Kilometerpauschale: Unsere Tipps für eine optimale Verwaltung

Ihre Mitarbeiter sind oft geschäftlich unterwegs? Dann werden sie sich sicherlich häufig über die massiv gestiegenen Spritpreise unterhalten.

Bei Dienstreisen wie etwa dem Besuch einer Zweigstelle, einer Messe oder einem Meeting mit Kunden können nämlich hohe Fahrtkosten entstehen. Auch die tägliche Fahrt vom Wohnort zur Arbeit stellt für Ihre Mitarbeiter eine hohe finanzielle Belastung dar.

Sie können sie aber durch verschiedene Fahrtkosten-Pauschalen finanziell entlasten. Erfahren Sie alles, was Sie über die Kilometerpauschale für Dienstreisen wissen sollten, wie sie sich von der Entfernungspauschale – auch Pendlerpauschale genannt – unterscheidet, und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bietet.

Kilometerpauschale 2023: worum handelt es sich?

Die Kilometerpauschale legt fest, welche Fahrtkosten pro Kilometer erstattet werden, wenn Arbeitnehmer mit ihrem privaten Fahrzeug dienstlich zu einer Auswärtstätigkeit unterwegs sind. Dadurch wird die Reisekostenabrechnung viel einfacher. Auch Mitarbeiter können von der finanziellen Entlastung profitieren.

Im Jahr 2023 gelten für die Kilometerpauschale folgende Sätze:

• Für die Fahrt mit dem privaten PKW: 0,30 € pro beruflich gefahrenem Kilometer,
• Für die Fahrt mit dem privaten Motorrad, Mofa oder Moped: 0,20 € pro beruflich gefahrenem Kilometer.

Dieselben Sätze galten auch 2022, es gab zum Jahreswechsel 2023 somit keine Änderung.

Diese Pauschalbeträge für Fahrtkosten auf Dienstreisen gelten aber nur, wenn Mitarbeiter für die zurückgelegten Strecken ihr privates Fahrzeug benutzen.
Für alle anderen Verkehrsmittel, die Reisende geschäftlich nutzen – zum Beispiel ÖPNV, Zug oder Flugzeug – werden für die Abrechnung die Originalbelege benötigt. In diesem Fall werden also keine Pauschalen berechnet. 

Wichtig ist dabei, dass Arbeitgeber nicht gesetzlich dazu verpflichtet sind, diese Kosten zu übernehmen. Arbeitnehmer sollten also mit ihrem Arbeitgeber vorab klären, ob und in welcher Höhe Fahrtkosten beglichen, erstattet oder bezuschusst werden.

Die meisten Unternehmen haben dafür aber bereits genaue Regeln wie zum Beispiel eine Reisekostenrichtlinie eingeführt, die auch die zeitraubende Reisekostenabrechnung vereinfacht.

Die Kilometerpauschale gehört zu den erstattungsfähigen Reisekosten*, die beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden können:

• Fahrtkosten,
• Übernachtungskosten,
• Verpflegungsmehraufwand,
• Reisenebenkosten.

*nach § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) und R 9.5 bis 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR).

Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: Fahrtkosten, die Angestellten im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen, können Arbeitgeber über die Betriebsausgaben steuerfrei als Werbungskosten vom Gewinn absetzen.

Außerdem setzten Unternehmen ein positives Signal, wenn sie den Mitarbeitern entgegenkommen, die dazu bereit sind, zum Beispiel ihr privates Auto für berufliche Fahrten zu nutzen. Dadurch können sie auch ihr Personal an die eigene Firma binden.

Arbeitgeber können natürlich ihren Mitarbeitern auch höhere Pauschalbeträge zahlen, um den hohen Kraftstoffpreisen Rechnung zu tragen. Als Betriebsausgabe kann aber nur der Betrag abgerechnet werden, der mit der Kilometerpauschale als Grundlage berechnet wurde.

Kilometerpauschale und Pendlerpauschale: welche Unterschiede gibt es?

Oft spricht man allgemein von der Kilometerpauschale, meint damit aber oft die Entfernungs- oder Pendlerpauschale.
Im Gegensatz zur Kilometerpauschale soll die Entfernungspauschale die Kosten für den täglichen Weg vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte abdecken. Auch wenn ein Mitarbeiter diesen Weg mehrmals täglich zurücklegt, kann er nur eine Anfahrt geltend machen.

Für die Entfernungs- oder Pendlerpauschale gelten folgende Sätze:

• Für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer zwischen Wohnort und Arbeitsplatz: 0,30 € pro Kilometer,
• Ab dem 21. Kilometer: 0,38 € pro Kilometer.
  Diese Regelung trat rückwirkend zum 1.1.2022 in Kraft und gilt bis 2026.

Bei der Entfernungspauschale ist es egal, ob man zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommt.

Bei der Pauschale werden nur die tatsächlichen Arbeitstage am Arbeitsplatz berücksichtigt. Von den in der Regel 365 Tagen im Jahr muss man also die Wochenenden und Feiertage abziehen, die je nach Bundesland unterschiedlich sein können. Auch Urlaubs-, Krankheits- und Homeoffice-Tage sind zu berücksichtigen.

Wie man beide Pauschalen kombinieren kann

Sowohl die Kilometer- als auch die Entfernungspauschale können in der Steuererklärung angeben werden.

Mitarbeiter, die oft an verschiedenen Standorten  arbeiten, sollten sich vom Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte bestätigen lassen. Für tägliche Fahrten zur Arbeit fällt dann die Pendlerpauschale an.
Falls Mitarbeiter dabei mehrere Verkehrsmittel benutzen, müssen diese separat in die Steuererklärung eintragen werden.

Alle weiteren Fahrten zu anderen Standorten und Orten, an denen Angestellte ihre Tätigkeit ausüben, können als Dienstreisen deklariert werden.
Der Vorteil: In diesem Fall können Hin- und Rückfahrten angegeben werden, was für Pendler, die zur ersten Arbeitsstätte fahren, nicht möglich ist.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter einen Fahrtkostenzuschuss für den Weg zur Arbeitsstätte zu gewähren. Dieser ist für beide Seiten steuerlich günstig, denn es fallen nur 15 % Lohnsteuer, aber keine Sozialabgaben an (ausgenommen sind ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Außerdem kann der Fahrtkostenzuschuss ebenfalls komplett als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

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