Stellen Sie sich vor, Sie könnten zeitintensive, repetitive Aufgaben in Ihrem Unternehmen auf Autopilot schalten. Keine ständige Dateneingabe und -übertragung mehr – einfach mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Genau hier kommt die Robotergestützte Prozessautomatisierung – kurz RPA – ins Spiel.
Anders als es der Begriff ‘Roboter’ vermuten lässt, arbeiten Sie bei RPA nicht mit physischen Maschinen, sondern mit Softwareprogrammen – den sogenannten Bots. Diese automatisieren typische Back- und Front-Office-Tätigkeiten und können Ihr Unternehmen effizienter und produktiver machen.

Doch was verbirgt sich wirklich hinter diesem Begriff? Entdecken Sie, wie RPA funktioniert und warum es mehr als nur ein technischer Trend ist.

Wie funktioniert RPA?

Robotic Process Automation (RPA) – Bots imitieren menschliche Handlungen. Diese auf Servern oder in der Cloud gehosteten Software-Roboter automatisieren Arbeitsschritte, indem sie die gleichen Programme und Benutzeroberflächen nutzen wie menschliche Mitarbeitende.
Die Arbeitsschritte werden zuerst in strukturierte Daten übersetzt, die den RPA-Bots die notwendigen Informationen liefern, um die verschiedenen Prozesse selbständig durchzuführen. RPA zielt also darauf ab, wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben durch Bots zu automatisieren.

RPA-Bots sind besonders flexibel. Da sie wie digitale Arbeiter agieren, können sie systemübergreifend in bereits bestehende Lösungen integriert werden. Das bedeutet, dass sie in Office-Anwendungen, aber auch in ERP-, CRM- und HR-Systemen eingesetzt werden können. Fortgeschrittene RPA-Bots können sogar komplexe Entscheidungen treffen, indem sie intelligente Algorithmen nutzen. Diese Software-Roboter können z.B. Kundenbeschwerden bearbeiten oder eine individuell zugeschnittene Customer Experience gestalten.

RPA wurde in den frühen 2000er-Jahre eingeführt mit ersten Anwendungen etwa beim automatisierten Versand von E-Mails und Newslettern. Die COVID-19-Pandemie hat die Verbreitung von RPA weiter beschleunigt. In der DACH-Region setzen bereits drei von vier Firmen die Technologie ein, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Die Kombination von RPA mit Technologien wie Machine Learning, Big Data, Predictive Analytics oder Natural Language Processing führt zur Entwicklung der sogenannten Smart Process Automation (SPA), auch bekannt als RPA 2.0. Diese ermöglicht es, noch anspruchsvollere Prozesse zu automatisieren und die Effizienz im Unternehmen weiter zu steigern.

Wie kann man RPA in bestehende IT-Systeme integrieren?

RPA-Bots können meist nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert werden, da sie auf der Benutzerebene operieren und vorhandene Software-Oberflächen nutzen. Die Bots interagieren mit vorhandenen Systemen und Anwendungen, sodass meist keine tiefgreifenden Änderungen erforderlich sind. Das macht RPA besonders für KMU attraktiv, die ihre Prozesse effizienter gestalten wollen, ohne große Investitionen tätigen zu müssen.
Laut einer Studie des Beratungshauses Deloitte amortisiert sich die Investition in RPA in der Regel innerhalb von zwölf Monaten.

Wie Softwarelösungen für die Verwaltung von Geschäftsausgaben und RPA zusammenarbeiten

Nehmen wir einmal an, Sie nutzen regelmäßig eine spezialisierte Lösung für das digitale Management von Geschäftsausgaben. Diese Lösung ist darauf ausgelegt, diese Aufgaben effektiv zu erledigen.
RPA ergänzt diese Lösung. Sie kann Prozesse ergänzen, die über die Kernfunktionen Ihrer Geschäftsausgaben-Software hinausgehen. Sie kann auch die Interaktion mit anderen Systemen vereinfachen, was zu einer noch umfassenderen und effizienteren Automatisierung führt.

Welche Bereiche können von der Lösung profitieren?

Die Technologie eignet sich für alle Bereiche, in denen strukturierte Prozesse mit klaren Handlungsvorgaben und wiederkehrenden Aufgaben zu bewältigen sind. Dazu zählen etwa das Controlling, die Qualitätssicherung und die Datenvalidierung.

In der Buchhaltung können sie Rechnungen erstellen, Stammdaten ändern oder Formulare ausfüllen. Das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern minimiert auch Fehler, die bei manuellen Prozessen entstehen können.

Auch im Kundendienst werden RPA-Bots vermehrt eingesetzt. Sie können eingehende Anfragen bearbeiten, E-Mail-Anhänge öffnen und analysieren sowie basierend auf dieser Analyse weitere Schritte einleiten. Dies kann beispielsweise die Beantwortung einer Standard-Anfrage mit einer vordefinierten Antwort sein. Bei komplexeren Anfragen können die Bots den Vorgang durch „Wenn/Dann“-Befehle an zuständige Mitarbeitende weiterleiten.

Accountant collaborator

Welche Vorteile bringt RPA?

Die Vorteile der Robotergestützten Prozessautomatisierung sind zahlreich und gehen über reine Kosteneinsparungen hinaus.

1. Wirtschaftlichkeit 

Einer der stärksten Gründe für die Implementierung von RPA ist die hohe Kosteneffizienz. Investitionen in RPA zahlen sich meist schon innerhalb eines Jahres aus, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert und somit Betriebskosten erheblich gesenkt werden.

2. Zeiteinsparung und Produktivitätssteigerung 

RPA übernimmt monotone, sich wiederholende Aufgaben, die Mitarbeitende ansonsten von wertschöpfenden Tätigkeiten abhalten. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Unternehmen Zeit sparen und die Produktivität steigern, während die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht wird.

3. Fehlerminimierung und Nachhaltigkeit 

Softwarebots erledigen Aufgaben präzise und ohne menschliche Fehler, was zu fehlerfreien Ergebnissen und effizienteren Arbeitsprozessen führt. Dies reduziert die Notwendigkeit für Nacharbeiten und schont Ressourcen, was einen Beitrag zur Nachhaltigkeit des Unternehmens leistet.

4. Skalierbarkeit und ständige Verfügbarkeit 

RPA-Bots können flexibel skaliert werden, um auch bei steigender Nachfrage effizient zu arbeiten. Sie sind rund um die Uhr einsatzbereit und arbeiten ermüdungsfrei, was besonders bei großen Arbeitsvolumen oder saisonalen Spitzen entscheidend ist.
RPA ist schnell verfügbar, da keine Änderungen an der bestehenden IT-Umgebung erforderlich sind. Meist dauert es nur einige Wochen von der Planung bis zum ersten Einsatz.

5. Schnelle Implementierung 

Ein weiterer Vorteil ist die zügige Einführung von RPA. Da keine umfangreichen Änderungen an der IT-Infrastruktur nötig sind, kann die Einführung oft innerhalb weniger Wochen erfolgen. Unternehmen können somit schnell von den Vorteilen der Automatisierung profitieren.

6. Benutzerfreundlichkeit und einfache Integration 

RPA-Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und arbeiten unauffällig im Hintergrund. Dank des Low-Code-/No-Code-Ansatzes vieler RPA-Tools können auch Nutzer ohne tiefgehende IT-Kenntnisse Prozesse schnell und eigenständig automatisieren.

7. Erhöhte Resilienz 

Durch den Einsatz von RPA können Unternehmen ihre Resilienz steigern. Die Automatisierung von Prozessen reduziert Kosten und erhöht gleichzeitig die Agilität, wodurch Unternehmen besser auf unerwartete Herausforderungen reagieren können.

8. Impulsgeber der Digitalisierung 

RPA ist nicht nur ein Werkzeug zur Prozessautomatisierung, sondern auch ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Daten effizient zu nutzen und schafft eine solide Grundlage für weiterführende Digitalisierungsinitiativen.

Welche Nachteile hat die Bot-Technologie?

Auch wenn RPA zahlreiche Vorteile hat, birgt ihre Einführung auch einige Hürden. Die häufigsten Kritikpunkte sind:

  • Sorge um den Arbeitsplatz: Mitarbeitende könnten RPA als Bedrohung empfinden. In den meisten Unternehmen dient RPA aber dazu, Fachkräfte effektiver einzusetzen und von ungeliebten Tätigkeiten zu entlasten.
  • Anpassungsbedarf bei Softwareänderungen: RPA-Bots sind auf bestehende Benutzeroberflächen angewiesen. Änderungen an der Software erfordern häufig eine Neuanpassung der Bots, was dazu führen kann, dass veraltete Software länger im Einsatz bleibt.
  • Herausforderungen im Change Management: Die Einführung von RPA erfordert eine begleitende Veränderungsstrategie, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu fördern und ihre Bedenken zu berücksichtigen.
  • Erhöhte IT-Sicherheitsanforderungen: Da RPA-Bots Zugriff auf mehrere Systeme haben, sind sie attraktive Ziele für Cyberangriffe und erfordern daher verstärkte Sicherheitsmaßnahmen.

Wie können Sie RPA erfolgreich einführen?

Beginnen Sie die RPA-Einführung mit einer gründlichen Analyse aktueller Prozesse. Bewerten Sie diese nach organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Kriterien.
RPA eignet sich besonders für Prozesse, die wenig menschliche Eingriffe erfordern, monoton sind und viel Zeit beanspruchen. Achten Sie darauf, Prozesse zu wählen, die häufig vorkommen und fehleranfällig sind. Stellen Sie sicher, dass der Prozess digital mit strukturierten Daten abbildbar, regelbasiert und nicht zu komplex ist. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Bewertung ein. Wenn Sie RPA zum ersten Mal einsetzen, starten Sie mit unkritischen Prozessen, um erste Erfahrungen zu sammeln. Nach der Implementierung sollten Sie regelmäßig prüfen, ob die RPA Ihre Ziele erreicht und sie bei Bedarf anpassen.

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