QR-Codes sind 2D-Codes, die von Mobiltelefonen und Tablets gescannt und gelesen werden können. Diese Codes können verschiedenste Informationen wie etwa Webadressen, Kontaktdaten und kurze Texte enthalten.
In Restaurants in Österreich können Sie sogar die Rechnung von Geschäftsessen per QR-Code schnell und bequem bezahlen. Sie scannen den Code einfach, überprüfen alle Angaben und klicken auf Bezahlen.
Erfahren Sie, was Sie über die mobile Zahlungs-Technologie per QR-Code wissen müssen und wie sich die Belege mühelos in Ihre digitale Spesenverwaltungs-Lösung integrieren lassen.
Was genau ist ein QR-Code?
Die schwarzen und weißen Quadrate eines QR-Codes sind vielfältig nutzbar. Jeder kennt sie auf Flug- oder Bahntickets oder auch auf Konzertkarten. Vor allem seit der Corona-Pandemie sind sie noch viel beliebter geworden.
Der erste QR-Code wurde 1994 von zwei Japanern für eine Tochterfirma von Toyota entwickelt, um die interne Logistik zu vereinfachen. Das Unternehmen brauchte einen neuen Code-Typ, da die Kapazität von Barcodes nicht mehr ausreichte. Die Erfinder gestalteten ein zweidimensionales Muster, das schnell gescannt werden kann und unverwechselbar ist.
QR steht dabei für „quick response“ (englisch für „schnelle Antwort“).
Da das von Toyota angemeldete QR-Code-Patent nie angewendet wurde, kann jeder QR-Codes nutzen. Seit 2020 ist der Code auch als ISO-Standard anerkannt.
Die Kästchen des Codes stehen jeweils für ein einzelnes Bit. Häufig sind sie weiß (0) oder schwarz (1), damit die Abfolge der numerischen Zeichen „0“ und „1“ optimal dargestellt werden kann.
Ein herkömmlichen QR-Code hat 73*73 Kästchen bzw. Bits. Meist enthält er Informationen wie etwa die URL einer Website zur Weiterleitung, Kontaktdaten etc. Andere QR-Typen können zum Beispiel auch Firmenlogos beinhalten.
Wie können die Informationen eines QR-Codes gelesen werden?
Sie können einen QR-Code einfach mit Ihrem Smartphone oder Tablet einscannen. Dank in der Kamera integriertem QR-Code-Reader können die QR-Codes leicht und meist zuverlässig gelesen werden. Ältere Geräte ohne integrierten Reader können QR-Codes mit speziellen Apps lesen.
QR-Codes auf Restaurantbelegen in Österreich
QR-Codes sind einfach überall – auch im Restaurant. So ist es in Österreich seit April 2017 Pflicht, dem Kunden einen Beleg auszuhändigen, der auch den quadratischen QR-Code enthält. Rechnungen sollen dadurch fälschungssicher werden: bei jedem Beleg können zum Beispiel das Belegdatum und der Betrag mit dem Handy auslesen werden. Darüber hinaus ist angegeben, welche Nummer der Beleg oder welche Identifikationsnummer die Registerkasse hat.
So können Sie dann den Verpflegungsmehraufwand einfach per QR-Code bezahlen:
- Öffnen Sie Ihre Banking-App und scannen Sie mit dem vorgesehenen Feature für grafischen Code. Die App zeigt Ihnen dann den Empfänger, den zu bezahlenden Betrag und die Bestimmung an. Überprüfen Sie diese Angaben auf ihrem Smartphone oder Tablet genau.
- Sie können die Transaktion dann mit dem gewohnten Verfahren zeichnen, zum Beispiel per Fingerabdruck.
Falls Ihre Banking-App keine Funktion für die Zahlung via QR-Code hat, können Sie die Zahlungsangaben manuell eingeben.
Vorsicht: Geben Sie die Zugangsdaten für das Online-Banking in einer App oder auf einer Website nur dann an, wenn Sie wissen, dass letztere sicher sind. Eine Bezahlseite, auf die Sie beim Scannen des QR-Codes weitergeleitet werden, kann nämlich eventuell Sicherheitsrisiken bergen.
Lesen von QR-Codes: ein Muss für Tools zur Spesenverwaltung
Eine digitale Lösung für Reisekosten hilft dem Finanzteam, Spesenabrechnungen schnell und papierlos zu managen. Das bedeutet auch ohne Excel-Tabellen und die mühsame Suche nach verlorenen Belegen.
Die Mitarbeiter erstellen über die mobile App ihre Spesenabrechnungen dank der Fotos ihrer Belegen. Dabei sollte die gewählte Lösung auch problemlos Belege mit QR-Code lesen können, die Kunden in Österreich ausgehändigt werden.
Diese enthalten folgende Informationen:
- Datum und Uhrzeit
- Bruttobeträge in den verschiedenen Mehrwertsteuersätzen mit folgender Reihenfolge:
- Betrag für den allgemeinen Steuersatz von 20% (bzw. 19% für ältere Belege); er gilt in der Gastronomie für Getränke,
- Betrag für den ermäßigten Steuersatz von 13%,
- Betrag für den ermäßigten Steuersatz von 10%; er gilt in der Gastronomie für Speisen,
- Betrag für den 0%-Satz.
Die Summe der Beträge mit verschiedenen Steuersätzen entspricht dem Betrag inklusive Steuern.
Die Spesen-Rückerstattung kann dann über die Plattform ausgelöst werden. So behält das Finanzteam die Übersicht und die Kontrolle über alle Mitarbeiterausgaben.
Mit N2F die Spesenverwaltung optimieren
Eine verbindbare Software für die Verwaltung von Spesenabrechnungen wie N2F kann die Bearbeitungszeit Ihrer Reisekosten um das Vierfache verkürzen.
Die N2F-App kann Belege mit QR-Code lesen und je nach angegebener Information auswerten:
- Falls auf dem Beleg der Betrag des Steuersatzes auf 0,00 steht, ignoriert N2F die Beträge im QR-Code und behält die klassische Erkennung von Betrag und Steuersatz bei.
- Die Beträge können auch insbesondere bei 10%- und 13%-Sätzen vertauscht sein. Die Software von N2F führt dann Berechnungen in Bezug auf die anderen auf den Belegen erkannten Informationen durch, um zu definieren welcher Satz der richtige ist.
Der Prüfprozess der digitalen Reisekosten passt sich an Ihr Unternehmen an und ist komplett konfigurierbar. Manager und Finanzteams werden informiert, sobald Belege eingereicht werden.
Alle Schritte sind genau nachvollziehbar. Bei den geschäftlichen Reisekosten Ihres Unternehmens behalten Sie so die Übersicht!
Haben Sie Fragen zur Optimierung Ihres Spesenmanagements? Kontaktieren Sie unser Team von Experten mit Ihrem Anliegen!
