Jedes Jahr werden fast 200 Mio. Geschäftsreisen von deutschen Firmen organisiert. Die Anzahl steigt von Jahr zu Jahr und damit auch die interne Belastung für die Reisekostenabrechnung. Deshalb werden die manuellen Prozesse schrittweise digitalisiert. Wie vertraut sind Sie mit der Abkürzung „GoBD“? Wie soll eine revisionssichere Archivierung erfolgen? Für Sie haben wir die wesentlichen Informationen zum Thema Reisekostenabrechnung, GoBD und Ablage zusammengestellt!
Reisekostenabrechnung und GoBD
Reisekostenabrechnung: Wovon ist die Rede?
Als „Reisekostenabrechnung“ wird der ganze Prozess vom Mitarbeiter auf Dienstreise bis zur Buchhaltungsabteilung in der Zentrale bezeichnet. Hotelrechnungen, Taxiquittungen und Bewirtungsbelege sind alle Beispiele von Reisekosten. Solche Belege können entweder digital, ausgedruckt oder sogar handschriftlich erstellt werden. Die Kosten werden meistens vor Ort vom Mitarbeiter bezahlt bis zur Rückzahlung vom Arbeitgeber am Ende des Prozesses. Aus steuerlichen Gründen ist eine revisionssichere Archivierung der Daten notwendig.
Belege erhalten, schicken, kopieren, ausdrucken, scannen, nochmal schicken… Eine traditionelle – mit anderen Worten „manuelle“ – Reisekostenabrechnung führt nicht selten zu langen Wartezeiten, bis der Mitarbeiter sein Geld tatsächlich wiederhat – was als wunder Punkt für viele gelten kann! Wissen Sie, wie kostspielig die Archivierung in Papierfassung sein kann? Nicht zu erwähnen die Postgebühren und die Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Drucken. Dann wird klar, warum die Online-Reisekostenabrechnung immer häufiger bevorzugt wird. Darunter versteht man die – interne oder externe – Verwaltung vom Prozess durch Online-Tools, Software und Anwendungen. Doch sind gewissen Regelungen zu berücksichtigen. Und hier kommen die sogenannten GoBD ins Spiel!
GoBD – eine kurze Erläuterung
Die seit 2015 in Kraft Abkürzung „GoBD“ steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD regelt – anders ausgedrückt – die Buchführung, die Verwaltung und die Ablage aller steuerlich relevanten Daten, Belege bzw. Kreditkartenabrechnungen, sei es in Papierform oder im Digitalformat. Der Geltungsbereich dieser Verwaltungsanweisung geht insbesondere auf die Online-Reisekostenabrechnung und die revisionssichere Archivierung ein.
Neufassung – Darauf sollten Sie achten
Im Juli 2019 hat das Bundesfinanzministerium eine Neufassung der GoBD als Ersatz für das ursprüngliche Schreiben vom November 2014 eingeführt. Seit dem 1. Januar 2020 gelten u.a. die folgenden Änderungen:
- Erlaubnis der bildlichen Belegerfassung via Smartphone;
- Ausdehnung der Ablagesysteme auf Cloud Services;
- Erforderliche Rückbeziehung der Stornobuchungen auf ursprüngliche Buchungen;
- Recht auf Verzicht auf die Aufbewahrung der Papierbelege;
- Neue steuerliche Voraussetzungen bezüglich der Entsorgung der Papierbelege;
- Neue Voraussetzungen bei der Aufbewahrung konvertierter Dateien;
- usw.
Das umfassende BMF-Schreiben ist hier zu finden. Angesichts der bestehenden Digitalisierung der Wirtschaft werden die GoBD zukünftig wahrscheinlich noch angepasst werden.
Revisionssichere Archivierung durch Online-Reisekostenabrechnung: Welche Vorteile?
Was sind die Vorteile eine revisionssichere Archivierung durch Online-Reisekostenabrechnung gemäß GoBD? Entdecken Sie die 5 größten Vorteile!
1. Zeit und Geld sparen – Der erste Vorteil wurde schon oben erwähnt. Es geht darum, Geld und Zeit mittels eines kosteneffizienteren Systems zu sparen. Nicht nur für die Firma selbst, sondern auch persönlich für die Mitarbeiter. Vorbei das Kleben von Bons auf Blätter und die Konzentrationsschwierigkeiten mit den Excel-Tabellen. Die Online-Reisekostenabrechnung kann einfach in Echtzeit erfolgen. Sobald die Belege ins System hochgeladen werden (sogar aus dem Ausland), kann die Erfassung automatisch durchgeführt werden.
2. Fehlerrisiken verringern – Manuelle Abrechnungsverfahren bergen mehr Fehlerrisiken als das Online-System. Unvollständige Einträge, Zahlendreher und Übertragungsfehler sind dank digitaler Verwaltung zu vermeiden.
3. Unveränderbarkeit sichern – Schon eingetragene Ausgaben sollen prinzipiell im Nachhinein nicht verändert werden. Doch sind Korrekturen – wegen der Fehlerquote – manuell oft nötig. Mit der Online-Reisekostenabrechnung gilt der ursprüngliche Inhalt im Gegenteil als Endfassung.
4. Überwachung vereinfachen – Online-Reisekostenabrechnung erlaubt es auch, Genehmigungsprozesse einfacher zu verwalten und zu dokumentieren. Best Practices können auftauchen und zwischen Abteilungen geteilt werden. Damit wird die Arbeitsweise besser verstanden und umgesetzt, was steuerlich relevante Dokumente und Verhalten angeht.
5. Aufbewahrung zentralisieren – Die Belege und Abrechnungen werden gescannt und dann digital archiviert. Da alle Dateien so zentral gespeichert werden, ist die Einsichtnahme viel einfacher. Die ohne ersichtlichen Grund verloren gehenden Belege gehören der Vergangenheit an!
Zum Verständnis der revisionssicheren Archivierung müssen noch ein paar Punkte erwähnt werden. Was bedeutet genau, Belege elektronisch und revisionssicher zu speichern? Es besteht die Möglichkeit, eine Cloud-Software zu verwenden. Laut der deutschen Datenschutzvorschriften muss diese Software aber in Deutschland betreut werden. Darüber hinaus muss die Speicherung in einem unveränderbaren Format erfolgen. So erklärt sich die Erlaubnis für PDFs aber nicht für Excel-Tabellen oder Word-Dateien zum Beispiel. Sollte Änderungen stattfinden, müssen diese unbedingt protokolliert werden. Zum Schluss ist die digitale Version einer E-Rechnung als Original zu betrachten. Die kann so archiviert werden – das heißt, dass ein Ausdruck davon nur als Kopie gelten würde.
Eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD einführen
Die professionelle Begleitung der Software-Lösungen
Für eine einfache Erfassung und Archivierung der Reisekosten wurden Software-Lösungen speziell entwickelt. Zu den Hauptfunktionen solcher Anwendungen gehören die Verwaltung aller Formen von Belegen (Rechnungen, Quittungen, Belege, Kassenzettel, usw.) über ein zentralisiertes System. Aber wie kann die Online-Reisekostenabrechnung in aller Ruhe erfolgen?
Die richtige Reisekosten-Software auswählen
Hier sind die 4 Hauptkriterien, um eine gute Reisekosten-Anwendung zu erkennen:
1. Mobile und internationale Anpassungsfähigkeit – Multinationale Konzerne haben multinationale Bedürfnisse. Geschäftsreisen bedeuten auch Ausland, Fremdsprachen und Fremdwährungen. Für eine bessere Verwendung wird bestenfalls eine deutschsprachige Anwendung mit automatischer Umrechnung in Euro ausgewählt. Mobilität ist auch wichtig im Sinne, dass eine Benutzung aus der Ferne auch möglich ist (Abrechnungen erstellen, Belege scannen, usw.).
2. Benutzerfreundlichkeit – Eine gute Software ist nicht nur funktionell, sondern auch intuitiv, damit die Verwendung keine Fachkenntnisse erfordert.
3. Anbindung – Die angebotenen Schnittstellen sollen eine gute Kompatibilität mit dem vorhandenen System leisten.
4. Compliance – Das mag vielleicht eine Selbstverständlichkeit sein. Doch können manche Apps nicht GoBD-konform sein. Jede Firma soll es für Pflicht halten, selbst zu prüfen, ob die gesetzlichen Verfahren eingehalten werden. Bestimmte Zertifikate können angefordert werden. Bei der Auswahl der Anwendung muss man besonders beachten, ob die richtigen Systeme verwendet werden.
Dank der durch N2F verfügbaren beweiskräftigen Archivierung werden alle Belege digital und zentral erfasst. Papierform wird überflüssig. Es wird Zeit der Bequemlichkeit und der Kosteneinsparungen. Und bei einer Steuerprüfung ist der Zugang zu den Daten ganz einfach. Immer mit der Sicherheit einer optimalen Nachvollziehbarkeit gemäß GoBD. So geht es mit N2F!
