Die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen ist bei Klein- und Mittelbetrieben zeitaufwendig. Bei Großunternehmen wird es noch komplizierter. Heute sind fast alle Unternehmen mit Geschäftsreisen konfrontiert. Spesenabrechnungen können nicht immer grob verwaltet werden. Die Einrichtung eines zuverlässigen Behandlungsverfahrens ist keine Option mehr. Hier finden Sie alle Informationen über die optimierte Verwaltung der Reisekostenabrechnungen durch eine umfassende Anwendung für Ihr Unternehmen und Ihre Tochtergesellschaften im Ausland.
Reisekostenabrechnungen und Großunternehmen: Wohlbekannte Themen
Reisekostenabrechnung: Was ist damit gemeint?
Mit dem Begriff „Reisekostenabrechnung“ wird eine besondere Art eines von einem Mitarbeiter erstellten Dokumentes bezeichnet. Auf diesem Dokument werden berufliche Kosten zur Erstattung aufgelistet. Fahrt-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten sind alle Beispiele für Reisekosten – das heißt die im Rahmen einer Geschäftsreise angefallenen Kosten. Im Deutschland gilt ein besonderes Vergütungssystem. Die Sätze werden nach Reiseziel und nach Dauer festgelegt. Erst ab 8 Stunden wird eine Rückzahlung pauschal angeboten. Nach 24 Stunden gilt ein anderer Satz.
Welche Probleme sind bei Großunternehmen mit Reisekostenabrechnungen verbunden?
Platz-, Zeit- und Geldverlust sind Teil der typischen Probleme der Großunternehmen bei der traditionellen Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Die Quittungen werden in Papierform abgelagert und nehmen zu viel Platz. Die Archivierung braucht dafür auch viel Zeit… ganz abgesehen von der notwendigen Zeit zur Verarbeitung und Überprüfung jedes einzelnen Antrages. Für die Zentrale sowie für die Tochtergesellschaften ist die manuelle Verwaltung von Reisekostenabrechnungen eine repetitive Aufgabe. Risiken von Fehlern, Betrugsfällen und Sicherheitslücken sind an der Tagesordnung vieler Unternehmen. Auf der Seite von der Buchhaltungsabteilung treten oft Eingabefehler und Rechenfehler auf. Wenn die Rede nicht von übersehenen Belegen und Quittungen ist! Mitarbeiter auf Dienstreise sind von solchen Risiken auch nicht verschont. Hinzu kommt noch das Betrugsrisiko. Am Ende fehlt es in Großunternehmen an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Für solche Firmen stehen Reisekostenabrechnungen für Schwierigkeiten. So muss es aber nicht sein.
Warum sollten Sie sich für eine umfassende Lösung entscheiden?
Für die Sachkenntnis
Manche Tätigkeiten sollten am besten von Experten durchgeführt werden – weil Experten die Technik kennen und Risiken vermeiden können. Reisekostenabrechnungen gehören zur solchen Tätigkeiten. Eine spezialisierte Anwendung wird die Verwaltung schnell und effizient für Sie übernehmen. Wenn Ihr Bedürfnis mit Sachkenntnis einhergeht, kann eine ausführliches Tool Ihnen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen. Mit einer digitalisierten Lösung wird das ganze Verfahren automatisiert und optimiert. Mit anderen Worten brauchen Sie nicht mehr, Excel-Tabelle zu fürchten und sich für unerwartete Fehler verantwortlich zu fühlen. Mit der eingesparten Zeit können Sie auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen. Wer würde tatsächlich noch Tabelle manuell ausfüllen, Quittungen ausdrucken und Belege einscannen, wenn ein intelligentes Tool sich auf alles besser kümmern kann? Und die Sachkenntnis einer solchen Anwendung trägt zur die Sachkenntnis Ihrer eigenen Mitarbeiter bei. Diese haben nämlich mehr Zeit, um neue Kenntnisse zu entwickeln!
Für die Digitalisierung
Wenn Sie Reisekostenabrechnungen nicht mehr manuell ausfüllen, können Sie auch Zeit sparen. Im digitalen Zeitalter ist das kein Geheimnis mehr. Der Albtraum der Excel-Formularen gehört jetzt der Vergangenheit an. Ein Bild der Quittung reicht jetzt, um einen Antrag zu erstellen – egal ob am Tisch im Restaurant, im Zimmer im Hotel oder in der Schlange im Flughafen. Smart Scan (oder OCR) erlaubt eine automatische Erkennung der Daten. Betrag, Währung, Ort, Datum und Uhrzeit: Das System kann alle wichtigsten Informationen sofort identifizieren und ein Antrag entsprechend erzeugen. Falls Sie die Daten später tiefer analysieren möchten, können Sie sogar Statistiken und PDF-Berichte beantragen. Da Digitalisierung auch Mobilität bedeutet, können Sie sich frei bewegen und weiterhin von den gleichen Vorteilen profitieren!
Für die Sicherheit
Dank Ihrer mobilen App verfügen Sie über ein sichereres, kohärenteres und leistungsfähigeres System, das die Risiken verringert. Als automatische Verwaltungslösung bietet ein solches System mehr Kontrolle und Sicherheit an. Durch die Anwendung können Fehler geprüft und korrigiert werden. Dazu werden Ihre persönlichen und sensiblen Daten verschlüsselt und zentral abgelagert. Alles liegt in der Cloud und kann jederzeit abgerufen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, Änderungs- und Zugriffsrechte zum zusätzlichen Schutz festzulegen. Die Unternehmenssicherheit ist aber nicht nur eine Frage des Datenschutzes. Eben aus diesem Grund sollte eine umfassende Lösung auch die Beachtung von den geltenden rechtlichen Regelungen gewährleisten. Bei jeder Nichteinhaltung der Rechtsvereinbarungen – egal ob unbeabsichtigt oder nicht – wird die Buchhaltung sofort informiert. Transparenz hat Vorrang!
N2F: Eine umfassende Lösung für die Verwaltung Ihrer Abrechnungen
N2F, die umfassende Lösung „par excellence“
„Von der Quittung bis zur Buchung“. So könnte das Motto von N2F lauten. Die Verwaltung der Spesenabrechnungen mit N2F ist vor allem eine Frage der Benutzerfreundlichkeit. Jeder Mitarbeiter spielt eine Rolle. Deswegen wird jede Abteilung – von der Verwaltung bis zur Buchhaltung – in den Workflow integriert.
Internationale Features für die Bedürfnisse der Großunternehmen
Die mehrsprachige Benutzerschnittstelle ist einer der größten Vorteile von N2F. Manche Bedürfnisse von Angestellten und Tochtergesellschaften im Ausland sollen in Fremdsprachen gedeckt werden. Deswegen finden Sie 11 Sprachen auf N2F. Alle Hauptsprachen Europas sind verfügbar: Deutsch, Französisch, Englisch, Italienisch, usw. Im Ausland ist die Währungsumrechnung auch eine zentrale Frage. Stellen Sie sich vor, die Reise eines Mitarbeiters geht nach London. Ein anderer Mitarbeiter fliegt nach Moskau und noch einer nach Boston. Jetzt kommt eine mühsame Aufgabe, und zwar: Alle Reisekostenabrechnungen in Pfund Sterling, in Rubel und in US-Dollar umzurechnen. Bei N2F erfolgt jede Umrechnung automatisch, in Echtzeit und zum aktuellen Kurs. 170 Währungen sind dafür vorgesehen.
N2F: Mehr Flexibilität für mehr Zufriedenheit
Eine mobile App, die überall verwendbar ist und offline zugänglich bleibt? So geht es mit N2F! Auf Dienstreisen ist die Internet-Verbindung nicht immer zuverlässig. Da N2F auch offline funktioniert, genießen Ihre Mitarbeiter mehr Flexibilität. Und mehr Zufriedenheit als direkte Folge! Und für bessere Anpassungsfähigkeit besteht auch die Möglichkeit, kundenspezifische Features einzurichten. Smartphone, PC oder Tablet: N2F kann sich an jedes Gerät anpassen. Egal, wie viele Geräte Sie jeden Tag verwenden. Unsere umfassende Lösung kennt keine Grenzen. Die kann auf einer unbegrenzten Anzahl von Geräten installiert werden. Die mobile App ist sogar kostenlos herunterladbar – für iOS und für Android!
N2F ist eine umfassende Lösung, die speziell für die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen und die Erwartungen der Großunternehmen entwickelt wurde. Brauchen Sie ein solches Tool? Erhalten Sie ganz einfach Ihre Demoversion!
