Seit die Impfkampagnen in vielen Ländern immer weiter voranschreiten, haben viele das Reisen wieder aufgenommen. Auch Unternehmen schicken, wenn auch zögerlich, wieder häufiger Mitarbeiter auf Geschäftsreisen. Auch wenn digitale Meetings häufig eine Alternative darstellen, sind sie nicht immer die ideale Lösung und können eine Präsenz vor Ort nicht komplett ersetzen. Personalbeauftragte tragen eine hohe Verantwortung für das Wohl der Mitarbeiter und fragen sich nicht ohne Grund, wie Geschäftsreisen unter den aktuell immer noch angespannten Bedingungen möglichst sicher durchgeführt werden können.
Im Folgenden möchten wir Ihnen einige praktische Tipps an die Hand geben, mit deren Hilfe Sie bei der Planung der Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter auf Nummer sicher gehen und nichts Wichtiges vergessen.
Checkliste für sichere Meetings und Geschäftsreisen
Personaler haben zwischen Vorstellungsgesprächen, der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Gehaltsabrechnung oft alle Hände voll zu tun – da verliert man schnell mal den Überblick. Gerade in Zeiten von Corona kommen zusätzliche Belastungen hinzu.
Die Pandemie stellt eine Bedrohung für das Wohl der Mitarbeiter dar und kann darüber hinaus bei einem zu hohen Personalausfall zu einer wirtschaftlichen Bedrohung für das Unternehmen werden. Geschäftsreisen und physische Meetings sollten daher unter Einhaltung strenger Regeln erfolgen, um das Risiko einer Ansteckung so gut es geht zu reduzieren. Mit folgender Checkliste sind Sie schonmal auf dem richtigen Weg:
Geltende Regelungen kennen und verstehen
Auch wenn es eigentlich selbstverständlich sein sollte, kommt es immer wieder zu unwissentlichen Verfehlungen der geltenden Gesetze. Nicht immer ist es einfach, einen Überblick über die in den einzelnen Bundesländern geltenden Regeln zu gewinnen. Was in Baden-Württemberg gerade an Einschränkungen gilt, muss nicht der Fall in Berlin sein.
Hier gilt es also, sich im Vorfeld der Geschäftsreise ausreichend zu informieren. Dazu sollten Sie sich an die verantwortlichen Stellen wenden und Informationsmaterial öffentlicher Einrichtungen anderem vorziehen. Ihre Quellen sollten möglichst verlässlich sein und alle Ihre Fragen beantworten. Falls etwas unklar ist, informieren Sie sich bei den vielerorts eingerichteten Corona-Hotlines oder den Gesundheitsämtern. Folgende Fragen sollten auf jeden Fall geklärt werden:
- Welche Personen- und Versammlungsbeschränkungen gelten am jeweiligen Ort?
- Welche Regeln gelten für Zugang zu Restaurants oder Geschäften?
- Für welche Tätigkeiten wird ein Impfpass oder ein Test benötigt?
- Wie hoch ist das aktuelle Infektionsgeschehen und inwiefern sind Geschäftsreisen aktuell vertretbar?
- Welche Masken müssen getragen werden (medizinische Masken, FFP2…)?
- Welche Regeln gelten in den öffentlichen Verkehrsmitteln?
Wenn Sie diese Fragen im Vorfeld klären, sind Sie als Personaler schon in vielerlei Hinsicht auf der sicheren Seite und können weitergehende Vorgehensweisen klären.
Unternehmensinterne Regeln festlegen
Neben den gesetzlichen Regelungen steht es Ihnen als Personaler offen, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für Geschäftsreisen festzulegen, solange diese nicht gegen geltendes Recht verstoßen. Am besten geschieht dies in Abstimmung mit den Mitarbeitern. Kommunizieren Sie klar und deutlich, welche Regeln gelten und warum diese aus Ihrer Sicht Sinn machen. So kann es beispielsweise Sinn machen, Mitarbeitern im Vorfeld einer Geschäftsreise mehr Homeoffice einzuräumen, um das Infektionsrisiko am Arbeitsplatz vor Abreise zu vermeiden. Auch bei der Rückkehr von Reisen kann es sinnvoll sein, dass der Mitarbeiter nicht direkt wieder ins Büro kommt. Ebenfalls sollten Sie klar machen, dass Sie ein offenes Ohr für die Sorgen Ihrer Mitarbeiter haben. Niemand sollte trotz gesundheitlicher Bedenken auf Geschäftsreise müssen, wenn es nicht unbedingt nötig ist.
Aktuelle Regelungen im Unternehmen können Sie in Form eines Leitfadens oder eines regelmäßig aktualisierten Newsletters verschicken. Tragen Sie Sorge, dass die Mitarbeiter immer auf dem neusten Stand sind.
Ablauf der Geschäftsreise an die aktuelle Lage anpassen
Auch für den Ablauf der Geschäftsreise können Sie einige Regeln festlegen, die die Sicherheit erhöhen. Beispielsweise können Buffets bei der Verpflegung vermieden werden. Statt Frühstück in der Hotel-Lobby kann ein Room Service genutzt werden. Häufige Restaurant-Gänge können vermieden werden, wenn es im Hotel Möglichkeiten zum Kochen oder zur Selbstverpflegung gibt. Auch bei den Transportmitteln können Sie Anpassungen vornehmen und beispielsweise die Kosten eines Mietwagens statt die des überfüllten Zugs zahlen.
Hierbei sind vermutlich Anpassungen im Reisebudget nötig. Überdenken Sie die üblicherweise angewendeten Tagespauschalen oder geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Freiheiten bei deren Ausgaben. Lassen Sie Raum für einen eventuellen Verpflegungsmehraufwand oder eine Anpassung der Fahrtkostenabrechnung.
Unnötige Kontakte durch Digitalisierung vermeiden
Auch wenn die geplante Geschäftsreise nicht digital stattfindet, heißt das nicht, dass sie einige Bereiche nicht weiterhin im Digitalen belassen können. Durch eine sinnvolle Nutzung digitaler Tools können zahlreiche unnötige Kontakte vermieden werden. Überlegen Sie beispielsweise, wie Sie die Geschäftsreise möglichst papierfrei gestalten können. Je mehr Quittungen und Belege eingereicht werden müssen, desto häufiger wird ihr Mitarbeiter ins Büro kommen und so das Ansteckungsrisiko erhöhen.
Versuchen Sie, Fragen und Probleme möglichst per Telefon und Mail zu klären und Dokumente in digitaler Form zu versenden und einzusammeln. So sparen Sie übrigens auch einiges an Zeit und können eventuell zahlreiche Aufgaben leichter vom Büro ins Homeoffice verlagern. Bei all diesen Punkten kann eine Reisekosten-App wie unser Produkt N2F eine große Hilfe sein, wie wir Ihnen gerne zum Abschluss des Artikels aufzeigen wollen.
So kann N2F Ihnen bei der kontaktarmen Durchführung von Geschäftsreisen helfen
Nachdem Sie unsere Checkliste gelesen haben, sollte klar sein, dass effiziente Kommunikation, die Vermeidung zu vieler Kontakte und eine ausreichende Digitalisierung der Reisekostenabrechnung zu den wichtigsten Punkten bei der Planung von Geschäftsreisen zählen.
Ein wichtiger Helfer für alle diese Punkte kann die Reisekosten-App N2F sein, die Ihnen beim Abhaken der Checkliste helfen wird. N2F ist ein praktisches All-in-One-Tool für die Reisekostenabrechnung und begleitet Mitarbeiter über den gesamten Ablauf einer Geschäftsreise hinweg.
Das Besondere an N2F ist die intelligente Smartscan-Funktion, die es Mitarbeitern erlaubt, ganz einfach ein Foto von bezahlten Rechnungen aufzunehmen und so an die Buchhaltung des Unternehmens zu übermitteln. Dies spart nicht nur Zeit und Nerven, da die übliche Zettelwirtschaft entfällt, sondern vermeidet auch unnötige Kontakte. Der Mitarbeiter muss nicht zehn Mal ins Büro fahren, um fehlende Quittungen einzureichen, sondern übermittelt alles kontaktlos per App.
Falls sich durch das Pandemiegeschehen Fahrtwege verlängern oder verkomplizieren, ist N2F ebenfalls ein praktischer Helfer: Die App berechnet automatisch Kilometerpauschalen und nimmt Ihnen so einige Rechenarbeit ab.
Sollten Sie weitere Fragen zu N2F und seinem Einsatz in der Reisekostenabrechnung haben, kontaktieren Sie gerne unser Experten-Team für eine ausführliche Beratung.
