Wenn es um Geschäftsreisen geht, haben Unternehmen zahlreiche Verpflichtungen. Die für Reisen zuständigen Manager haben die Aufgabe, Prozesse zu vereinfachen und geschäftliche Reisekosten zu rationalisieren. Die Aufgabe kann jedoch komplex sein, da diese Rolle neben anderen auch technische, buchhalterische, logistische und personelle Aspekte verbindet.

Ein System zur Verwaltung von Reisen ist die ideale Lösung für die Bewältigung dieser komplexen Aufgaben! Falls Sie noch nicht überzeugt sind, finden Sie hier vier gute Gründe für die Einführung dieser Werkzeuge.

Reisemanagementsysteme vereinfachen diese Verwaltung und machen es leichter, Geschäftsreisen zu überprüfen und nachzuverfolgen. Dank zentralisierter Daten können Reisemanager aktuelle, abgeschlossene oder geplante Reisen in Echtzeit verfolgen. Einige Managementsysteme können auch genutzt werden, um die Fahrzeugflotte des Unternehmens zu verwalten. Ein unbestreitbarer Vorteil für die tägliche Arbeit von Reisemanagern.

Grund Nr. 1: Erleichtern Sie den für die Reisen zuständigen Managern die tägliche Arbeit

Die Einführung einer unternehmensweiten Reisekostenrichtlinie kann manchmal komplex sein. Die Regeln für die Rückerstattungen können je nach Art der Reise und Status der Angestellten variieren. Die Herausforderung ist hierbei, eine Balance zu finden zwischen dem Aufstellen von Limits und der Einführung einer gewissen Flexibilität, so dass die Aufgaben unter den bestmöglichen Bedingungen durchgeführt werden können.

Grund Nr. 2: Sparen Sie Zeit durch Automatisierung

Ein weiterer guter Grund für die Einführung eines Reisemanagementsystems ist die Automatisierung zeitaufwendiger und mit niedrigem Mehrwert verbundener Aufgaben. Beispielsweise das tägliche Suchen und Vergleichen von Angeboten (Unterkunft, Beförderung etc.) ist für die Angestellten und/oder Reisemanager meistens die Aufgabe mit dem größten Zeitaufwand. Die Einführung eines Reisemanagementsystems spart Zeit, denn es zentralisiert die Daten und ermöglicht Ihnen, innerhalb von Sekunden die verschiedenen Angebote zu vergleichen.

Die Automatisierung der Prozesse ist essentiell, um die zur Suche, Verwaltung, Prüfung und Rückerstattung notwendige Zeit zu reduzieren. Und dies betrifft nicht nur die für Reisen zuständigen Manager; die Angestellten und die Buchhaltungsabteilung profitieren ebenfalls davon.

Grund Nr. 3: Vereinfachen Sie die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

Als Reisemanager haben Sie vielleicht Schwierigkeiten, die Reisekostenabrechnungen geprüft und zurückerstattet zu bekommen. Reisemanagementsysteme bieten das Folgende:

  • Sie können Missionsziele verwalten und die Kosten einer Reise im Voraus prüfen, was die Prüfung oder Ablehnung der Reise eines Angestellten ermöglicht.
  • Angestellte können ihre Reisekostenabrechnungen direkt erfassen. Dies reduziert das Problem mit verloren gegangenen Dokumenten und Belegen. Die Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen N2F beispielsweise verfügt über einen Smart Scan, welcher die Daten aus den vom Angestellten fotografierten Belegen extrahiert.
  • Anfragen zur Genehmigung von Geschäftsreisen.
  • Anfragen nach Vorschusszahlungen von Reisekosten etc.

Die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen erfolgt vollständig papierlos und ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über den Prüfungs- und Rückerstattungsprozess. Die Anwendung beinhaltet einen Verlauf aller Vorgänge und ermöglicht Ihnen, die erfolgten Transaktionen und Handlungen nachzuvollziehen. Die Angestellten erhalten ihre Rückerstattungen innerhalb angemessener Fristen und das Fehlerrisiko ist bedeutend geringer.

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Grund Nr. 4: Optimieren Sie die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens

Alle Daten in Bezug auf die Reisen der Angestellten werden zentralisiert, was den für die Reisen zuständigen Managern einen Überblick über die getätigten Reisen und eine vollständige Historie ermöglicht. Das Reisemanagementsystem versetzt diese daher in die Lage, die Kosten der Reise in Echtzeit und, allgemeiner gesehen, die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens zu bewerten. Den Reisemanagern vereinfacht dies, verbesserungswürdige Bereiche zu erkennen und rasch zu korrigieren.

Eine der Schlüsselrollen von Reisemanagern ist die Rationalisierung von Geschäftsreisen. Eine Reisemanagementsystem wird diesen ein unverzichtbares Werkzeug zur Entscheidungsfindung an die Hand geben, um sie bei der Ausübung ihrer Aufgabe zu unterstützen.