Von der Unterkunft und Verpflegung bis hin zu Transportmitteln müssen genaue Leitlinien für Transparenz sorgen. Dafür wird eine geeignete Mischung aus Präzision und Flexibilität besonders gebraucht.
Weg Nr.4 – Kommunikation priorisieren
Zur besseren Weitergabe von Informationen und Daten soll ein günstiges Umfeld für Kommunikation geschaffen werden. Manchmal taucht Nichteinhaltung aufgrund gescheiterter Kommunikation auf. Stellen Sie sicher, dass Sie die relevanten Kommunikationskanäle verwenden. Wie und wo werden Informationen und Daten ausgetauscht? Gibt es Raum für Rückmeldungen? Verfügbarkeit ist in diesem Sinne sehr wichtig. Stellen Sie alle wesentlichen Richtlinien und Unterlagen zur Verfügung. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass Sie angehört werden und Fragen stellen können, erhöht sich die Akzeptanz und das Respektieren der Reisekostenrichtlinie automatisch.
Die Vorteile der Digitalisierung
Weg Nr.5 – Datenanalyse zur besseren Verwaltung vornehmen
Die Datenanalyse trägt zur Verbesserung der Einhaltung bei. Einfach ausgedrückt sorgt die Weiterverfolgung der Daten für eine konforme Verwaltung. Die konforme und erfolgreiche Verwaltung der Spesenabrechnungen beginnt zwar vor der Dienstreise selbst, aber die endet nicht mit der Rückkehr der Mitarbeiter. Die Einrichtung von einer Datenanalyse vermindert jedes Risiko von Nichteinhaltung, damit mehr Compliance bei jeder zusätzlichen Dienstreise gewährleistet werden kann. Dazu gehören die Berechnung der Verwaltungsdauer, die durchschnittliche Anzahl von Fehlern bzw. Lücken, aber auch die Durchschnittskosten. Die Überwachung der Kosten führt nämlich zu größerer Wachsamkeit. So steigt die Compliance mit der Verwendung eines sorgfältigen Monitoringsystems.
Weg Nr.6 – Die Verwaltung automatisieren und die Risiken von Fehlern verringern
Die Automatisierung der Verwaltung der Spesenabrechnungen verringert auch die Risiken der menschlichen Fehler und des Betrugs. Die traditionelle Erfassung von Belegen ist beschwerlich und unangenehm. Die manuelle Verwaltung ist nicht nur zeit- und kostenaufwendig, sondern auch fehlerhaft. Im Gegenteil dazu wird die Einhaltung durch die Automatisierung vereinfacht. Mit einem anpassungsfähigen und automatisierten Verwaltungssystem sinkt die Verwirrung. Das System verwaltet selbst und automatisch jeden Eintrag. Für die Mitarbeiter, die oft unterwegs sind, bedeutet das mehr Kontrolle und weniger Aufwand. Für die Vorgesetzten und die Buchhaltung auch. Damit sind mehr Sichtbarkeit und Gestaltungsmöglichkeiten angeboten. Keine Unsicherheitsfaktoren, lästigen Aufgaben, Zeitverschwendung, Ermüdung und Frustration mehr. Das heißt mehr Produktivität, Zufriedenheit und Compliance bei der Reisekostenverwaltung.
Darüber hinaus bietet die Automatisierung mehr Möglichkeiten zur Datenanalyse, womit eine Aufwärtsspirale ausgelöst wird. Beispiele hierfür sind unter anderem die Umwandlung und Zusammenführung von Daten und die Erzeugung von Berichten.
N2F erhöht die Einhaltung Ihrer Reisekostenrichtlinie
N2F gibt Ihnen mehr Anpassungsfähigkeit
Der Einhaltung kommt eigentlich eine doppelte Bedeutung zu. Einerseits handelt es sich um gesetzliche Vorschriften, die für alle Unternehmen gelten. Anderseits handelt es sich um Voraussetzungen der jeweiligen Firma. Bei jeder Firma gelten verschiedene Regeln einzuhalten. Eben aus diesem Grund liefert N2F Ihnen eine Reihe von Anpassungsmöglichkeiten. Die N2F-Anwendung erlaubt die Berücksichtigung solcher Firmenrichtlinien zur optimalen Einhaltung. Bestimmte Einhaltungsregeln können nach Abteilung, Tochtergesellschaft bzw. Benutzergruppe festgelegt werden. Damit ist die Einhaltung gewährleistet und die manuelle Überprüfung der Einträge nicht mehr nötig. Zu den Anpassungsmöglichkeiten bei N2F gehören die Automatisierung bestimmter Aufgaben, der Export von Daten, eine ständige Erfassungsmöglichkeit (sogar offline), ein Feature zur automatischen Umrechnung von Währungen und noch so viel mehr! Eine sehr geschätzte Flexibilität. Das Ganze läuft durch ein zentrales und harmonisiertes System. Das heißt gleichzeitig mehr Rückverfolgbarkeit und weniger Verletzungen bei der Verwaltung der Spesenabrechnungen. So behalten Sie ganz einfach die Kontrolle!
N2F sorgt für ein ständig konformes System
Die Erhöhung der Einhaltung verlangt eine ständige Wachsamkeit. Auf lange Sicht kann Compliance nur durch kontinuierliche Pflege gewährleistet werden. Damit die N2F-Anwendung immer aktuell bleibt, muss eine Einstellung und ein Update des Systems je nach der geltenden Regelung erfolgen. Rechtliche Entwicklungen gibt es jedes Jahr in Deutschland. Die Tagepauschalen und die GoBD sind hier Beispiele. Zur besseren Einhaltung berücksichtigt N2F jede Aktualisierung! So gehen Sie sicher, dass Ihre Verwaltung immer an die Anforderungen angepasst ist. Dadurch werden nichtkonforme Verhalten abgebaut.
N2F steht für die ideale Lösung zur Erhöhung der Einhaltung beider Reisekostenrichtlinie. Wollen Sie schon ab jetzt von allen Vorteilen der Anwendung profitieren? Erhalten Sie hier ganz einfach Ihren Zugang zur kostenlosen Version!
