Sie führen ein Maschinenbau-Unternehmen oder sitzen in der dortigen Buchhaltung? Dann kennen Sie sicher die Herausforderungen der Reisekostenabrechnung im Bereich des Maschinenbaus. In kaum einer Branche wird so viel aus beruflichen Gründen gereist. Dementsprechend überwältigend kann die Reisekostenabrechnung für ein Unternehmen werden. Die vielen zur Erstattung eingereichten Rechnungen sorgen für unübersichtliche Papierberge, wichtige Dokumente gehen verloren oder die Reisepauschale wird nicht eingehalten.
Dennoch können Sie sich das Leben erleichtern, indem Sie die Reisekostenabrechnung im Unternehmen digitalisieren und so weitaus übersichtlicher und sicherer gestalten. Wie das funktioniert und was die Vorteile für die Maschinenbau-Branche sind, möchten wir Ihnen im Folgenden zeigen.
Die Herausforderungen des Sektors
Zu den Herausforderungen im Bereich des Maschinenbaus gehören neben der anspruchsvollen Arbeit die häufigen Geschäftsreisen – ob innerhalb Deutschlands oder international.
Da wären einerseits die Vertriebsmitarbeiter, die häufig um die ganze Welt reisen und dementsprechend viel zur Reisekostenabrechnung des Unternehmens beitragen. Andererseits sind da die Techniker, die sich um Installation und Wartung der Maschinen kümmern. Bei diesen kommt ein weiterer Punkt ins Spiel: Die Reisekosten müssen die allgemeinen Projektkosten miteinbeziehen.
Als Maschinenbau-Unternehmen mit vielen Geschäftsreisenden sollte es Ihr Ziel sein, sich und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag so weit wie möglich zu erleichtern. Daher sollte im Bereich der Reisekostenabrechnung Zeit und Geld gespart werden. Mit den richtigen digitalen Helfern gelingt Ihnen das ganz einfach, wie die folgenden Punkte zeigen werden:
Den Auftragseinsatz erleichtern
Im Vorfeld einer Geschäftsreise fällt einiges an Planung an. Als Unternehmen haben Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber eine Fürsorgepflicht und müssen sicherstellen, dass alle nötigen Vorkehrungen getroffen werden, um die Reise erfolgreich durchzuführen. Dazu gehört in der Regel die Versammlung aller wichtiger Daten der Geschäftsreise in einem Auftragseinsatz. Die Dauer der Reise, ihr Ziel und die zu erwartenden Kosten müssen genauso abgeklärt werden wie die Versicherungsfrage.
Bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter auf Reisen ins Ausland unbedingt ein A1-Formular benötigen. Dieses weist nach, dass der Mitarbeiter über sein Heimatland versichert ist und dort die nötigen Sozialabgaben zahlt. Ohne dieses Formular kann es im Falle von Krankheit oder Unfall zu kostspieligen Versicherungsproblemen kommen. Als Unternehmen ist es Ihre Verantwortung, dieses Dokument im Vorfeld der Reise elektronisch für Ihren Mitarbeiter zu beantragen.
Ein weiterer Punkt können Anträge auf Vorschüsse sein. Gerade internationale Reisen können für Ihre Techniker teuer werden und das Vorstrecken der gesamten Summe ist nicht immer möglich.
Mit der passenden Reisekosten-Software können Sie alle wichtigen Informationen zur Reise sowie die relevanten Dokumente an einem Ort versammeln. So behalten Sie den Überblick und nichts geht verloren.
Fehler- und Betrugsrisiko minimieren
Moderne digitale Helfer können Sie des Weiteren dabei unterstützen, das Fehler- und Betrugsrisiko im Bereich der Reisekostenabrechnung zu minimieren. Gerade ein Mangel an Übersichtlichkeit führt häufig zu Fehlern oder unfreiwilligen Schlupflöchern, die es zu vermeiden gilt.
Sie sollten im Vorfeld der Geschäftsreise klarstellen, wie hoch das Reisebudget ist und wie viel Geld für welchen Bereich zur Verfügung steht. Stellen Sie sicher, dass hierbei keine Missverständnisse entstehen, denn das kann am Ende für beide Seiten teuer werden.
Entsprechende Reisekostensoftware ist darauf ausgelegt, genau solche Missverständnisse zu vermeiden. Gerade mobile Lösungen (z.B. in Form von Apps) zeigen genau an, wie hoch das Budget ist und warnen im Falle von Überschreitungen. Gleichzeitig kennen die Reisekosten-Lösungen in der Regel die geltenden gesetzlichen Vorschriften und erkennen auch Betrugsversuche oft automatisch.
Zeit und Kosten sparen
Maschinenbauer haben einen anstrengenden Job mit viel Verantwortung – da bleibt oft wenig Zeit, um sich Gedanken über die richtige Aufbewahrung von Rechnungen zu machen. Für Sie als Unternehmen ist es gleichzeitig jedoch essentiell, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen.
Digitale Lösungen erlauben es, Rechnungen zu digitalisieren und an einem zentralen Ort zu speichern. So minimieren Sie das Verlustrisiko um ein Vielfaches. Gleichzeitig erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern enorm den Arbeitsalltag, denn diese müssen keine Dokumente mehr sammeln und im Nachgang bei Ihnen einreichen. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten!
Fällt weniger Papierkram an, sparen Sie Zeit – und benötigen weniger Mitarbeiter in der Reisekostenabrechnung. So sparen Sie auf lange Sicht einiges an Personalkosten und können die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter an sinnvolleren Stellen investieren.
Vereinfachte Archivierung
Als letztes sollten Sie an die Archivierung denken. Seit 2015 gilt in Deutschland die sogenannte „GoBD“, was für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ steht. Diese Richtlinien verpflichten Sie zu einer sorgfältigen Archivierung personenbezogener Daten. Kaum ein Unternehmen möchte dabei jedoch alle Daten auf Papier im Keller lagern. Dies kostet Platz und geht mit einem unnötigen Verlustrisiko einher (Überschwemmungen, Brände etc.).
Cloud-Lösungen können Ihnen helfen, Ihre Daten sicher und leicht auffindbar zu speichern. Diese Lösungen sind inzwischen so sicher, dass Ihnen die alten Aktenordner im Keller definitiv nicht fehlen müssen.
💡 Falls Sie mehr zum Thema Langzeitarchivierung von Reisekosten erfahren möchten, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zum Thema.
So kann N2F Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung unterstützen
Nun da Sie die Vorteile der Digitalisierung Ihre Reisekostenabrechnung kennen, möchten wir Ihnen gerne die ideale Lösung vorstellen, die Ihre Ingenieure schon bald auf Geschäftsreise begleiten könnte.
N2F ist eine komplett mobile Anwendung zur Verwaltung von Reisekosten, die es Ihren Mitarbeitern durch eine intelligente SmartScan-Funktion erlaubt, alle anfallenden Rechnungen bequem per Foto zu digitalisieren. Dank der sofortigen Archivierung müssen die Papierquittungen nicht mehr aufbewahrt werden und Sie erleichtern Ihrem Mitarbeiter die Reise.
Zugleich erhöht N2F die Sicherheit für Ihre Buchhaltung. Bei Überschreitung des Höchstbetrags oder bei nicht erstattungsfähigen Ausgaben wird ein visueller Alarm ausgelöst. Die Reisekostenabrechnung wird dann genehmigt oder abgelehnt. Hier ist Technik dem Menschen in Sachen Sicherheit um ein Vielfaches überlegen.
Der Export sämtlicher Daten erfolgt automatisch in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens und dank der beweiskräftigen Archivierung werden die Belege der Spesenabrechnungen in digitaler Form zentralisiert. So sind Sie im Falle einer Steuerprüfung auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
Sie sehen also, dass N2F alle genannten Vorteile der Digitalisierung in nur einer Anwendung vereint. Sollten Sie noch nicht überzeugt sein oder Fragen zu N2F haben, stehen Ihnen unsere kompetenten Mitarbeiter jederzeit mit Rat und Tat beiseite. Kontaktieren Sie uns ganz einfach hier oder testen Sie unsere Demoversion 👇
