Häufige Geschäftsreisen und die Erstattung der damit einhergehenden Fahrtkosten sorgen in vielen Unternehmen für unnötiges Kopfzerbrechen. Ohne das richtige System wird die Erstattung der Reisekosten schnell kompliziert und unübersichtlich. Mit unseren folgenden fünf Best Practices erleichtern Sie Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern Ablauf und Abrechnung von Geschäftsreisen.
1. Klare Kommunikation im Vorfeld der Geschäftsreise
Fehler bei der Reisekostenabrechnung sind nicht selten und ein großes Ärgernis für viele Unternehmer. Neben mutwilligen Verstößen gegen geltende Regeln aufgrund fehlender Kontrollmechanismen passieren die meisten Fehler jedoch unbeabsichtigt durch Unkenntnis auf Seiten der Mitarbeiter. Häufig beruht das fehlende Wissen über die Abrechnung von Fahrkosten auf einer fehlerhaften oder mangelnden Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten sowie einer zu knapp bemessenen Vorbereitungszeit der Geschäftsreise.
Dieses Problem kann leicht behoben werden, indem Sie als Unternehmen ausreichend und klar kommunizieren, aber auch ein offenes Ohr für Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter haben. Ziel sollte sein, den Prozess der Fahrtkostenabrechnung so weit es geht zu vereinfachen und Missverständnissen erst gar keinen Raum zu geben. Es sollte für die Mitarbeiter einen klaren Ansprechpartner für Rückfragen geben und klar sein, auf welchem Wege Informationen und Daten ausgetauscht werden sollten.
Ebenfalls wichtig zu beachten ist das Timing. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über geplante Geschäftsreisen und deren Kostenmanagement. So können sich diese in Ruhe vorbereiten und informieren. Niemand möchte sich mit Reisekosten beschäftigen, während er noch Koffer packt. Stellen Sie klar, wer Reise und Unterkunft bucht: Das Unternehmen oder der Reisende selbst? Beides ist möglich, sollte aber rechtzeitig kommuniziert werden, um folgenschwere Buchungsfehler zu vermeiden. Nehmen Sie der Vorbereitung der Geschäftsreise soweit es geht die Hektik.
2. Reisekosten im Vorfeld kalkulieren
Die Mitarbeiter sollten genau informiert werden, welche Pauschalen oder Spesen ihnen gesetzlich zustehen und welche reellen Kosten erstattet werden. Eine klare und verbindliche Übersicht kann unnötige Unklarheiten vermeiden und spart Nachfragen. Ebenfalls klar sein sollte die Preispolitik im Unternehmen: Wie teuer darf ein Hotelzimmer sein? Wird Economy oder Business geflogen?
Als hilfreich hat sich das Erstellen einer Handreichung für die Mitarbeiter erwiesen. Ein digitaler Leitfaden im PDF-Format ist hierfür oft bereits ausreichend und kann schnell und unkompliziert per Mail versendet werden.
Im Idealfall fasst dieser Leitfaden die wichtigsten Informationen in übersichtlicher Form (zum Beispiel als Tabelle) zusammen. Ein Anhang mit häufig gestellten Fragen und dazugehörigen Antworten kann eine gute Ergänzung sein. Überlegen Sie, welche Fragen in der Vergangenheit häufig gestellt wurden und sammeln Sie diese im Dokument. Falls Sie erfahren möchten, wie Sie die Einhaltung Ihrer Reisekostenrichtlinien optimieren können, finden Sie hier mehr Infos.
3. Zahlungsmittel auf Geschäftsreise
Zu den wichtigsten Fragen im Vorfeld einer Geschäftsreise gehört die der Zahlungsweise. Auch hier haben Sie mehrere Optionen, die teilweise auch kombiniert werden. Klären Sie, ob Ihre Mitarbeiter eine Kreditkarte (am besten mit Limit) zur Verfügung haben oder ob diese selbst das Geld vorstrecken und im Nachhinein erstattet bekommen. In Hinblick auf eine Digitalisierung Ihrer Reisekostenverwaltung kann bargeldloses Zahlen Ihnen Arbeit ersparen, ist aber nicht in allen Fällen möglich.
Egal welche Variante Sie dabei wählen: Sie benötigen Nachweise über die Ausgaben der Geschäftsreisenden. Auch hier gilt, dass die Kommunikation im Vorfeld Fehler vermeidet. Ihren Mitarbeitern muss klar sein, welche Nachweise benötigt werden und in welcher Form (Original oder Kopie) diese übermittelt werden müssen. Ebenso sollte klar sein, an wen und auf welchem Weg die Nachweise eingereicht werden sollen. Am besten haben Sie hierfür im Vorhinein einen Verantwortlichen definiert. Der Informationsweg solle möglichst kurzgehalten werden.
Denken Sie daran, dass jeder manuell durchgeführte Schritt Ihre Mitarbeiter Zeit und Nerven kostet und die Fehlerquote erhöht. Vereinfachung lautet hier die Devise.
4. Die Verwaltung der Fahrtkosten optimieren
Wie die letzten drei Punkte veranschaulicht haben, ist das Ziel Ihrer Fahrtkostenabrechnung Prozessvereinfachung und Optimierung. Der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen, ist eine möglichst weitreichende Digitalisierung Ihrer Fahrkostenabrechnung.
Die Digitalisierung kann im Unternehmen selbst erfolgen (durch Nutzung geeigneter Software) oder Sie digitalisieren den Ablauf der gesamten Geschäftsreise von Buchung bis Kostenerstattung. Je größer Ihr Unternehmen und je mehr Geschäftsreisen Sie durchführen, desto unübersichtlicher wird eine nicht-digitalisierte Fahrkostenverwaltung. Auch kleine Unternehmen profitieren jedoch von einer frühzeitigen Digitalisierung: Sie sparen Papier, Personal und letztlich Geld und sollte Ihr Unternehmen noch wachsen, haben Sie bereits die nötigen Strukturen implementiert.
Die Umstellung hin zu einer digitalen Abrechnung von Fahrkosten geht schneller als Sie denken. Die meisten Tools sind nach einer kurzen Einarbeitung schnell und intuitiv zu bedienen und die alten Papierberge werden Sie nicht vermissen. Die damit ebenso verbundene Zeit- und Kostenersparnis auf lange Sicht ist ebenfalls beachtlich. Mit N2F können Sie Ihren Zeitaufwand für die Fahrkostenabrechnung drastisch reduzieren (Mehr dazu in unserem White Paper Auswahl einer Reisekosten-Software).
5. Digital unterwegs auf der Geschäftsreise
DieBenutzung einer passenden Reisekostensoftware erspart Ihnen also viel Papierkram und hilft Ihnen darüber hinaus, Fehler bei der Berechnung von Fahrtkosten zu vermeiden. Die Daten sind alle lokal versammelt, die Rechenarbeit wird Ihnen abgenommen und statistische Auswertungen sind in wenigen Klicks abrufbar.
Die neuesten Lösungen gehen noch einen Schritt weiter: Neben reiner Computersoftware bieten sie die Möglichkeit der Reisekostenabrechnung per mobiler App auf dem Smartphone. Hier kann N2F die für Sie passende Lösung bieten. Die N2F-App begleitet Ihre Mitarbeiter auf der gesamten Geschäftsreise entweder auf dem Laptop oder dem Handy und ermöglicht so minimalen Aufwand bei maximaler Kontrolle der Kosten.
Ein Foto der Rechnung oder des Kassenzettels genügt und schon sind alle Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten in der App gespeichert und werden in die Buchhaltung Ihres Unternehmens eingepflegt. Die App berechnet Tagespauschalen und Kilometerpauschalen automatisch und das in 11 Sprachen und 170 Währungen. Internationale Geschäftsreisen werden so zum Kinderspiel. Mehr Informationen zu unserem Tagespauschalen-Rechner im Ausland finden Sie hier .
Ein Eintrag der Fahrtkosten in die App kostet Ihre Mitarbeiter dabei übrigens nur zehn Sekunden Zeit und kann bei Bedarf auf später noch nachbearbeitet werden. Neben dieser Anpassungsfähigkeit bietet N2F höchste Sicherheit für Sie und Ihre Mitarbeiter. Die Reisenden sehen klar und deutlich Ihr Budget und Sie als Unternehmen können alle Kosten jederzeit auswerten.
N2F hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden und Ihre Reisekostenverwaltung gesetzeskonform zu gestalten. Falls Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich gerne an uns.
