Die Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten ist bereits auf nationaler Ebene eine tägliche Herausforderung für Unternehmen. Häufig fällt es Unternehmen schwer, bei der Vielzahl an eingereichten Kosten nicht den Überblick zu verlieren. Noch komplexer wird es bei häufigen internationalen Geschäftsreisen, welche die Komplexität der Reisekostenverwaltung um ein Vielfaches erhöhen. Auch internationale Unternehmen mit Tochterfirmen im Ausland stehen häufig vor der Frage, wie die Reisekostenabrechnung bei unterschiedlichen Gesetzeslagen optimiert werden kann. Im folgenden Artikel möchten wir auf häufige Herausforderungen bei der Abrechnung von internationalen Geschäftsreisen eingehen und einen Überblick über die unverzichtbaren Features einer internationalen Lösung zur Reisekostenabrechnung geben – denn passende Lösungen existieren bereits!
Diese Features sollte eine internationale Lösung Ihnen bieten
Belege sammeln und die daraus entstehenden Papierberge verwalten – die meisten Unternehmen wünschen sich, dass dies endlich der Vergangenheit angehört. Modern eingestellte Unternehmen suchen daher nach digitalen All-in-One Lösungen, die ihnen die Reisekostenabrechnung erleichtern und dabei ihren komplexen Bedürfnissen gerecht werden. Falls auch Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer passenden internationalen Lösung ist, sollten Sie jedoch auf folgende Faktoren achten:
1. Verschiedene Währungen dürfen nicht zum Problem werden
Bei der Wahl der richtigen Lösung für Ihre internationale Reisekostenabrechnung sollten Sie bedenken, dass häufige Auslandsreisen oder Firmensitze im Ausland den Umgang mit verschiedensten Währungen erfordern. Auch in Europa gehört eine Vielzahl an Ländern nicht zur Euro-Zone, so etwa Schweden, Polen, Tschechien, Ungarn, Kroatien und Bulgarien. Eine internationale Reise kann so schnell zum Rechenspiel werden. Nicht unterschätzt werden sollte auch das Fehlerpotenzial bei der Umrechnung in Euro.
Bei der Umrechnung sollten Sie daran denken, dass sich der Wechselkurs täglich ändern kann. Diese Umrechnung händisch durchzuführen ist wenig realistisch und würde einen enormen Verwaltungsaufwand bedeuten. Hier ist Automatisierung in Echtzeit gefragt. Die passende internationale Lösung sollte den Wechselkurs des Tages speichern, an dem die Reisekosten auftreten, um so die Kosten zu jedem Zeitpunkt verfolgen zu können.
Im Idealfall haben Ihre Mitarbeiter bereits auf der Reise das passende Tool dabei, um die Kontrolle der Kosten im Laufe der Geschäftsreise nicht zu verlieren. Währungen, die mit viel höheren oder sehr viel niedrigeren Einheiten rechnen als der Euro, können schnell zu Verwirrung führen. Unangenehme Missverständnisse und schlimmstenfalls schwerwiegende finanzielle Fehler sind bei mangelnder Organisation im Vorfeld der Geschäftsreise vorprogrammiert.
2. Gekonntes Sprachenmanagement
Neben verschiedenen Währungen gehören auch Fremdsprachen zur Herausforderung einer passenden internationalen Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung. Dies betrifft beispielsweise die Zusammenarbeit in internationalen Teams. Hier kann eine Sprachbarriere die Arbeit behindern und die Fehlerquote erhöhen. Selbst wenn Ihre Unternehmenssprache Englisch ist, kann die Kommunikation im Team schleppend oder fehlerhaft verlaufen, wenn Englisch nicht die Muttersprache Ihrer Mitarbeiter ist oder die Sprachniveaus unterschiedlich sind.
Auch auf dem Papier können Fremdsprachen zur Herausforderung werden. Im Ausland erhaltene Rechnungen und Quittungen können schnell zu Kopfzerbrechen führen, wenn diese nicht auf Englisch ausgestellt wurden. Dies ist bei einer Hotelrechnung oft noch möglich, bei Restaurantrechnungen oder Kassenzetteln von der Tankstelle jedoch die Ausnahme. Für jeden Kassenzettel einen Übersetzer zu beauftragen, ist dabei keine dauerhafte oder rentable Lösung.
Eine geeignete internationale Lösung sollte folglich Übersetzungstools beinhalten oder in der Lage sein, mehrere Sprachen zu verstehen. So kann die Lösung von allen Teammitgliedern genutzt werden und damit die Verwaltung mehrsprachiger Dokumente erleichtern. Gerade bei vielen Rechnung in verschiedenen Sprachen ist es unerlässlich, deren Verwaltung zentral zu gestalten. Je weniger Tools Sie benötigen, desto übersichtlicher bleibt Ihre Reisekostenabrechnung.
3. Unterschiedliche Reisekostenrichtlinien beachten
Auch wenn Ihr Hauptsitz in Deutschland liegt, müssen Sie sich als Unternehmen mit häufigen Auslandsreisen oder Tochtersitzen im Ausland sowohl mit ausländischen Preisniveaus als auch anderen Gesetzeslagen befassen. Die deutschen Erstattungssätze sind nicht automatisch im Land Ihrer Tochterfirma gültig, und auch wenn Sie viel mit Erstattung von Realkosten arbeiten, ist dies nicht 1:1 in einem anderen Land anwendbar. Eine Pizza in Deutschland mag 8 Euro kosten, in der Schweiz werden es jedoch schnell 20 Euro.
Ihre Mitarbeiter sollten im Vorfeld einer Auslandsreise genau wissen, wie hoch das festgelegte Budget für die Geschäftsreise ist und welche Kosten genau erstattet werden. Ebenso sollte klar sein, welche Nachweise im Anschluss an die Geschäftsreise benötigt werden, um die Kosten voll erstattet zu bekommen.
Wir empfehlen Ihnen, eine simple digitale Handreichung zu erstellen, die Sie Ihren Mitarbeitern während der Planung der Geschäftsreise überreichen können. Klare Regeln sorgen für Vertrauen, vermeiden Fehler und überflüssigen Verwaltungsaufwand. Eine passende internationale Lösung kann Ihre Mitarbeiter sogar auf die Reise begleiten.
4. Die Reisekostenabrechnung vereinfachen und zentralisieren
Verschiedene Sprachen, unterschiedliche Währungen und Preisklassen – die Abrechnung von Reisekosten wird komplexer, je internationaler Sie unterwegs sind. Ihr Ziel sollte jedoch sein, Ihrer Reisekostenverwaltung diese Komplexität weitestgehend zu nehmen. Mit der passenden Lösung sparen Sie als Unternehmen Zeit, Kosten, Personal und letztlich Nerven.
Falls Sie ein internationales Unternehmen mit Tochterfirmen sind, sollten Sie auch daran denken, dass Verwaltungsregeln je nach Land sehr unterschiedlich sein können. Ohne die passende international Lösung riskieren Sie Fehler, die schwerwiegende juristische Folgen haben können. Unabhängig von der Anzahl der Auslandstöchter und der verwendeten Verwaltungssysteme brauchen Sie eine zentralisierte und für alle verständliche Lösung!
Wie im letzten Punkt erwähnt, sollten alle Fäden an einem Punkt zusammenlaufen. All-in-One Lösungen sind daher die richtige Wahl. Ihre Reisekostensoftware sollte Übersetzer, Bänker und Sekretär in einem sein und komplexe Probleme in wenigen Klicks lösen. Eine passende Lösung, die all dies vereint, könnte die App N2F sein.
So kann N2F Ihnen bei Ihrer internationalen Reisekostenabrechnung helfen
Die eben zitierten Herausforderungen und potentiellen Lösungen sind schon lange Hauptanliegen von N2F. Wir beschränken uns nicht nur auf passende nationale Lösungen, sondern bieten das ideale Produkt für alle, die regelmäßig über den eigenen Tellerrand hinausschauen. N2F punktet bei internationalen Unternehmen durch
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