Dank Machine Learning und Künstlicher Intelligenz ist Ihr Unternehmen heute in der Lage, die Produktivität zu steigern und das Wohlgefühl Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu verbessern. Diesen Technologien gelingt es nämlich, zeitraubende Aufgaben mit geringem Mehrwert für Ihr Unternehmen zu automatisieren. Warum delegieren Sie nicht die unangenehmsten Aufgaben einfach an sie?

Warum sollte man KI und Machine Learning in die Prozesse der Ausgabenverwaltung integrieren?

Um viele Kosten zu vermeiden, die sich summieren

Die Verwaltung der Ausgaben eines Unternehmens verbraucht viel Arbeitszeit und stellt daher einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Von der anfänglichen Erfassung bis hin zur Erstattung der Ausgaben, der Genehmigung durch einen Manager und dem Betrug mit Spesenabrechnungen ist der Prozess oft langwierig und zeitraubend, was sich unweigerlich finanziell auf das Unternehmen auswirkt. 

Außerdem wirken sich all diese Verfahren häufig eher negativ auf Ihre Produktivität aus, denn wenn Ihre Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen verwalten, ist die Zeit, die sie nicht für ihre eigentlichen Aufgaben verwenden. Aber die Kosten sind nicht nur finanzieller Natur, sondern können auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen. Denn neben der Sorge, dass der Beleg nicht verloren geht, kann auch Stress entstehen, weil nicht klar ist, ob der Beleg erstattet wird oder wie umständlich das Verfahren ist, das eingehalten werden muss.

Um ein langwieriges, mühsames und wenig effizientes internes Verwaltungsverfahren zu ersetzen

Der Prozess der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist oft recht langwierig, wenn man bedenkt, wie viele Personen daran beteiligt sind.

Der Mitarbeiter initiiert den Prozess, indem er seine Reisekostenabrechnung eingibt und sie zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten weiterleitet. Der Manager prüft und bearbeitet die Reisekostenabrechnung, wahrscheinlich zusammen mit einer Reihe anderer Rechnungen, und genehmigt sie oder lehnt sie ab. Danach kommt die Buchhaltung ins Spiel, die die Reisekostenabrechnung in ihre Buchhaltungssoftware eingibt. Schließlich nimmt der Finanzdirektor die Erstattung der Reisekostenabrechnung vor.

Wenn sich jeder ein paar Tage Zeit für die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen nimmt, kann es leicht zehn Tage oder sogar noch länger dauern, bis die Kosten erstattet werden. Das ist äußerst ineffizient und wirkt sich vor allem auf die Produktivität des Unternehmens aus.

Welche innovativen Lösungen bieten KI und Machine Learning?

Mithilfe von KI und Machine Learning können Sie Ihre Ausgabenverwaltung erheblich verbessern, da die Software dann die Automatisierung der meisten Prozessschritte übernimmt. Wenn Sie eine Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie N2F verwenden, kann die Zeit, die Sie für die Bearbeitung Ihrer Reisekostenabrechnungen aufwenden, um das Vierfache reduziert werden. Eine unglaubliche Zeitersparnis!

Dank des intelligenten Scannens müssen Sie keine einzige Information über Ihre Reisekostenabrechnung mehr eingeben. Mit einem einfachen Foto des Kassenbons erkennt die Software automatisch die Art der Ausgaben, die Höhe der Mehrwertsteuer, das Datum, die Menge des Treibstoffs usw. So vermeiden Sie Eingabefehler oder den unvermeidlichen Verlust von Kassenbons.

Eine weitere interessante Funktion, die KI mit sich bringt, ist die Möglichkeit, Ihren Prozess der Reisekostenabrechnung vollständig zu automatisieren. Sie haben die Möglichkeit, jeden Aspekt entsprechend Ihrer Organisation zu parametrisieren. So können Sie die Empfänger, die automatisch kontaktiert werden, nach Ihren Wünschen bestimmen; je nach bestimmten Beträgen, den Projekten, an denen der Mitarbeiter arbeitet, dem Kunden usw. Eine unglaublich interessante Funktion, um die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen effizienter zu gestalten. 

Die Anwendung ist auch mit verschiedenen externen Partnern verbunden, insbesondere mit Banken, Buchhaltungssoftware, aber auch mit Reisebüros. So kann die Software leicht die notwendigen Daten abrufen oder senden, um die Effizienz zu steigern. Rückerstattungen können auch direkt über die Anwendung verwaltet werden, da sie in der Lage ist, automatisch Überweisungen per SEPA-Mandat zu generieren. Funktionen, die Ihre Buchhaltung entlasten.

In der gleichen Logik kann die Anwendung, wenn Ihr Unternehmen eine Kilometerpauschale praktiziert, eine Verbindung zu Google Maps herstellen, um automatisch die Anzahl der zu erstattenden Kilometer zu berechnen.

Außerdem kann die Software dank der vielen Kassenbons, die täglich gescannt werden, auch Ausgaben analysieren und erkennen, die Fehler enthalten. Auf diese Weise hilft Ihnen unsere Software Spesenbetrug zu bekämpfen und ungerechtfertigte Ausgaben zu vermeiden.

Schließlich hat die Software auch die Fähigkeit, Berichts- und Analysedateien in verschiedenen Formaten zu erstellen, so dass Sie einen klareren Überblick über die von Ihrem Unternehmen verursachten Ausgaben erhalten, ohne Zeit damit verbringen zu müssen, die Daten selbst herauszusuchen und zu klassifizieren.

Schlussfolgerung:

Machine Learning und KI können Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen viele interessante Funktionen bieten. Diese Tools sind dazu da, diese Prozesse für alle Beteiligten zu vereinfachen, aber auch für mehr Gelassenheit zu sorgen.

Vor allem aber können Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern, indem Sie die Zeit, die Sie derzeit für Reisekostenabrechnungen aufwenden, freisetzen. Das Ergebnis sind zufriedene Mitarbeiter, eine genauere Erfassung, geringere Verwaltungskosten und eine bessere Übersicht über die Ausgaben.

Wenn auch Sie von diesen leistungsstarken Tools profitieren und Ihrem Unternehmen eine Anwendung zur Verwaltung von Reisekosten und Spesen zur Verfügung stellen möchten, nehmen Sie Kontakt mit den Teams von N2F auf und nutzen Sie die Gelegenheit, an einer Demo teilzunehmen oder unsere Anwendung sogar kostenlos zu testen.