Bei künstlicher Intelligenz denken viele an Computersysteme aus Science-Fiction-Filmen, die am Ende das Kommando übernehmen.  
 
In Wirklichkeit handelt es sich um intelligente und effiziente Lösungen, die Arbeitsprozesse vereinfachen und sicherer machen. Gleichzeitig können Kosten gesenkt werden. Dies ermöglicht es heute, die Nutzung dieser Technologien in allen Unternehmensbereichen zu verallgemeinern und sie auch KMU zugänglich zu machen. Darüber hinaus macht der steigende Wettbewerbsdruck diesen Wandel notwendig. 
 
Besonders die Buchhaltung kann von der Automatisierung durch KI profitieren, indem mühsame und repetitive Prozesse digitalisiert werden. Das Ziel: das Fehlerrisiko verringern und viel Zeit für die Teams sparen. 

Was ist künstliche Intelligenz? 

Einfach gesagt verarbeiten Systeme, die auf künstlicher Intelligenz basieren, große Datenmengen mithilfe von Algorithmen, um mit automatisierter Analyse von Daten schnell Entscheidungen zu treffen.  
Wir interessieren uns dabei für KI-Ansätzen, die selbstständig „lernen“. Dadurch wird jeder manuelle Schritt im Prozess durch eine automatische Funktion ersetzt, die die Daten analysiert, erkennt und in das Informationssystem integriert.  

Algorithmen sind immer zuverlässiger, flexibler und anpassungsfähiger geworden, sodass sich die Lösungen sich auch an Dokumente mit variabler Struktur wie zum Beispiel Rechnungen anpassen können. Die darin enthaltenen Daten werden automatisch, komplett und zuverlässig erkannt. 
Cloud-Infrastrukturen machen es möglich, dass sich dank der gemeinsamen Nutzung durch eine sehr große Zahl an Usern sich die Systeme ständig erweitern. Die Qualität ihrer Ergebnisse wird dadurch verbessert. 
 
Künstlichen Intelligenz wird in der Buchhaltung bereits vielfältig eingesetzt: intelligente Automatisierung von Prozessen (zum Beispiel Rechnungen), Verwaltung von Prognosen, Erkennen von Betrugsfällen usw.                                                    
Viele Aufgaben der Buchhaltungsabteilung können fast ohne das Engreifen von Mitarbeitern erledigt werden. Das geschieht überwiegend fehlerfrei. Darüber hinaus kann das System aus seinen Fehlern lernen, damit diese nicht wieder vorkommen.  

Digitale Transformation durch KI in Firmen  

Inwieweit die künstliche Intelligenz bereits in deutschen Unternehmen angenommen wird, verrät zum Beispiel das ifo-Institut. Laut der ifo Konjunkturumfrage vom 2. August 2023 setzt sich die Mehrheit aller Unternehmen in Deutschland damit bereits auseinander. 
Die Systeme werden in Deutschland aber nur in 13,3% der Unternehmen direkt eingesetzt. Weitere 9,2% planen sie zu nutzen, und 36,7% aller befragten Unternehmen diskutieren über eine mögliche Anwendung.  
 
Es gibt in vielen Unternehmen also noch Hürden und Widerstände bei der Nutzung von KI-basierten Systemen. Manche Mitarbeiter befürchten, dass die Digitalisierung ihre gewohnten Arbeitsweisen stark verändern wird. Manager müssen also für gute Ausgangsbedingungen sorgen, offen über die Projekte sprechen und ihre Mitarbeiter frühzeitig einbinden. Damit diese die Digitalisierung akzeptieren, brauchen sie auch ausreichende Ressourcen. Unternehmen werden ihre Teams bei diesem Wandel also aktiv unterstützen müssen. 

Automatisierte Buchhaltung sorgt für höhere Effizienz 

Die Buchhaltung verwaltet sehr große Datenmengen: Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Mehrwertsteuer usw. Die herkömmlichen Verwaltungsprozesse sind dabei meist umständlich und zeitrauben.  
Hier kann gerade die Information Governance durch künstliche Intelligenz die meisten Abläufe automatisieren und wirtschaftlicher machen. Sie passt sich an die Herausforderungen und Bedürfnisse der Teams an, indem sich Prozesse komplett parametrisieren lassen. 

Als Beispiel kann die Verwaltung von Reisekosten genannt werden. Ein Mitarbeiter gibt seine Spesenabrechnung ein und leitet sie an seinen Vorgesetzten, der sie prüft und genehmigt oder ablehnt. Danach gibt die Buchhaltung die Spesenabrechnung in ihre Buchhaltungssoftware ein. Schließlich veranlasst der Verantwortliche die Erstattung. 

Mithilfe von künstlicher Intelligenz können Sie Reisekostenabrechnungen effizienter machen, da die Software die meisten Prozessschritte in der Buchhaltung automatisiert. 
Die Lösung kann Informationen sammeln, auswerten und aufbereiten. Sie überprüft Rechnungen und erkennt, falls Mitarbeiter auf Geschäftsreise das definierte Budget überschreiten. Betrug kann so schneller erkannt und ungerechtfertigte Ausgaben können vermieden werden. 
 
Auch externe Partner werden problemlos in die Prozessabläufe eingebunden, indem sich die Software mit anderen Programmen verbindet oder sich in externe Systeme integriert.  
Ihre Reisekosten-Software kann sich zum Beispiel direkt mit Buchhaltungssoftware oder Ihrer Bank verbinden, um Überweisungen per SEPA-Lastschriftmandat zu automatisieren. 
 

Durch KI Kosten reduzieren 

Mithilfe der Digitalisierung der Buchhaltung können wichtige Daten auch in Berichten und Analysen schnell zusammenfasst werden. Das geschieht fast fehlerlos und eine Endprüfung durch Mitarbeiter bleibt natürlich weiter möglich.  
Statt viel Zeit für verschiedenen Diagramme und Grafiken zu verlieren, automatisieren Sie repetitive Arbeitsschritte und behalten den Überblick über alle Unternehmensausgaben. 
 
Ihr Unternehmen kann so auf verschiedenen Ebenen Zeit und Geld sparen: 

  • Sie gewinnen bei der Buchhaltung wertvolle Zeit, die Sie und Ihre Fachkräfte für Aufgaben mit erhöhtem Mehrwert nutzen können. 
  • Es entstehen weniger Fehler, die zu weiteren Kosten führen können. 
  • Ihr Unternehmen benötigt weniger zusätzliche Software.  

Wie Digitalisierung Fachkräfte entlasten kann 

Auch zukünftig kann die komplett digitale Buchhaltung natürlich nicht auf „reelle“ Mitarbeiter verzichten und die KI wird die Finanzabteilung nicht ersetzen. Die Rollen innerhalb der Unternehmen werden aber neu und besser definiert werden.  
 
Die Mitarbeitenden müssen erst festlegen, was wieso genau analysiert werden soll. Diese Analysen sind dann die Grundlage für weitere Entscheidungen. Die Teams können sich Aufgaben zuwenden, die mehr zur Wertschöpfung beitragen.  
Das bedeutet: höhere Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die Aufwertung ihrer Tätigkeit können qualifizierte Fachkräfte in Unternehmen gehalten und neue gewonnen werden. 

Zeitgewinn und mehr Sicherheit beim Ausgabenmanagement 

Wenn Sie eine Lösung zur Verwaltung von Spesenabrechnungen wie N2F verwenden, kann die Bearbeitungszeit um das Vierfache reduziert werden. Die Software ermöglicht es etwa, Rechnungen, die bei einer Geschäftsreise anfallen, zu digitalisieren und vollständig auszuwerten. 

Dank des Smart Scan (OCR), kombiniert mit unserer KI-Technik, müssen Sie die Informationen nicht mehr selbst eingeben. Sie machen einfach ein Foto des Belegs und die Lösung extrahiert automatisch alle Daten: Datum, Betrag, Mehrwertsteuerbeträge (auch bei mehreren Sätzen), Rechnungssteller, Trinkgelder, Treibstoffmenge usw. So vermeiden Sie Eingabefehler. 
 
Wenn Ihr Unternehmen eine Kilometerpauschale zahlt, kann die Software eine Verbindung zu Google Maps herstellen, um automatisch die Anzahl der zu erstattenden Kilometer zu berechnen. 

N2F integriert auch eine einzigartige Funktion zur Prognose und Bewertung von Reisekosten: die intelligente Plausibilitätsprüfung. Künstliche Intelligenz analysiert Tausende von Ausgaben und vergibt einen Vertrauenswert für jede einzelne Ausgabe. Unser KI-Mechanismus erkennt, ob Reisekosten Fehler enthalten oder nicht. Betrugsversuche werden dadurch leichter erkannt. 
Das Ergebnis: Sie können sich auf risikoreiche Ausgaben konzentrieren, die wirklich überprüft werden müssen.